Ben je net terug van vakantie en heb je moeite om op te starten? Tijdens de vakantie kijken we van een afstandje naar onze dagelijkse werkrealiteit. Dan vallen ons zaken op waar we normaliter niet op letten maar die ons best storen. In dit blog wil ik het hebben over een fenomeen waar velen zich aan ergeren: eilandjescultuur. Ik wil je meenemen naar het ontstaan van zo’n eilandjescultuur waarbij ik drie oorzaken benoem vanuit organisatieperspectief. Ik geef je ook een aantal tips om een eilandjescultuur te doorbreken. In een volgend blog geef ik 3 oorzaken van het ontstaan van eilandjescultuur vanuit psychologisch perspectief.
Wat verstaan we eigenlijk onder bedrijfscultuur?
Voordat ik het over eilandjescultuur ga hebben wil ik eerst uitleggen wat ik onder bedrijfscultuur versta. Bij bedrijfscultuur gaat het om de diepgewortelde overtuigingen die ten grondslag liggen aan de manier waarop de organisatie te werk gaat. Elke organisatie moet een antwoord vinden op de vraag hoe zij het beste overleeft. Ze leert daarbij welke overtuigingen en veronderstellingen het meeste succes boeken. Daarbij zijn twee vragen van belang:
- Hoe passen wij ons het beste aan onze externe omgeving aan?
- Hoe regelen we het beste de interne afstemming?
Deze veronderstellingen, percepties en overtuigingen uiten zich in bepaald gedrag. Hoe wij met de baas omgaan, hoe we met klanten omgaan, wat de omgangsvormen zijn in de teams, welke rituelen we hebben, wat nodig is om hogerop te komen, waar je niet over mag praten etc. Als je een tijdje in een organisatie werkt is dit gewoon voor je en sta je hier niet meer bij stil. Ben je nieuwkomer dan vallen die zaken je op, omdat je nog moet leren hoe je geacht wordt je te gedragen.
Waardoor ontstaan er eilandjes binnen organisaties?
In veel organisaties is sprake van subculturen ofwel een eilandjescultuur. Dit is zeker vaak het geval bij organisaties die meerdere vestigingen hebben en bij organisaties die wat groter zijn (geworden) door bijvoorbeeld fusies en overnames. Wat zijn nu de oorzaken waardoor eilandjescultuur ontstaat?
Ik noem hier drie oorzaken:
- Organisaties worden groter. Er komen afdelingen. Elke afdeling heeft andere uitdagingen om zich aan te passen aan de externe omgeving en de interne afstemming voor elkaar te krijgen. Op de afdeling administratie is precisie belangrijk en zal dus een andere cultuur heersen dan bij de buitendienst waarbij actie een belangrijk cultuurelement is. Als je bij beide afdelingen een werkoverleg bijwoont kan het wel lijken alsof het om twee verschillende organisaties gaat.
- Verschillende locaties of vestigingen. Bij organisaties met verschillende locaties kunnen ook subculturen ontstaan. Hulp verlenen in een volkswijk in Den Haag vraagt een andere manier van omgaan met je cliënten dan hulp verlenen in een gereformeerd dorp. Dezelfde organisatie kan op diverse plaatsen haar werk doen en dientengevolge (lokaal/regionaal) een andere cultuur ontwikkelen.
- Differentiatie. Als je verschillende klanten bedient waar je andere producten voor maakt zullen er verschillende subculturen op de afdelingen zijn.
Overnames en fusies
Bij overnames of fusies is de ene cultuur vaak dominant over de andere. Dit betekent niet dat de cultuur die in de minderheid is niet meer bestaat. De minderheidscultuur krijgt een ‘Calimero-gevoel’ of gaat in verzet. Soms blijven culturen ook naast elkaar bestaan en geeft dit geen problemen. Of de culturen vermengen zich, wat meestal een schijnvermenging geeft of een blijvende frictie met uiteindelijk uit elkaar vallen als gevolg. Om ervoor te zorgen dat de fricties niet leiden tot uiteen vallen is het belangrijk om aandacht te geven aan de minderheid. Vanuit de last die zij ervaren hebben ze vaak belangrijke boodschappen die helpen bij het zoeken naar oplossingen.
Verlies van functionele vertrouwdheid
Door de grootte van de organisatie ben je niet meer vanzelfsprekend vertrouwd met je collega van de andere afdeling, de andere locatie of het andere team. Je weet niet meer wat je collega van de ICT-afdeling bedoelt wanneer hij het over een bepaalde functie uit het softwarepakket heeft en kunt dit ook niet even aan hem navragen, omdat hij op een andere vestiging werkt. En jij kan ook niet inloggen op dat gedeelte van jullie systeem. Dus moet dit concreet gemaakt worden en in een mail of werkbeschrijving worden vastgelegd. Zo ontstaat bureaucratie. En bureaucratie is een goede indicator voor het ontstaan van eilandjescultuur, iets om op te letten dus! Hoe meer er moet worden vastgelegd hoe minder vanzelfsprekend de communicatie verloopt en des te meer aanleiding tot misverstanden, voor-oordelen en stereotypering. “Die lui van het hoofdkantoor denken steeds dat ze de waarheid in pacht hebben”. Zo ontstaat wij-zij denken en voor je het weet begrijp je niets meer van dat andere eiland.
Tip om een eilandjescultuur functioneel te houden
Eilandjes ontstaan overal. Het is een natuurlijk gegeven van culturen die zich vormen. Eilandjes worden een probleem als ze tot fragmentatie, tot uit elkaar vallen, leiden. Hoe kun je ervoor zorgen dat dit verschijnsel zo min mogelijk voorkomt binnen jouw organisatie?
- Begin met op symptomen te letten zoals verlies van collegiale vertrouwdheid, misverstanden tussen subculturen, wij-zij denken, stereotyperingen en op een toename van bureaucratie en formele overeenkomsten.
- Vervolgens organiseer je een evenement, bijeenkomst, heidag, congres, werkgroep, intervisie, project, een sociale gelegenheid dwars door teams, afdelingen en locaties heen, om mensen die met elkaar moeten samenwerken met elkaar in contact te brengen. Zo bied je medewerkers de kans elkaar beter te leren kennen en kan de collegiale vertrouwdheid groeien.
Wat belangrijk is
Verschillen tussen groepen vinden we overal. Mensen hebben nu eenmaal de neiging om dingen ‘anders’ te doen dan hun collega’s van een ander team of een andere afdeling. Ze onderscheiden zich met eigen gewoonten, gebruiken en jargon. Mensen vinden het fijn om zich te kunnen identificeren met een groep. Als de organisatie groter of gedifferentieerder wordt, verschillende locaties krijgt of fuseert kan dit leiden tot eilandjescultuur. Verschillen tussen teams of afdelingen zijn op zichzelf niet problematisch. De kunst is om ervoor te zorgen dat je niet zodanig van elkaar vervreemd dat de organisatie uit elkaar valt. Om de communicatie en de vertrouwdheid te bevorderen kun je als organisatie regelmatig bijeenkomsten organiseren waar mensen die met elkaar samen moeten werken elkaar kunnen ontmoeten zodat er weer verbinding en vertrouwdheid ontstaat.
Door: Sandra Bouckaert, auteur van Als alle stemmen spreken
