Misschien heeft u dit als begeleider van een groepsproces al eens meegemaakt: de groep komt tot een beslissing, maar u heeft het gevoel dat niet iedereen erachter staat. Terwijl de deelnemers toch echt zeggen dat dit de beste oplossing is. De groep gaat uit elkaar en er gebeurt niets. Sterker nog, na een tijdje begint de discussie opnieuw…
Marjolijn en Edwin de Graaf herkennen dit uit eigen praktijk. Besluitvorming in groepen kan beter, is hun overtuiging. Het kan ook beter worden voorbereid met een heldere structuur. Zo’n structuur (of architectuur) beschrijven ze in Decisions by Design. Het zijn vier duidelijke stappen die ervaren, voelen, denken en actie met elkaar verenigen.
Groepsbeslissingen ontwerpen in vier stappen
De stappen van Decisions by Design zijn:
- feiten delen
- reflecteren
- nieuwe inzichten
- besluiten.
Het zijn afwisselend convergerende en divergerende activiteiten, waarbij sommige stappen individueel en andere groepsprocessen zijn.
Stap 1. Feiten delen
Feiten delen zorgt ervoor dat alle informatie op tafel komt. Daarmee krijgt iedereen eenzelfde beeld van de situatie. Het gaat in deze stap om feiten, niet om oordelen. Wel is het belangrijk de situatie vanuit verschillende oogpunten te bekijken. Deze stap brengt focus en afbakening aan.
Stap 2. Reflecteren
Reflecteren is een stap die iedereen in de groep voor zichzelf uitvoert. Wat doet het probleem met je? Wat vind je lastig? Dit is voor iedereen anders en kan voor sommige mensen best een moeilijke stap zijn. We zijn niet gewend de onderstroom bewust naar boven te laten komen. Toch is het belangrijk deze stap niet over te slaan, want door emotie een plek te geven naast ratio (de feiten), kunnen rijke besluiten ontstaan.
Stap 3. Nieuwe inzichten
In stap drie mag de informatie beoordeeld worden. In dit groepsproces kijken de deelnemers naar de impact van het probleem, naar verschillende scenario’s. Er zijn veel technieken mogelijk om deze stap te begeleiden, maar het is belangrijk te letten of deelnemers niet de bekende weg kiezen. Als facilitator help je de groep te stimuleren nieuwe ontdekkingen te doen.
Stap 4. Besluiten
Ten slotte, in stap vier, volgt het besluit. Een besluit dat door alle aanwezigen wordt gedragen. Consensus over het besluit is dus essentieel. Een actielijst is ook een belangrijk resultaat, want anders gebeurt er nog niets.
Decisions by Design
In vier stappen naar breed gedragen besluiten
Door Marjolijn de Graaf en Edwin de Graaf
Vakmedianet 2017
Auteur: Carla Verwijs is managementconsultant met een specialisatie in kennismanagement.
Bron: Managementboek.nl
