Het boek ‘Decisions by Design’ is een handboek voor veranderaars. Vier ontwerpstappen leiden veranderaars en game changers naar breed gedragen besluiten waarin alle perspectieven en werkelijkheden erkend zijn. Want goede besluiten worden voorafgegaan door een gelijkwaardige dialoog. Met deze methodiek lukte het een overheidsinstelling om binnen een dag een gezamenlijk beleidsstandpunt te formuleren. Â
Tegenwoordig zijn auto’s rijdende computers. De data die auto’s genereren bevatten veel waardevolle informatie, onder andere over de voertuigeigenaar en zijn rijgedrag en de technische status van het voertuig. Veel partijen willen die informatie in handen krijgen. Denk aan fabrikanten, overheden, importeurs, autodealers, brancheverenigingen (zoals Bovag), start-ups en auto-eigenaren.
De overheid wil niet achterblijven. Zij wil een beleidsstandpunt innemen ten aanzien van de toegang tot die mobiele data. Om mee te kunnen doen in de strijd om de mobiele data moet de overheid snel kunnen schakelen, wendbaar zijn en snel kunnen beslissen.
Maar de overheid wil ook niet over een nacht ijs gaan. Ze wil wel het tempo van haar besluitvorming verhogen, maar ze wil niet roekeloos worden.
Snelle veranderingen, langzame besluitvorming
Gezien het tempo waarin er wordt veranderd en de complexiteit van veranderingen, zijn organisaties op zoek naar manieren om sneller tot besluiten te komen. Ze willen vlot kunnen reageren op externe invloeden en veranderingen (zoals economie en concurrentie). In de zoektocht naar wendbaarheid, flexibiliteit en snelle besluitvorming zien we dat veel organisaties kiezen voor agile werken, portfoliomanagement, zelfsturende teams, DevOps, Lean enzovoort.
Toch blijft het tempo van de besluitvorming achter. Het snel kunnen komen tot strategische beslissingen blijft een struikelblok. Enkele voorbeelden van oorzaken van een langzame besluitvorming zijn:
- Een grote afstand tussen besluit en uitvoering: deze kloof maakt genomen besluiten onwerkbaar in de praktijk. In besluitvorming en positiebepaling heeft de scheiding van het denken en doen een negatieve invloed op het tempo.
- Het traditionele proces blokkeert de weg: het eenmaal of enkele malen per jaar maken van strategische keuzes is statisch. De interne strategieprocessen in veel organisaties zijn simpelweg niet toegerust om adequaat te reageren op externe gebeurtenissen.
De (snel)weg naar resultaat
Elke verandering heeft impact op de betrokkenen. Het samenwerken met betrokkenen vraagt in de eerste plaats om afstemming, besluiten en afspraken. Dat maakt besluitvorming tot het kernproces van iedere verandering.
Het is niet makkelijk om beslissers en uitvoerders in het besluitvormingsproces bijeen te brengen. Participatieve processen staan niet bekend als de snelste weg naar resultaat. Echter, wie binnen een organisatie een verandering wil realiseren, heeft anderen nodig om draagvlak te realiseren.
Helaas verliest men in de praktijk veel tijd en energie in dit proces. Denk aan besluiten die niet of half worden uitgevoerd. Aan plannen die in de la verdwijnen. Aan overleg dat onvoldoende oplevert en bovendien door de betrokkenen als frustrerend wordt ervaren.
Decisions by Design
Wanneer organisaties zoals de overheid willen komen tot snelle en goede besluitvorming zullen ze gebruik moeten maken van een geschikte infrastructuur die leidt naar cruciale en gedragen beslissingen, waarin alle verschillende perspectieven en werkelijkheden erkend zijn.
De methode van Decisions by Design is een waardevol hulpmiddel en infrastructuur voor snelle gezamenlijke besluitvorming, met vier duidelijke ontwerpstappen. Bij een overheidsinstelling werden de stappen als volgt ingevuld:
Stap 1: Feiten delen
Wat weten ze bij de overheidsinstelling met zijn allen? Wat weten de juridische experts over zeggenschap en privacy van de voertuigdata? En wat zegt de wetgeving hierover? Wat weten ze over de toegang tot voertuigdata? En om welke soorten of categorieën data gaat het eigenlijk allemaal?
Stap 2: Reflecteren
Welke vergelijkbare ervaringen kunnen ze bedenken? Bijvoorbeeld die van de slimme energiemeter. Welke kansen en welke risico’s zien ze? Hoe zit het eigenlijk met de verschillende belangen van alle ketenpartijen zoals de branchevereniging, de autofabrikant, de burger of wegbeheer?
Stap 3: Nieuwe inzichten
Welke onzekere gebeurtenissen komen er op de overheid af die impact hebben op haar missie? Welke mogelijke toekomstscenario’s ontstaan er vanuit deze onzekere gebeurtenissen? Welke standpunten ontstaan er vanuit deze scenario’s, die een bijdrage leveren aan de maatschappelijke opgave van de overheid?
Stap 4: Beslissen
Achter welk standpunt gaat de overheid als organisatie staan?
Implementatie van snelle besluitvorming
Samen met een overheidsinstelling organiseerden we een sessie waarin alle lagen uit de organisatie vertegenwoordigd waren, tot en met de directie toe. In deze sessie werden de bovengenoemde vragen geadresseerd in de volgorde van die vier stappen. De uitvoering was zeer interactief, met gepaste en effectieve werkvormen.
Het transparante besluitvormingsproces en de gedistribueerde bevoegdheid zorgden niet alleen voor verbinding tussen besluit en uitvoering, maar ook voor meer verbinding tussen de betrokkenen en tussen verschillende structuren. Het resultaat was in hoog tempo bereikt: binnen een dag had deze overheidsinstelling een gezamenlijk beleidsstandpunt geformuleerd.
Wil jij handvatten om het tempo van de besluitvorming op te voeren?Â
Lees hier dan meer over de Decisions by Design methode en download daar ook gratis het Decisions by Design Canvas.
Hoe ga jij om met complexe beslissingen die snel gemaakt moeten worden? Welke methode en stappen zet jij in? Deel jouw ervaringen in een reactie onder dit artikel.
Door: Marjolijn de Graaf en Edwin de Graaf
Decisions by Design
Decisions by Design is een eenvoudig en krachtig instrument om via actieve participatie tot de best haalbare en houdbare besluiten te komen.
