Benchmarking, wat is het?

Benchmarking is een gestructureerde methode om bepaalde prestaties van de eigen processen te vergelijken met de prestaties van soortgelijke processen in andere organisaties, afdelingen of vestigingen. Het doel is het eigen prestatieniveau ten opzichte van de concurrenten te bepalen en op basis van die kennis maatregelen te nemen om de concurrentiepositie te verbeteren.

Hoe werkt benchmarking?

Door de prestaties van de eigen processen continu en systematisch te spiegelen aan soortgelijke processen bij anderen, verkrijgt men duidelijkheid over de eigen positie. Evaluatie van de resultaten van deze vergelijking leidt tot het formuleren van haalbare doelstellingen voor een project of een langetermijndoelstelling voor een organisatie. Het levert veel ideeën op hoe het eigen proces kan worden verbeterd.

Voorbeeld

Een ziekenhuis vergelijkt de prestaties van het behandelingsproces op een afdeling met die op dezelfde afdelingen van een ander ziekenhuis en een grote geprivatiseerde tandheelkundige kliniek.

1. Selecteer het onderwerp van de benchmarking. Baken het benchmarkonderwerp goed af om te voorkomen dat het onderzoek te veel tijd (en geld) zal kosten.
2. Stel doel en reikwijdte van de benchmark vast. Bepaal onder meer wanneer de benchmark plaatsvindt.
3. Formeer het uitvoeringsteam voor de benchmark.Vul een team van interne medewerkers zo nodig aan met een adviseur van buiten af.
4. Selecteer de organisaties waarmee de eigen organisatie zich wil vergelijken. Dat zijn niet noodzakelijk concurrenten of branchegenoten. Sterker nog, het is aan te bevelen vergelijkbare processen te bekijken bij organisaties uit andere branches, omdat dat het blikveld veel meer verruimt.
5. Bepaal de eigenschappen van de processen die vergeleken gaan worden. Bepaal daarvoor relevante prestatie-indicatoren en stel daarvan een heldere operationele definitie vast, zodat de uitkomsten ook vergelijkbaar zijn.
6. Bepaal de methode van gegevensverzameling. Ga kijken en praten bij de andere organisaties.
7. Ga over tot het daadwerkelijk verzamelen van de gegevens.
8. Analyseer de verkregen gegevens en trek daar conclusies uit voor de eigen doelstellingen.
9. Leid uit de resultaten een nieuwe procesinrichting en nieuwe doelstellingen af.

Opmerkingen

Bij een actief benchmarkproces voert de organisatie het hele stappenplan zelf uit.

Bij een passief benchmarkproces verzamelt men de gegevens niet zelf, maar put men die uit publiek beschikbare benchmarkdatabases met branches en prestatie-indicatoren per branche. Daarvoor is internet een belangrijke bron.

In de aanpak is beschreven hoe een benchmark bij andere organisaties kan worden uitgevoerd. Men kan ook intern benchmarken, waarbij vergelijking binnen de eigen organisatie tussen bijvoorbeeld de diverse businessunits plaatsvindt.