De persoonlijke Kanban is een manier om je werk te organiseren. Het helpt om productiever en effectiever te zijn, en om efficiënter te werken. Maar pas op voor deze zes valkuilen.
Kanban is een lean instrument en een veelgebruikt hulpmiddel bij software-ontwikkeling. Het is bedacht door Toyota en wordt gebruikt in lean manufacturing en just-in-time productie.
Maar je kunt ook een persoonlijk kanban-bord maken om je eigen werk efficiënter te laten verlopen.
Kanban voor persoonlijke efficiëntie
Met een persoonlijke kanban kun je je eigen werk organiseren en managen. Het beoogt je taken zo duidelijk en overzichtelijk mogelijk te maken. Het kan ook helpen in het maken van bewuste en weloverwogen keuzes over de acties die je gaat nemen.
Een persoonlijke kanban bestaat uit vier componenten:
- het identificeert welke onderdelen van je werk werkelijk waarde creëren;
- het stelt prioriteiten;
- het limiteert de hoeveelheid werk zodat je niet te veel tegelijk doet;
- het is een systeem om gefocust te blijven op de belangrijkste taken.
6 valkuilen
Dat klinkt heel logisch, maar toch worden er op persoonlijke Kanban-borden vaak (dezelfde) fouten gemaakt. Pas op voor deze zes valkuilen.
1. Geen limieten aan Work in Progress (WIPs)
Als jouw persoonlijke Kanbanbord geen WIP-limiet heeft, dan is het geen Kanbanbord. Te veel informatie leidt af en is verwarrend. Met een klein aantal WIPs creëer je duidelijkheid. Het devies: simplificeer, simpificeer, simplificeer!
2. Geen introspectie
Verwijder niet de kolom ‘done’ zonder eerst de S van Study (Plan-Do-Study-Act) te bestuderen. Hiermee kom je erachter welke factoren je werk verstoren.
3. Je laten leiden door de omvang van een taak
Als je alleen maar grote taken op je Kanbanbord plakt, dan begrijp je je werk waarschijnlijk niet helemaal goed. Het belemmert de flow in je werk dat nodig is om vaart te maken. Maak kleinere taken die overzichtelijk zijn en uitvoerbaar.
4. Geheimen hebben en 5. Achter gesloten deuren werken
Als je werk verbergt voor het management (Other stuff doing), dan ondermijn je je eigen gezag en zullen je WIP-grenzen altijd overschreden worden.
Als je niemand laat kijken op je persoonlijke kanbanbord, dan kun je nooit volledig optimaliseren. Bespreek je persoonlijke kanbanbord met collega’s of andere betrokkenen.
6. Rommel op de vloer
Gebruik goed plakkende post-its en voorkom dat allerlei briefjes op de grond vallen.
Bron: Jim Benson, auteur Personal Kanban
Leestips:
