Lean technieken zijn populair bij bedrijven die verspillingen willen elimineren, slimmer willen werken en de efficiency willen verbeteren. De kunst is om Lean daadwerkelijk onderdeel te laten worden van de dagelijkse praktijk. Vier tips om dat te bewerkstelligen.
-
Zorg voor een goede procesmanagement kennisbank
Creëer een plek waar alle procesdocumentatie te raadplegen is, toegankelijk en voor iedereen snel vindbaar. Jaren geleden zat de kennis en informatie in een multomap. Tegenwoordig kan dat niet meer. Teams moeten met elkaar en onderling kunnen interacteren op een goede website of in een app. Online en eenvoudig te navigeren. De moderne kennisbank voor procesdocumentatie is een plek waar men kan overleggen, leren, debatteren en verbeteren.
-
Stel proceseigenaren aan
Een proceseigenaar is iemand die direct betrokken is in het proces, iemand die het proces leidt en die de sleutel is tot verandering. Elk proces zou een verantwoordelijke proceseigenaar moeten hebben. Hij kan verstoringen in het proces het snelst oplossen. Als ze het goed doen en goed worden ondersteund, kunnen zij met anderen in de organisatie samenwerken om verbeteringen te bewerkstelligen.
-
Communiceer in eenvoudige taal
Als teams het hebben over een gedocumenteerd proces, moeten ze de informatie meteen kunnen begrijpen. Wanneer procesmodellen niet makkelijk te begrijpen zijn of te volgen, dan zullen ze niet worden gebruikt. Denk dus na over wie het gaat gebruiken. De processen moeten beschreven worden in simpele, alledaagse taal. Doorzoekbare, online databases van procesdocumentatie houden de communicatie eenvoudig, toegankelijk en snel.
-
Onderken dat fouten worden gemaakt
Zodra organisaties ‘agile’ worden, ontdekken ze dat niet elke verandering een verbetering is. Maar van fouten leer je. Het vermogen om nieuwe ideeën te ontdekken die waarde toevoegen en verspilling verminderen, vormt de kern van de lean methodologie.
Om een lean organisatie te worden moeten procesmodellen dus toegankelijk, bruikbaar en te veranderen zijn. Zonder een platform om over dit dynamische proces te communiceren en het te managen, is het ondoenlijk om goede ideeën in de dagelijkse praktijk op te nemen.
Bron: Processexcellencenetwork.com
Lees ook:
https://www.sigmaonline.nl/2017/10/15-typen-experts-in-procesmanagement/
