11 valkuilen van Excel

Excel is een geliefd programma en kent wereldwijd miljoenen gebruikers. Het wordt ingezet voor diverse toepassingen in administratie, planning, analyses en budgettering. Maar Excel wordt vaak op oneigenlijke wijze ingezet en niet optimaal benut. Wat zijn de belangrijkste valkuilen van een Excel-rapportage? 

 

Valkuil 1: Geen gebruik maken van tabellen

Sinds 2007 heeft Excel de mogelijkheid om via Invoegen -> Tabel bij elkaar behorende records met unieke kopteksten te converteren naar tabellen. Het nalaten hiervan leidt bijvoorbeeld tot het feit dat men bij het maken van draaitabellen geen dynamisch bereik heeft waardoor nieuwe records niet automatisch ingesloten zijn en bij verversing niet worden meegenomen.

Valkuil 2: Oneigenlijk gebruik van draaitabellen

Sommige mensen gebruiken draaitabellen om een paar getallen te sommeren. Deze overhead in geheugenruimte kunt u besparen door deze berekeningen uit te voeren met de functie SOMMEN.ALS.

Valkuil 3: Geen gebruik maken van dynamische formules

Sommige rekenmodellen zijn doorspekt van honderden unieke verwijsformules, waardoor het model meer op een spaghetti-brei lijkt en niet meer transparant is. Dit is te voorkomen door te werken met tabellen en input te scheiden van bewerking en output.

Valkuil 4: Gebruik van gedeelde werkmappen

Ofschoon Excel de mogelijkheid heeft tot het de delen van een werkmap, is het niet te aan te bevelen om dit te doen, want dit kan soms leiden tot onverwachte resultaten zoals gegevens die plotseling verdwijnen of cijfers die op een andere regel tevoorschijn komen.

Valkuil 5: Harde waarden in formules

Gebruik nooit harde waarden in formules zoals opslagpercentages. Ze dienen in een apart parameterblad te worden opgenomen zodat bij mogelijke wijziging daarvan gemakkelijk aangepast kunnen worden.

Valkuil 6: De functie VERT.ZOEKEN niet juist inzetten

Een veelgemaakte fout bij het gebruik van de functie VERT.ZOEKEN is het weglaten van de laatste parameter. In 99 procent van de gevallen dient hier een 0 te komen, omdat de gezochte waarde exact gezocht moet worden. Het gebruik van de waarde 1 in de laatste parameter komt voor bij bonusberekeningen en calculaties om de belasting te berekenen.

Een andere fout bij het gebruik van de functie VERT.ZOEKEN is dat men de kolomwaarde als een hard cijfer ingeeft, terwijl het beter is om de positiewaarde te laten bepalen door middel van de VERGELIJKEN functie.

Verder zie ik dat VERT.ZOEKEN vaak als enige opzoekfunctie wordt gebruikt en alle modellen hierop worden gebaseerd, terwijl INDEX in combinatie met VERGELIJKEN onder omstandigheid een betere functie is.

Valkuil 7: Werken in de groepsmodus

Als u gelijktijdig een mutatie in bepaalde bladen wil doorvoeren, dan kunt u gebruik maken van de groepsmodus. Echter, dit is alleen aan te bevelen als de bladen gelijksoortig zijn qua indeling en model. Een mogelijk gevaar is het vergeten uit te schakelen van de groepsmodus als men gereed is met het doorvoeren van de mutatie.

Valkuil 8: Onnodig formules laten staan

Werkbladen kunnen traag worden doordat er allerlei opzoekformules staan die eigenlijk geen functie vervullen. Het is dan beter deze formules te converteren naar waarden.

Valkuil 9: Verschillende soorten cel opmaak gebruiken

Het gebruik van verschillende soorten celopmaak kost de nodige geheugenruimte. Het is beter gebruik te maken van celstijlen via Start -> Celstijlen.

Valkuil 10: Geen bereiknamen gebruiken

Door geen gebruik te maken van bereiknamen mist men de volgende voordelen:

• Snel navigeren binnen in een werkmap
• Inzichtelijke formules
• Dynamische gegevensvalidatielijsten
• Transparante scenarioweergave bij Scenariobeheer
• Dynamische verwijzing bij het inzetten van Excel VBA macro’s

Valkuil 11: Nieuwe functionaliteiten achterwege laten

Het is van belang om de nieuwste functionaliteiten te kennen, zodat u efficiënt ingerichte modellen kunt bouwen met weinig tijdbesteding. Deze nieuwe features worden nog niet (voldoende) ingezet:

• Snel verwijderen van duplicaten
• Tabellen aan elkaar koppelen door middel van het Datamodel
• Ongeordende brondata omzetten naar tabellen door middel van Power Query
• Toepassen van landkaarten

Auteur: Tony de Jonker is zelfstandig business consultant