Ze zijn er genoeg: managers die projectmanagers managen. Maar wat moet je dan juist wel, en juist niet doen?
- Werk samen
Stuurgroep en projectmanager moeten samenwerken. Ze moeten het eens zijn over de manieren waarop ze onderling communiceren, over de technieken en middelen die ze daarvoor gebruiken. Hetzelfde geldt voor de communicatie ‘naar buiten’. - Ondergraaf autoriteit projectmanagers niet
Om het projectsucces niet in gevaar te brengen én om zelf effectief te kunnen blijven, moet de stuurgroep ervoor waken de autoriteit van de projectmanagers te ondergraven. Daarmee wordt het projectteam gedestabiliseerd en daardoor het resultaat in de waagschaal gesteld. Dit risico ontstaat typisch wanneer stuurgroepleden zich gaan bemoeien met de dagelijkse operatie binnen het project. - Bereid managers voor op hun rol in projecten
Om stuurgroepleden hun werk goed te laten doen, dienen organisaties aandacht te besteden aan de voorbereiding van potentiële stuurgroepleden op hun rol. En met name de rol van projectsponsor moet geaccepteerd worden en getraind. - Selecteer op kwaliteit en impact
De organisatie dient bekend te zijn met de rollen en verantwoordelijkheden van stuurgroepleden. Dat houdt ook in dat die laatsten gekozen moeten worden op grond van hun kwaliteit en mandaat, meer dan op hun functie of hun veronderstelde belang bij het project. - Wees geen verkoper
In het bijzonder degenen die als ‘Senior Supplier’ acteren in een stuurgroep en afkomstig zijn van een consultancy- of adviesbedrijf moeten ervoor waken zich als verkoper te gaan opstellen. Dat gaat ten koste van het project. - Houd gezonde afstand tot het project
Leden van de stuurgroep dienen ervoor te waken te veel betrokken te worden in het project. Daardoor lopen ze het risico taken en verantwoordelijkheden van de projectmanagers naar zich toe te trekken. - Bepaal vooraf het karakter van de stuurgroep
Het karakter van de beoogde stuurgroep moet vooraf worden bepaald. ‘Stuurt’ de groep niet, noem het dan geen stuurgroep en wijs een eenduidige opdrachtgever aan. - Projecten behoren bij je dagelijkse werk
Management moet ervan doordrongen zijn dat het monitoren van projecten onderdeel is van hun gewone werk.
Door: Jan Postema
Bron: Management Executive
Lees ook:
