Verwaarloosde organisaties ontstaan niet door slechts één mislukte reorganisatie of fusie, hoe ingrijpend dergelijke veranderingen ook kunnen zijn voor de organisatieleden. Verwaarlozing in organisaties is een langdurig proces, waarbij sprake is van een latente fase van verwaarlozing en een manifeste fase van verwaarlozing.
In de latente fase is er nog geen zichtbaar probleemgedrag en lijdt de output van de organisatie er nog niet onder. De kans op ‘neglect of neglect’ is een risico in die fase, vooral als de bedrijfsresultaten voor de buitenwereld nog in orde lijken. Verwaarlozing is een proces dat een tijdlang voor de buitenwereld onopgemerkt kan plaatsvinden en genegeerd kan worden door de verantwoordelijke leiding, onder verwijzing naar goede bedrijfsresultaten, audits of inspectierapporten. Er is dan al wel veel mis in de verhoudingen en interactie tussen leiding en medewerkers en tussen medewerkers onderling. Dit gebeurt vooral in de schaduw van de organisatie.
Wanneer komt verwaarlozing aan het licht?
Als er sprake is van een langdurig proces van verwaarlozen, waarvan de schadelijke effecten pas op termijn zichtbaar worden, rijst de vraag wanneer verwaarlozing dan aan het licht komt: in de orthopedagogiek zegt men dat het ontbrekende blijkt wanneer kinderen moeite hebben om belangrijke ontwikkelingstaken te vervullen. Die gedachte betekent dat het verwaarloosd zijn van organisaties blijkt wanneer een organisatie moeite heeft belangrijke ontwikkelingstaken te vervullen. Dit zijn veranderingen en ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie, zoals voldoen aan eisen van opdrachtgevers of klanten, een nieuwe marktsituatie of economische factoren die vragen om nieuwe vaardigheden. De competenties die nodig zijn voor het vervullen van die ontwikkelingstaken ontbreken of schieten te kort. De competenties om slim te overleven zijn daarentegen sterk ontwikkeld.
De definitie van de verwaarloosde organisatie
In dit ontwikkelingsdenken luidt de definitie van een verwaarloosde organisatie als volgt:
Een verwaarloosde organisatie is een organisatie waarin het langdurig ontbreekt aan sturing en begeleiding van de organisatieontwikkeling als gevolg waarvan patronen van schadelijke interactie tussen leiding en medewerkers ontstaan.
Schadelijkheid hangt samen met duur verwaarlozing
Het is een proces van lange duur, waarvan de effecten op termijn zichtbaar worden. Omdat de schadelijkheid samenhangt met de duur van de verwaarlozing, dient in organisaties naar de geschiedenis van de organisatieontwikkeling gekeken te worden. Waar is de verwaarlozing begonnen? Overleven houdt in dat de relaties tussen leiding en medewerkers worden gekenmerkt door wantrouwen en spelgedrag. De medewerkers doen alsof zij verbinding hebben met de doelstellingen van de organisatie. De gedragspatronen tussen leiding en medewerkers versterken elkaar: het destructieve gedrag van de leiding roept een tegenreactie bij de medewerkers op.
Bij ernstige verwaarlozing zijn de relaties zodanig verstoord dat de wederkerigheid verdwijnt en zelfhandhaving bij medewerkers vooropstaat. Dit betekent dat vele gangbare managementbenaderingen gericht op stimuleren, ontwikkelen, belonen of straffen van medewerkers de bedoelde uitwerking zullen missen, omdat zij impliciet uitgaan van wederkerige relaties tussen leiding en medewerkers. Medewerkers werken mee in de veranderprojecten, maar ‘doen alsof’ om voor zichzelf een ongrijpbare positie te verwerven.
De (top)leiding in een organisatie is verantwoordelijk voor de verwaarlozing in de verwaarloosde organisatie, maar hoeft niet schuldig te zijn; het nalaten is doorgaans niet bewust gedaan: er ontbreekt leiderschap. De top kan in beslag genomen worden door grote beleidsdrukte, het managen van de externe omgeving of door ambitieuze toekomstplannen. Het kan ook zijn dat de top incompetent en onzeker is. De consequentie van die houding is dat de top niet beschikbaar is voor de interne organisatie.
Duidelijke rollen en taken ontbreken in verwaarloosde organisaties
De top van de verwaarloosde organisatie overschat de mogelijkheden van de organisatie, sluit met zijn beleid niet aan op wat de organisatie aankan en is zelf niet in positie en niet beschikbaar. In de inrichting van de organisatie ontbreken duidelijke rollen en taken en het ontbreekt aan toezicht op het feitelijk functioneren, of het toezicht is weggeorganiseerd in systemen en procedures, die vervolgens niet worden beoordeeld op hun gebruik.
De directe leiding verzuimt in het alledaagse organisatieleven structuur te bieden, eisen te stellen en is niet alert op gedrag en behoeften van medewerkers. De top en het hoger management hebben signalen van verwaarlozing genegeerd en hebben verzuimd de directe leiding te steunen, grenzen te stellen en te handhaven. Schadelijke interactie is het gevolg van het ontbreken van functionele interactie, waaronder het gedrag verstaan dient te worden dat past bij de taak en de rol die een leidinggevende of medewerker geacht wordt te vervullen in de organisatie.
Wanneer wordt interactie schadelijk?
Het is lastig vast te stellen waar functionele interactie tussen leiding en medewerkers overgaat in schadelijke interactie. Het ontbreken van functionele interactie dient als een continuüm te worden voorgesteld met aan het ene uiterste uitsluitend instrumentele interactie – waarbij menselijk functioneren wordt genegeerd – en aan het andere uiterste persoonlijke, emotionele interactie – waarbij er geen distantie meer is tussen de persoon en diens gedrag in de rol. Een vorm van instrumentele interactie is aansturen op basis van cijfers en procedures, ook wel aangeduid als ‘spreadsheetmanagement’. Een vorm van te nabije persoonlijke interactie is het vermengen van privé- en werkrelaties door leidinggevenden en medewerkers, waarbij men in het werk vooral hecht aan ‘gezelligheid’, samen naar de sportschool gaat, op bezoek komt op verjaardagen of samen op vakantie gaat.
Door het gedrag van medewerkers te observeren, kan een indicatie worden verkregen of er sprake is van verwaarloosd zijn. Het gedrag van medewerkers in verwaarloosde organisaties kan gezien worden als zelfhandhavingsgedrag dat functioneel is om te overleven. Het probleemgedrag van medewerkers is zichtbaar en goed te observeren in groepen; dit is een geschikte vindplaats, omdat de groepsleden elkaar versterken, waardoor het gedrag daar heftiger is en dus beter herkenbaar dan in een tweegesprek.
Schijngedrag
In de interactie van medewerkers en leidinggevenden zullen verwaarloosde medewerkers veel schijngedrag vertonen. Bij ernstige en langdurige verwaarlozing moeten we rekening houden met de mogelijkheid dat medewerkers zich hebben afgesloten voor de werkelijkheid. De relatie met de leiding en de organisatie is niet symmetrisch meer, of zelfs psychologisch verbroken en dit uit zich in sterk wantrouwen naar alles wat de leiding doet. Degene die probleemgedrag vertoont, wil zich niet laten corrigeren en wijst elke verantwoordelijkheid voor de effecten van het eigen gedrag af en legt die bij anderen.
De hierboven geschetste interactie, sentimenten en onderstromen wijzen op ontwikkelingsproblemen van een organisatie.
Bron: Leren interveniëren in verwaarloosde organisaties
Door: Joost Kampen
