We kennen allemaal de voordelen van cloudoplossingen: kostenbesparing, mogelijkheden tot innovatie, makkelijker samenwerken en ondersteuning voor diverse apparaten op verschillende locaties. Toch zien sommige CIO’s vooral nog beren op de weg wanneer het gaat om migreren naar de cloud. Zij kijken hier namelijk naar als een intensief proces dat de bedrijfsvoering tijdelijk plat kan leggen. Onvoldoende personeel, een gebrek aan interne kennis of ervaring en economische onzekerheden binnen of buiten de organisatie helpen niet mee. Het goede nieuws? Met de juiste voorbereiding is de overstap naar de cloud helemaal niet zo lastig. Je hoeft daarvoor enkel de volgende vijf stappen te volgen.
1. Medewerkers
Voor jouw medewerkers, die mogelijk al jaren op dezelfde manier werken, is migreren naar de cloud misschien een grote en in eerste instantie ongewenste verandering. Maar om de vruchten van de cloud te kunnen plukken is het betrekken van het personeel wél essentieel. De eerste stap bestaat daarom uit goede communicatie op basis van een migratieplan. Neem hierin overzichtelijke fases voor elke stap van de migratie mee, zodat medewerkers altijd weten waar ze aan toe zijn. Voor dit migratieplan is het belangrijk dat je een goed beeld hebt van wat de organisatie met de migratie wil bereiken, hoe het op de zakelijke doelstellingen aansluit en de verwachte impact op de huidige bedrijfsvoering. Hiermee begrijpen jouw collega’s niet alleen welke veranderingen er aan de horizon staan, maar ook wat de voordelen zijn. Dit helpt om de verandering te omarmen en hieraan mee te werken.
2. Technologie
Naast de mens is de juiste technologie natuurlijk onmisbaar voor een succesvolle migratie. Veel organisaties hebben echter de neiging om op maat gemaakte oplossingen te gebruiken. Dat lijkt een logische keuze, maar in de praktijk verminderen deze de bewegingsvrijheid van gebruikers juist enorm. Schakel dan ook een technologiepartner in om je bij deze keuze te begeleiden. Die weet precies hoe je processen standaardiseert en zo maximale flexibiliteit krijgt, terwijl het wél aansluit op jouw specifieke bedrijfsdoelen. Zo kan je effectief inspelen op alle kansen en uitdagingen die op jouw pad terechtkomen en helpt de cloud in plaats van dat het beperkt.
3. Evalueren
Voordat de migratie daadwerkelijk van start gaat, is een laatste evaluatie essentieel. Hier kijk je of alles binnen de organisatie gereed is voor de migratie en zoek je uit welke obstakels er nog moeten worden overwonnen. Denk aan ontevreden medewerkers, angst voor budgetoverschrijdingen en onzekerheid bij het management. Dankzij een laatste evaluatie kan je met een gerust hart de migratiefase in!
4. Migreren
Dan volgt de daadwerkelijke migratie. Gedurende deze stap is het voorkomen van onoverzichtelijkheid bij de verhuizing, storingen en onveilige gegevensoverdracht het belangrijkste. Ga na welke capaciteit er intern beschikbaar is voor het ondersteunen van de migratie en zet niet alles in één keer over. Een gefaseerde migratie helpt problemen vroegtijdig te detecteren, downtime te minimaliseren en gegevensbeveiliging en compliance te waarborgen. Blijf daarnaast gedurende deze fase je team continu voorlichten over de stappen die je zet.
5. Itereren
Als laatste is het cruciaal om te beseffen dat de cloud na migratie ook nog aandacht vereist. Werken met de cloud is een iteratief proces, gebaseerd op de lessen die je in de praktijk leert. Voorkom vastlopende processen door regelmatig te checken wat er anders kan en moet. Leer ook je personeel hoe zij het nieuwe systeem kunnen testen en valideren, zodat iedereen zijn steentje kan bijdragen. Als laatste omvat deze fase het vieren van successen en het bevorderen van een cultuur van continue verbetering: een omgeving waarin steeds meer medewerkers in staat zijn om slimmere manieren van werken te identificeren.
Niet zo spannend
Voor het tijdperk van de cloud waren ingrijpende wijzigingen, zoals software-onderhoud of handmatige backups, de norm. Met een migratie naar de cloud is dit gelukkig verleden tijd. En dat migreren is zo moeilijk niet. Met bovenstaande vijf punten in je achterhoofd, zoals het maken van een migratieplan, het hanteren van een gefaseerde aanpak en het gebruikmaken van een partner, is jouw organisatie helemaal klaar voor de toekomst!
Door: Tim Eclair-Heath
Global vice president Success Engineering bij Unit4
