Als organisatie is het essentieel om bezig te zijn met een duurzame bedrijfsvoering, die naast een gezonde financiële huishouding ook een positieve bijdrage levert aan de maatschappij. De grootste impact voor adviesbureaus zit in het geven van duurzame adviezen. Maar wat is een duurzaam advies? En hoe krijg je dit in het DNA van de adviseurs?
Door de steeds verdergaande globalisering en de winstgedreven markten is het voor bedrijven steeds minder vanzelfsprekend geworden om een positieve bijdrage te leveren aan de maatschappij. Bovendien vervreemden bedrijven steeds meer van hun geografische omgeving door een gebrek aan transparantie in ketens, druk van financiële belanghebbenden en opgedragen (internationale) concurrentie.
De essentie van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is om de inherente maatschappelijke bijdrage van bedrijven weer te herstellen en hier in de bedrijfsvoering bewust mee om te gaan. Maar waar moet je als bedrijf beginnen om van meerwaarde te kunnen zijn voor de maatschappij? En hoe ga je daar als adviesbureau mee om?
Duurzame wereld
In november 2015 presenteerde de Verenigde Naties de 17 duurzame ontwikkelingsdoelen voor een duurzame wereld, als vervanger van de tot dan toe gehanteerde Millenniumdoelen. Deze Sustainable Development Goals (SDG) vormen een wereldwijd actieplan om te komen tot een sociaal, economisch en ecologisch duurzame wereld in 2030. Hoewel de doelen vooral zijn opgesteld vanuit het perspectief van ontwikkelingslanden, biedt het een scala aan actuele onderwerpen en een interessante leidraad voor internationaal opererende bedrijven.
Materialiteitsanalyse
Voor de rapportage van de jaarlijkse financiële en maatschappelijke resultaten kan gebruik worden gemaakt van de internationale richtlijnen van de Global Reporting Initiative (GRI). Sinds de laatste G4-publicatie is daarin extra aandacht voor ‘materialiteit’. Onder materialiteit wordt verstaan: ‘rapporteren over datgene wat er echt toe doet’. Materialiteit bepaalt waar de focus op komt te liggen en kan worden gezien als de basis van iedere strategie. Ook legt de analyse bloot waar ketenoptimalisaties wenselijk zijn en het vormt daarmee de basis voor de dialoog met stakeholders. Voor adviesbureaus is het de uitdaging om te werken aan projecten met een zo groot mogelijke positieve impact op het welzijn van mensen. Ingenieursbureau Witteveen + Bos voerde daarom in 2016 een materialiteitsanalyse uit. Daarbij is samen met interne en externe stakeholders onderzocht hoe ons adviesbureau maximaal kan bijdragen aan de maatschappij.
Onder materialiteit wordt verstaan ‘rapporteren over datgene wat er echt toe doet’. Het bepaalt waar de focus op komt te liggen.
Impact
De ontwikkelingsdoelen van de VN zijn als uitgangspunt voor de analyse gehanteerd om te onderzoeken op welke thema’s wij moeten inzetten om impact te hebben op de maatschappij. Er is allereerst onderzocht op welke doelen het adviesbureau het meeste impact zou moeten hebben en ten tweede hoe deze impact nu scoort. Intern hebben wij dat gedaan door interviews te houden met collega’s op verantwoordelijke functies en met een enquête onder een willekeurig gekozen deel van de werknemers. Extern zijn interviews gehouden met opdrachtgevers en de belangrijkste keten- en samenwerkingspartners. Het resultaat is een materialiteitsmatrix (figuur 1), die als basis dient om strategische beslissingen te nemen. De dikgedrukte iconen geven de thema’s weer met de huidige impact, de lichtgedrukte iconen geven de gewenste toegevoegde waarde weer. De pijlen geven het transitiepad weer dat moet worden omgezet in beleid en daarmee in concrete adviezen in projecten.
Doorvertaling naar duurzame ontwerpprincipes
Bij ingenieursbureau Witteveen+Bos worden de meeste adviezen gegeven in relatie tot ontwerpen. Ontwerpen is met een vooruitziende blik keuzes maken. Tijdens het ontwerpproces worden maatregelen bedacht om een probleem op te lossen waardoor het welzijn en de maatschappelijke bijdrage toenemen. Dit is een creatief proces waarbij principes als leidraad kunnen dienen voor ‘goede’ keuzes. De uitkomst van de materialiteitsanalyse bepaalt waar de organisatie op moet sturen in projecten en over welke onderwerpen in het jaarverslag verantwoording moet worden afgelegd. Omdat SDG’s zijn ontworpen met een focus op ontwikkelingslanden, hebben wij ze doorvertaald naar actuele onderwerpen die relevant zijn in onze projecten. Daarbij kwamen de ‘materiële onderwerpen’ als weergegeven in tabel 1 naar voren, die zijn doorontwikkeld tot zeven duurzame ontwerpprincipes.
Verankering in het DNA
Om als organisatie echt te sturen op deze voor de maatschappij relevante onderwerpen, moeten de duurzame ontwerpprincipes in het DNA van ontwerpers en ontwerpprocessen worden verankerd. De directie van Witteveen+Bos heeft daarom het implementatietraject aangewezen als beleidsmatig speerpunt. Daartoe werd een programma opgezet met daaraan gekoppeld een projectleider, een projectteam en per principe een of meer deskundigen afkomstig van verschillende afdelingen binnen de organisatie. Het programma stond garant voor promotiemiddelen, presentaties, voorbeelden en werksessies.
Het integraal toepassen van de duurzame ontwerpprincipes is vastgelegd in het eigen kwaliteitssysteem.
Wij hebben ervoor gekozen om het integraal toepassen van de duurzame ontwerpprincipes vast te leggen in het eigen kwaliteitssysteem. Sinds 2017 zijn de duurzame ontwerpprincipes verankerd in het kwaliteitshandboek, waarbij het voor elk nieuw project verplicht werd om de zeven duurzame ontwerpprincipes minimaal af te wegen. In de projectplannen die worden opgesteld bij aanvang van ieder project wordt per principe bekeken of deze van meerwaarde kunnen zijn en hoe deze al dan niet worden verankerd. Het is dus niet de bedoeling om elk duurzaam ontwerpprincipe in alle projecten toe te passen; het kan immers voorkomen dat er een goede reden is om een bepaald principe niet toe te passen. Maar wel bewust hierover na te denken, dit te verankeren in een plan en bespreekbaar te maken met het projectteam en de opdrachtgever. Dit kan leiden tot een ‘ongevraagd advies’, waarbij de meerwaarde in een duurzaam advies zit.
Sturen op maatschappelijke impact
De materialiteitsanalyse is door Witteveen+Bos ook gebruikt als stuurmiddel voor een duurzame bedrijfsvoering en als kapstok voor het opstellen van de integrale jaarrapportage. Bij het sturen op maatschappelijke impact is het essentieel om naast financiële parameters juist ook te sturen op niet-financiële parameters. Bij de formulering van de niet-financiële KPI’s hebben de materiele ontwerpen als leidraad gediend en zijn de volgende thema’s te onderscheiden:
- waarde toevoegen in projecten;
- talenten ontwikkelen;
- waarde toevoegen via de bedrijfsvoering.
Met name in het eerste thema zijn de duurzame ontwerpprincipes verankerd, waarbij wordt gestuurd op de bekendheid van de duurzame ontwerpprincipes, het percentage van alle projecten waarin de duurzame principes worden afgewogen, de erkenning van opdrachtgevers als toegevoegde waarde en de mate waarin ontwerpleiders een (opfris)cursus hebben gehad.
Tot slot: continue verbetering
Zelfs partijen die dergelijke inspanningen leveren om een maatschappelijk verantwoord beleid neer te zetten en om duurzame adviezen te kunnen geven in projecten, staan pas aan het begin. Het monitoringsproces betekent niet alleen aandachtig sturen in de organisatie, maar ook het aanpassen van het systeem op basis van monitoringservaringen. Zo ligt het voor de hand dat onze KPI’s en duurzame ontwerpprincipes in de komende jaren moeten worden aangepast aan de actuele situatie van de markt en de maatschappij. Het MVO-team van Witteveen+Bos, dat vertegenwoordigd is door alle vier de sectoren van de organisatie, staat voor de taak om maatschappelijke sturing actueel te houden.
Maarten Schäffner is groepsleider CO2-Gestuurd Ontwerpen en Circulaire Economie bij ingenieursbureau Witteveen+Bos. Als sectorvertegenwoordiger in het MVO-team adviseert hij de directie op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het opstellen van de CO2-Footprint van de organisatie en het behoud van de CO2-prestatieladder certificering op niveau 5.
Leestip:
https://www.sigmaonline.nl/2016/11/7-rollen-mvo-manager-en-kwaliteitsmanager/
