Voorkom het woord melding in combinatie met de vertrouwenspersoon
Over de positie van de vertrouwenspersoon wordt weinig gesproken. Hierdoor ontstaat er onnodig veel ruis waardoor medewerkers niet worden aangemoedigd om in vroeg stadium het gesprek te starten. Zo wordt het luisterend oor of te wel gesprekspartner vaak verward met het zijn van een meldpunt. Een van de redenen waarom medewerkers een andere route kiezen als te maken krijgen met ongewenst gedrag, is dat men niet de regie over de situatie wil verliezen. Gevolg is dat medewerkers hierdoor de organisatie verlaten of in verzuimtraject terechtkomen. Het doen van een melding suggereert namelijk onderzoek/ waarheidsvinding.
De praktijk
In de praktijk zien we dat de positionering van de vertrouwenspersoon met name gericht is op het reageren van meldingen. Ze stellen zich vaak te terughoudend op als het gaat om de proactieve benadering ter voorkoming van het ongewenste gedrag. Dit wordt veroorzaakt door de beperking die vertrouwensperspersonen ervaren in hun rol en bevoegdheden. Er bestaat bijvoorbeeld onzekerheid over waar de grenzen liggen van hun rol: raak ik niet te veel betrokken bij situaties waarvoor ik niet ben opgeleid of niet de juiste bevoegdheid voor heb? Angst bij de interne vertrouwenspersoon voor mogelijke consequenties ten aanzien van de eigen positie in de organisatie. Het is belangrijk dat vertrouwenspersonen hierin hun weg vinden, met ondersteuning van de organisatie.
Maak je vertrouwenspersonen ambassadeurs van het preventiebeleid
Vertrouwenspersonen komen pas echt tot hun recht op het moment dat ze een proactieve rol innemen bij het voorkomen van problemen. Het gaat erom dat de vertrouwenspersonen in staat worden gesteld een brug te slaan tussen medewerkers en het leiderschapsteam, waarbij ze relevante inzichten en feedback kunnen bieden om een respectvolle omgeving te bevorderen. Het is belangrijk dat je de medewerkers goed informeert over wat een vertrouwenspersoon wel en niet doet. Daarnaast is het van cruciaal belang dat ook vertrouwenspersonen zelf voorlichten en informeren. Kennis verspreiden is een belangrijke factor bij het voorkomen van ongewenst gedrag. Zorg ervoor dat je vertrouwenspersonen een brug slaan tussen medewerkers en het leiderschapsteam.
Bescherming of verontschuldiging
In essentie is de vertrouwenspersoon een tussenpersoon tussen medewerkers en de organisatie, die bescherming biedt door vertrouwelijkheid te borgen. Let wel: de vertrouwenspersoon is niet verantwoordelijk voor het beleid en de keuzes die het management of het bestuur maakt. Om vriendjespolitiek te vermijden, is het belangrijk dat de selectie van vertrouwenspersonen gebaseerd is op objectieve criteria. Dit voorkomt dat medewerkers het gedrag van vertrouwenspersonen negatief interpreteren als het toepassen van de verdeel-en-heerstechniek.
Beluister de podcast: Stop het zwijgen
Door: Karin Bosman
Wil je meer lezen over het voorkomen en aanpakken van grensoverschrijdend gedrag? Lees dan ‘Stop het Zwijgen’, het boek dat expert in grensoverschrijdend gedrag Karin Bosman en reputatiestrateeg Frank Peters schreven.
