In plaats van proactief te bouwen aan een stevige en solide basis voor een veilige werkcultuur passen organisaties soms ‘stutten’ toe om bestaande problemen te beheersen of te verhelpen, zonder de onderliggende oorzaken aan te pakken. De organisatie verkeert dan helaas in een reactieve modus.
Kenmerken voor een dergelijke reactieve aanpak zijn:
- De organisatie neemt preventiemaatregelen niet serieus tot er zich een incident voordoet waardoor ze gedwongen wordt om te reageren op de gevolgen.
- De organisatie is terughoudend om in middelen te investeren enricht zich voornamelijk op kortetermijndoelen en -resultaten.
- De organisatie verzet zich tegen verandering en is zich niet bewust van het belang van preventieve beleidsvoering.
Na de berichten in de media over grensoverschrijdend gedrag, zoals bij The Voice en Ajax werden medewerkers in andere organisaties voornamelijk bestookt met e-mails vanuit de organisatie over de loketten waar ze terechtkunnen en waar ze op het intranet het beleid en de gedragscode kunnen vinden. Uiteraard is het belangrijk dat je op deze momenten van je laat horen, maar belangrijker is het om stil te staan bij het bestaansrecht van je preventiebeleid.
Zo betrek je het management
Het kan een uitdaging zijn om het management aan boord te krijgen bij het implementeren van een preventieve beleidsvoering. Bijvoorbeeld als managers zich te ver van de werkvloer bevinden en ze het beleid en de zorgen met betrekking tot ongewenst gedrag afdoen als ‘gezeur’. Het is belangrijk hen te overtuigen en te betrekken bij een proactieve aanpak. Laat in plaats van de obstakels, het pad van de voordelen zien.
Maak duidelijk wat het effect is als de organisatie investeert in preventieve maatregelen. Met deze acties kun je het management actief betrekken:
- Persoonlijke rol. Betrek het management persoonlijk door ze een rol te geven bij het tonen van het belang van een veilige werkomgeving en het onder de aandacht brengen van de preventieve maatregelen.
- Effecten inzichtelijk. Benadruk hoe de preventieve maatregelen een positieve impact kunnen hebben op de bedrijfsresultaten (verminderen van verloop, verzuim, bedrijfsreputatie). Leg uit hoe preventie helpt bij het beperken van de juridische risico’s en het voorkomen van juridische geschillen als gevolg van ongewenst gedrag. Laten weten bij welk loket medewerkers terechtkunnen. Als het kalf al verdronken is, maakt het geen onderdeel meer uit van een proactieve maar een reactieve aanpak. Dan ben je te laat!
- Pilotprogramma. Start een pilotprogramma om de effectiviteit van preventiemaatregelen te laten zien en het management vertrouwen te geven in de aanpak.
- Meetbare doelen. Concretisering helpt om de vooruitgang te volgen en resultaten te laten zien.
- Betrekken stakeholders. Creëer draagvlak voor preventiemaatregelen door belangrijke stakeholders te betrekken bij het besluitvormingsproces. Zoals de medewerkers die direct worden beïnvloed door de preventiemaatregelen. Maar ook leidinggevenden omdat ze moeten begrijpen en ondersteunen waarom deze maatregelen belangrijk zijn. En uiteraard moet het topmanagement volledig achter de preventiemaatregelen staan. Het is belangrijk iedereen te betrekken maar voorkom de ‘ik vind’-discussie. ‘Ik vind’ is een onbetrouwbare bron.
Het is belangrijk dat we de medewerkers als belangrijke stakeholders gaan zien. Onderzoek van TNO toont aan dat medewerkers de behoefte hebben om onafhankelijk te worden geïnformeerd en dat de onlineomgeving niet wordt vertrouwd. De discussie gaat te vaak over wat we moeten doen als er sprake is van ongewenst gedrag in plaats van hoe het ongewenste gedrag te voorkomen. Het begint met luisteren en informeren vanuit onafhankelijkheid, respect en vertrouwen.
Oorzaken voor het gebrek aan focus
Hoe komt het dat het lastig blijkt in gesprekken over ongewenst gedrag de focus op preventie te houden? Dit wordt vaak veroorzaakt door de emotionele lading. Als je persoonlijke ervaringen deelt, kan dit leiden tot sterke emoties en discussies over individuele gevallen, waardoor je de focus voor preventiemaatregelen verliest. Dit zijn andere mogelijke valkuilen waardoor de focus verschuift:
- De directe relevantie. Medewerkers voelen zich direct betrokken omdat ze in het verleden een dergelijke situatie hebben meegemaakt. Hierdoor bestaat het risico dat ze zich meer bezighouden met wat te doen als het probleem zich voordoet, dan te focussen op preventie.
- Als zich in de organisatie al verschillende voorvallen hebben voorgedaan, hebben medewerkers en leidinggevenden vaak een meer reactieve mindset en zijn ze geneigd vooral te denken over manieren om met de bestaande problemen om te gaan.
- Ook onzekerheid kan een rol spelen. Medewerkers en leidinggevenden kunnen aarzelen over welke specifieke preventiemaatregelen het effectiefst zijn, waardoor ze zich richten op wat te doen bij ongewenst gedrag.
Maak de gesprekken over preventieve beleidsvoering effectiever en focus op het voorkomen van ongewenst gedrag in plaats van alleen te reageren op bestaande problemen.
Beluister de podcast: Aanpakken van grensoverschrijdend gedrag met Karin Bosman en Frank Peters
Bron: Stop het zwijgen
Door: Karin Bosman, Frank Peters
