Een veel gehoorde reactie van leidinggevenden, bestuurders: ‘Je kan altijd bij mij terecht.’ Het hebben van een open deur betekent niets als medewerkers zich niet comfortabel voelen om binnen te stappen om hun zorgen te uiten of problemen te bespreken. Het is belangrijk dat je niet alleen fysiek beschikbaar bent, maar ook emotioneel en mentaal aanwezig bent voor je team. Het voorkomen en signaleren van ongewenst gedrag vereist een diepgaand begrip van menselijk gedrag, sociale dynamiek en het vermogen om effectieve oplossingen te vinden die het welzijn van je medewerkers vooruithelpt en ook beschermt.
Aan de slag met preventie
De praktijk bewijst dat het voor veel organisaties een uitdaging is om actief aan de slag te gaan met preventiemaatregelen. Dat begint bij een gebrek aan betrokkenheid van leiders die het goede voorbeeld moeten geven en door een gebrek aan communicatie over de inzet van de organisatie op dit vlak. Doodzonde, want proactieve preventiemaatregelen zoals het bevorderen van sociale interactie en het aanleren van stressvaardigheden zijn zeer belangrijk. Het vergroten van zichtbaarheid van de activiteiten om ongewenst gedrag te voorkomen, te signaleren en aan te pakken vraagt om een voortdurend doordachte aanpak en inspanning. Passief het beleid delen op intranet of in nieuwsbrieven is bij lange na niet voldoende om een cultuur van vertrouwen te creëren. Leunen op de open deur heeft alleen impact als je medewerkers het gevoel hebben dat ze serieus genomen worden en er daadwerkelijk naar ze wordt geluisterd. Dit vraagt om een cultuur waarin vertrouwen, respect en openheid centraal staan.
Verantwoordelijkheid ontwijken?
In organisaties waar traditionele methoden de norm zijn is het een bekend refrein: ‘Ik had het eerder willen weten.’ Het suggereert een bereidheid om te luisteren naar feedback en te veranderen, echter zijn traditionele methoden een signaal dat je als organisatie niet voldoende openstaat voor verandering of feedback. Waar collega’s zich niet gehoord of betrokken voelen kan de verantwoordelijkheid om je uit te spreken niet alleen bij medewerkers worden neergelegd. Het is misschien ook wat makkelijk om ‘Ik had het eerder willen weten’ af te doen als een poging om verantwoordelijkheid te ontwijken. Wat als we dit zien als een kans om de organisatiecultuur te veranderen naar een omgeving waarin we open communicatie en feedback weten aan te moedigen? De wens om dingen eerder te weten te komen is ook een erkenning van het belang van proactieve betrokkenheid en luisteren naar medewerkers. Een mogelijkheid om vertrouwen op te bouwen door transparantie en betrokkenheid te tonen.
Leren en veranderen
Gebruik als organisatie het ‘willen weten’ als een gelegenheid om te laten zien dat je bereid bent om te leren en te veranderen. Zie het maar als een uitnodiging tot actie en een mogelijkheid om de cultuur te verbeteren en je medewerkers te betrekken en samen te werken aan een positieve en inclusieve werkomgeving.
Door: Karin Bosman
Wil je meer lezen over het voorkomen en aanpakken van grensoverschrijdend gedrag? Lees dan ‘Stop het Zwijgen’, het boek dat expert in grensoverschrijdend gedrag Karin Bosman en reputatiestrateeg Frank Peters schreven.
