Gebruik de Process Designer om te komen tot een gefocuste dialoog met jouw collega’s over je volgende proces. Ontdek nieuwe verbanden, zie de blinde vlekken en creëer samen het geheel.
Op de template wordt elk van de tien procesvragen gerepresenteerd door een icoon, en samen vormen ze het visuele verhaal van je volledige aankomende proces.
De achtergrond van het proces is helemaal achteraan links aan de horizon geplaatst. Daarnaast is, in de lucht, plaats om het hogere doel van het proces te noteren. Rechts in de template vind je ruimte voor het procesdoel, met als icoon een dartbord. Daaronder staat een document met ruimte om de procesresultaten te noteren.
Hoe?
Teken de template of download als PDF. Het aantal deelnemers, de processtappen en de situatieinhoud kunnen worden aangepast in relatie tot het huidige proces.De procesdeelnemers zijn op twee plaatsen in de template getekend – op het pad rechts en op het pad links. De deelnemer-ervaring voorafgaand aan het proces is links opgenomen, de deelnemer-ervaring erna aan de rechterkant.
Het platform in het midden van de template symboliseert de situatie, dat wil zeggen, het proces zelf. Boven het platform hangen een paar sterren. Deze symboliseren de principes die leidend zullen zijn voor het proces. Onder het platform staat een pijl die de processtappen laat zien. Rechts bovenaan is een pijlvormig bord met een paar voetstappen getekend, waar je de volgende stappen van het proces kunt invullen.
Process designer achtergrond
Wat is de achtergrond? Het achtergrondveld beschrijft wat aan het proces voorafging – met andere woorden, de reden dat het proces is gelanceerd.
De meest essentiële behoeften, trends, gebeurtenissen, data of beslissingen die hebben geleid tot de wens het proces te lanceren, worden hier genoteerd.
Voorbeeld
Een manager bereidt een presentatie voor zijn/haar werknemers voor.Overwegingen
Wat was de aanleiding dat ik deze presentatie moet geven? Uit welke behoeften is dit voortgekomen? Welke gebeurtenissen, beslissingen of data dienen als basis voor de presentatie?Hoger doel
Wat is het hogere doel van het proces? Een hoger doel (purpose) geeft
een antwoord op de vraag waarom een proces moet plaatsvinden.
Een duidelijk hoger doel is betekenisvol en gefocust. Elke activiteit en elk resultaat van een proces moet geëvalueerd kunnen worden in relatie tot het hogere doel van het proces.
Het hogere doel moet overtuigend zijn en moet de deelnemers leiden
richting het gewenste resultaat.
Voorbeeld
Werknemers bereiden een nieuwe structuur voor hun wekelijkse afdelingsoverleg voor.Overwegingen.
Waarom moeten de deelnemers bij elkaar komen? Wat is het hogere doel van hun wekelijkse meetings?Doel proces
Wat is het doel van het proces? Een doel beschrijft wat je wilt bereiken.
Het doel geeft de richting aan. Elk proces moet een duidelijk en goed
omschreven doel hebben dat de deelnemers energie geeft en het gevoel bij
te willen dragen stimuleert.
Het is makkelijker om in de richting van concrete doelen te bewegen. Een
goed omschreven doel kan in het hele proces worden gebruikt om te beoordelen of je op het juiste spoor zit.
Voorbeeld
Een projectgroep ontwerpt een managementseminar.Overwegingen
Wat is het doel van het managementseminar? Waar moeten we ons op richten? Hoe kunnen we zien dat we het doel hebben bereikt? Hoe vallen ons doel en ons hogere doel samen?Resultaten
Wat is het resultaat van het proces? Concrete resultaten die je kunt zien,
wegen, meten en tellen. Het verwoorden van de procesresultaten maakt het procesdoel actiegericht. Er wordt duidelijk gemaakt wat er uit het proces moet komen. In aansluiting op het proces is het niet zozeer het doel, als wel de resultaten die verder worden meegenomen. De resultaten moeten corresponderen met het hogere doel en het doel van het proces.
Voorbeeld
Het innovatieteam plant een workshop om ideeën te genereren.Overwegingen
Welke resultaten moet de workshop opleveren? Welke concrete elementen zullen tijdens de workshop geproduceerd worden? Welke zichtbare en meetbare resultaten laten zien dat we het doel bereikt hebben?Deelnemers Process design
Wie nemen deel aan het proces? De individuen die deelnemen aan het proces worden beschreven in het veld Deelnemers. Ze kunnen met verschillende profielen beschreven worden: behoeften, belangen, rollen, verantwoordelijkheden en taken, of als collectieve groep met gemeenschappelijke kenmerken.
Het is belangrijk te verduidelijken om welk type deelnemer het gaat, zodat iedereen er op de best mogelijke manier bij betrokken wordt, en om te
zorgen dat iedereen kan helpen bijdragen aan het hogere doel van het proces. Van alle deelnemers of deelnemersgroepen wordt een korte beschrijving gegeven van wie ze zijn, waar ze vandaan komen en wat ze zullen bijdragen.
Voorbeeld
Voorbereiding van een trainingssessie.Overwegingen.
Wie zijn de deelnemers? Wat is hun belang in de trainingssessie? Wie heeft welke rollen, verantwoordelijkheden en taken tijdens de sessie? Wat kenmerkt de deelnemers als groep? Welke resources heeft elke individuele deelnemer, en hoe worden deze ingezet?Principes
Welke principes zijn leidend voor het proces? Principes zijn richtlijnen of ‘leidende sterren’ die beschrijven hoe we het beste samenwerken in een bepaald proces.
Principes drukken attitudes, waarden en kwaliteiten uit. Principes helpen om de uitdagingen aan te pakken die gedurende het proces kunnen ontstaan.
Een principe moet ruimte bieden, zodat het inclusief kan zijn – niet exclusief. Tegelijkertijd moet het eenvoudig blijven, zodat iedereen het principe begrijpt en eigenaar wordt.
Voorbeeld
Een projectgroep plant een openbare vergadering.Overwegingen.
Hoe moeten de deelnemers samenwerken om een zinvolle dialoog te hebben? Hoe moeten de deelnemers handelen om de doelen en gewenste resultaten te behalen?Process situatie
Waar en wanneer vindt het proces plaats? Dit veld beschrijft de situatie en de tijd, plaats en fysieke context waarin het proces zal plaatsvinden:
Waar (locatie), wanneer (periode, data en tijden) en welke resources zijn nodig (faciliteiten, uitrusting en materialen)?
Een goed procesontwerp heeft een gedetailleerde situatiebeschrijving, zodat de fysieke omgeving het geplande proces zo optimaal mogelijk ondersteunt.
Indien van toepassing, schets de meest ideale lay-out van de ruimten. Welke uitrusting is nodig voor een geslaagd proces en welke materialen zijn nodig om mee te werken?
Voorbeeld
Een groep bereidt een workshop voor.Overwegingen
Wanneer vindt de workshop plaats? Waar vindt hij plaats? Op welke locatie en in welke ruimten? Welke uitrusting en materialen hebben we nodig?Processtappen
Welke stappen omvat het proces? Dit veld bevat een beschrijving van de stappen waaruit het project van begin tot eind bestaat. Stap voor stap.
De processtappen zijn de bouwstenen die ervoor zorgen dat het hogere doel van het proces zich binnen concrete activiteiten ontvouwt, zodat het doel wordt bereikt en de resultaten worden behaald.
Elke stap in het proces krijgt een titel en een korte beschrijving. Een processtap kan ook beschrijven wie verantwoordelijk is voor wat en wanneer. In de eerste ronde hoeven alleen de overkoepelende stappen opgenomen te worden in jouw Process Designer. Het detailniveau kan later in een draaiboek worden vergroot.
Voorbeeld
Een groep ontwerpt een evaluatieproces.Overwegingen
Uit welke processtappen moet het evaluatieproces bestaan? Wat moeten we eerst doen, wat gaandeweg, wat als laatste? Hoe zit er variatie in ons proces?Deelnemer-ervaring
Welke deelnemer-ervaring biedt het proces? De deelnemer-ervaring is een kwestie van jezelf verplaatsen in de deelnemer en verwoorden wat
deelnemers voor, tijdens en na een proces zullen ervaren.
Jezelf verplaatsen in de deelnemer, is een doorslaggevende factor voor of je erin slaagt een proces te ontwerpen dat relevant is. Een slimme procesdesigner houdt rekening met de behoeften en belangen van deelnemers en hun verwachtingen van een proces.
Geef woorden en beelden aan wat de verschillende deelnemers denken, zeggen en doen, voor, tijdens en na het proces.
Voorbeeld
Een manager bereidt de jaarlijkse beoordeling van een werknemer voor.Overwegingen
Welke ervaring moet de werknemer door deze meeting krijgen? Wat zegt hij of zij voor, tijdens en na de meeting? Wat kan hij of zij na de meeting doen?Volgende stap
Wat gebeurt er na het proces? Een duidelijk beeld hebben van wat er meteen na een proces gebeurt, helpt ervoor te zorgen dat het werk en
de input die alle deelnemers inbrengen in het proces, wordt erkend en meegenomen. Beschrijf de follow-up in zo concreet mogelijke termen. Dit
kan zo simpel zijn als vastleggen wie notuleert of het versturen van een nieuwe vergaderingsuitnodiging.
Een duidelijk beeld hebben van wat er meteen na een proces gebeurt, helpt ervoor te zorgen dat het werk wordt doorgevoerd.
Voorbeeld
Een projectgroep ontwerpt een conferentie.Overwegingen
Wat gebeurt er meteen na de conferentie? Wie gaat de resultaten gebruiken? Wanneer en hoe zullen ze worden gebruikt?Bron: Visueel samenwerken
Door: Loa Baastrup, Ole Qvist-Sørensen
