Over de afgelopen jaren is het steeds normaler geworden om te werken buiten de vier muren van het kantoor. Tegenwoordig kunnen ook thuis, een café om de hoek en het hotelbalkon tijdens de workation als werkplek bestempeld worden. Mensen fysiek samenbrengen kan dan ook een uitdaging zijn. Ook voor die voor innovatie zo belangrijke brainstorm. Dan is het fijn dat je tegenwoordig ook heel goed online een brainstorm kan houden. Het werkt niet helemaal hetzelfde als een offline brainstorm, maar de technologie brengt aan de andere kant ook weer voordelen mee. Waar een goede voorbereiding bij een offline brainstorm al heel belangrijk is, voor een online brainstorm kan je absoluut niet zonder.
Hierbij mijn belangrijkste tips:
Tip #1 Bepaal de doelstelling van de online brainstorm
Brainstormen online of offline doe je met een doel, wellicht los je een intern vraagstuk op, of bepaal je het thema van de volgende social media campagne. Zorg ervoor dat het concreet is waarover je gaat brainstormen en wat je met het team wil oplossen. Een brainstormsessie over het thema van de feestdagencampagne 2024 leent zich prima voor een online brainstorm. Wanneer het thema algemener is zoals het opnieuw formuleren van de nieuwe marketing -/ communicatieboodschap, en je iets meer wilt meegeven en creativiteit als vaardigheid wilt trainen, dan zou ik dat eerder offline voorstellen. Technologie kan nog steeds een belangrijke rol spelen in het verbeteren van offline brainstormsessies. Je kan ook kijken naar de mogelijkheid om de kick-off fysiek te doen en daarna in kleinere online breakout-sessies de deelvragen te beantwoorden.
Tip #2 Zet een briefing op en deel deze tijdig met de deelnemers
Bij online brainstormen komt er veel meer bij kijken dan offline brainstormen. Door vooraf een briefing te delen met de deelnemers voorkom je dat je tijd verliest aan onnuttige situaties. Denk aan de installatie van een brainstormtool (ik gebruik zelf Lucidspark in combinatie met Zoom), video app updaten, een agenda van de brainstorm, camera’s en geluid vooraf checken. Het is ook handig om te vermelden hoe je omgaat met de chat, vragen tijdens de sessie en wie welke rollen heeft. Zo weten alle deelnemers waar ze aan toe zijn en begin je met een vliegende start.
Tip #3 Voorbereiding in je brainstormtool
De facilitator heeft een begeleidende rol tijdens de online brainstorm en heeft ook als taak om het brainstormboard zo goed mogelijk voor te bereiden. In Lucidspark maak ik dus een canvas aan die het meest geschikt is voor mijn brainstorm. Om geen tijd te verliezen tijdens de online brainstorm maak ik in het canvas al van tevoren de verschillende onderdelen en oefeningen aan. Dit is een absolute must die ik iedereen aanraad die van plan is om een online brainstorm te organiseren. Het is ook handig om meerdere onderdelen of oefeningen te verbergen totdat je daadwerkelijk klaar bent om ze uit te voeren, om verwarring of afleiding te voorkomen.
Tip #4 Een brainstorm interactief houden
Een online brainstorm plan je het liefst in op de productieve uren van de dag. Brainstormen einde dag of op vrijdag is al een no-go wat mij betreft.
Goed om te onthouden is dat met online brainstormen het gevaar bestaat dat niet elke deelnemer wordt gehoord. Ik moedig facilitators dan ook aan om regelmatige check-ins te doen bij de deelnemers. Mochten er vragen zijn kan dit tijdens een check-in naar voren komen. Neem dit ook mee in het draaiboek en voorbereiding. Zie je deelnemers staren, wegkijken of terughoudend zijn dan kan je actief vragen of je ze ergens mee kan helpen. Een belangrijke kanttekening om te maken is dat deze aanpak niet voor deelnemers werkt die zich niet op hun gemak voelen om hun stem te laten horen tijdens online brainstormsessies. Zorg ervoor dat je de andere communicatiekanalen in de gaten houdt, zoals de chat of het toevoegen van hun ideeën aan het canvas.
De facilitator heeft ook de taak om het energiemanagement in de gaten te houden. Zo is het lastiger om de energie en de betrokkenheid van de groep te managen, omdat je minder zicht hebt op de non-verbale signalen van de deelnemers en is het lastiger de algehele sfeer aan te voelen. In Lucidspark zijn er leuke templates om dit te checken. Kijk of de deelnemers een pauze nodig hebben, een energizer, of gewoon even video uit en koffie/thee halen. Persoonlijk vind ik de oefening ‘’vind de schat’’ een leuke energizer; de deelnemers moeten op zoek naar een voorwerp in huis (denk aan een lepel, theezakjes of pindakaas). De deelnemer die als eerste terug is mag het volgende voorwerp noemen. Wel moet je de tijd goed in de gaten houden.
De intensiteit van een online brainstorm is ook anders dan een offline brainstorm. De focus houden en afleiding vermijden is voor 1 tot 2 uur erg lastig. Een idee is dan om de deelnemers bij 1 of 2 oefeningen de camera uit te laten zetten zodat ze rustig kunnen lezen of nadenken.
Virtueel een eind aan breien
Na 1 tot 2 uur actief gebrainstormd te hebben is het tijd om af te sluiten. Beslis of het doel is behaald en geef aan welke notities de deelnemers achteraf ontvangen. Wellicht is het nodig om een vervolg in te plannen of de ideeën tot acties om te zetten. Een belangrijk winstpunt van een online brainstorm is dat de sessie direct gedocumenteerd is via de chats, de aantekeningen en eventuele andere visuele tools. Met deze documentatie kunnen teams verder met de volgende stappen om hun ideeën te realiseren.
Neem vooral ook de brainstorm op, zodat je deze kunt terugkijken om te evalueren waar de verbeterpunten zitten.
Kort samengevat vergt de voorbereiding van een online brainstorm dus wat werk. Maar daarmee ben je dan wel goed op weg om een effectieve maar ook productieve brainstorm te organiseren.
Door: Lisa van Asseldonk
