Het boek Competente mensen incompetente teams gaat over taaksystemen. Met ‘taaksysteem’ bedoel ik: een groep mensen met een gezamenlijk – individu-overstijgend – doel waartoe samenwerking de sleutel is. De definitie van het abstracte ‘systeem’ luidt: een entiteit die is samengesteld uit meerdere componenten, en die door de relaties tussen de componenten enige mate van samenhang, ordening en complexiteit vertoont.
Systemen en taaksystemen
Het begrip ‘systeem’ kun je in die zin toepassen op zo ongeveer álles wat wij kennen: alles hangt immers met alles samen. In het voorbeeld over Erik staan vier voorbeelden van menselijke systemen. Twee zijn taaksystemen: de afdeling en het kennisexpertiseteam. De gezamenlijke taak is hier de verbindende factor tussen de componenten (de leden) in deze systemen. Een organisatie is een taaksysteem, een afdeling, een projectgroep, een team enzovoort. De twee andere genoemde systemen – gezin en vriendengroep – zijn liefdessystemen: de “ verbindende factor tussen de leden is liefde.
Een systeem is in de wetenschap een entiteit die is samengesteld uit meerdere componenten, en die door de relaties tussen de componenten enige mate van samenhang, ordening en complexiteit vertoont.
Een belangrijke eerste interventie in het werken met taaksystemen is bepalen over welk systeem we het precies hebben. Het bepalen van de systeemgrens. Deze grens hangt samen met de omgeving waarin dit taaksysteem zich bevindt – de context – én het gezamenlijke doel of de gezamenlijke taak die het taaksysteem wil bereiken.
Context bepaalt grens taaksystemen
Afhankelijk van de context en het te behalen doel spreek je met elkaar af wat de grens van het taaksysteem is. Alleen die functies die bijdragen aan het gezamenlijke systeemdoel hebben een functionele positie in het systeem en vallen dus binnen de grens van het taaksysteem.
Het kennisexpertiseteam waarvan Erik de voorzitter is, bestaat naast Erik uit vijf kennismanagers met verschillende expertisegebieden en een assistente. Deze zeven leden leveren allemaal een andere functionele bijdrage aan het team. Het doel van het team is om binnen een jaar met een innovatief plan te komen. Er worden met regelmaat collega’s uitgenodigd om deel te nemen aan de vergadering en hun expertise te delen. Deze collega’s zijn echter geen onderdeel van het kennisexpertiseteam.
Een taaksysteem bestaat uit leden die afhankelijk zijn van elkaar om de gezamenlijke doelen of concrete resultaten te realiseren.
Ook het boek kent een systeemgrens. Als we kijken naar deze grens, dan ligt die in eerste instantie bij ons als soort: we hebben het over mensen en dus over levende menselijke systemen. De tweede systeemgrens ligt bij de mensen die in organisaties werken. En ten slotte hebben we het over mensen die in organisaties werken waar samenwerking de sleutel is tot optimale prestaties in die organisaties. Kortom: mensen die samenwerken in organisaties om resultaten te behalen.
De systemen in dit boek zijn dus menselijke systemen in een organisatiecontext waarin wordt samengewerkt aan een gezamenlijk doel. Het bekendste voorbeeld hiervan is een team, maar het kunnen ook projectgroepen, organisatieoverstijgende samenwerkingsverbanden of afdelingen zijn – noem maar op. Een taaksysteem bestaat uit leden die afhankelijk zijn van elkaar om de gezamenlijke doelstelling te realiseren. Dit kunnen ze niet individueel.
Een taaksysteem is iets anders dan de som der delen
Veel leidinggevenden, consultants en coaches worstelen met stroperige en niet-productieve samenwerkingsbijeenkomsten. Ze gaan meestal zelf hard aan het werk om vooruitgang te krijgen. Men probeert hier negen van de tien keer iets aan te doen door individuele gesprekken met de leden te voeren. Veelal zonder gewenst resultaat. Hoe kan dat?
Het zou goed kunnen dat de interventie – het gesprek – het individu wel geraakt heeft, maar het geheel – het systeem als levende entiteit – niet. Daar spelen dynamieken die voorbijgaan aan de individuele insteek of intentie. Helaas doet de individuele intentie en competentie er op systeemniveau niet zo veel toe.
Het krachtenveld in het taaksysteem is sterker – en van grote invloed op ons gedrag – dan de individuele intentie tot gedrag. Dit is een wezenlijk principe in het werken met groepen. Wie verwacht de competenties van de individuele leden terug te zien in de totale groep, komt vaak bedrogen uit. Als je het taaksysteem als geheel wil beïnvloeden, moet je interveniëren in het systeem als geheel en niet individueel.
Als je het taaksysteem wil beïnvloeden, moet je op systeemniveau interveniëren.
Waar wil je resultaten bereiken?
Het is belangrijk dat je je realiseert op welk niveau je resultaten wilt bereiken: zijn het de individuele leden van het taaksysteem die voor hun eigen individuele taak beter moeten presteren? Dan is het effectief om individueel te interveniëren, bijvoorbeeld door met de persoon om wie het gaat in gesprek te gaan. Maar als je wilt dat het totale taaksysteem als geheel beter gaat presteren en effectiever gaat samenwerken, dan is elke individuele interventie verspilde energie.
Als je het groepssysteem wil beïnvloeden, moet je op groepsniveau interveniëren. In eerste instantie betekent dit dat je een taaksysteem als geheel leert waarnemen. Dit is niet gemakkelijk, en doorgaans is het iets wat we moeten leren en waar we onszelf blijvend in moeten trainen.
Bron: Competente mensen incompetente teams
Door: Jobbeke de Jong
