Systeemdenken betekent inzien dat je nu eens niet moet dóén, maar moet dénken. Het is een methode om zicht te krijgen op de complexiteit in organisaties, of breder: sociale systemen. Sociale systemen bestaan voor het grootste deel uit vaste patronen. Dat zijn patronen waarvan we ons vaak niet bewust zijn: we zijn erin vastgeknoopt, we raken ermee vergroeid. En daardoor merken we niet op wat er voor onze eigen ogen gebeurt.
Proces dat gaande is
Hierdoor is het mogelijk dat een organisatie wordt overvallen door een gebeurtenis die een buitenstaander allang heeft zien aankomen. Het lijkt voor de organisatie alsof de zaken er plotseling heel slecht voorstaan, terwijl het proces al geruime tijd gaande was. Dat gebeurt bijvoorbeeld als er in een organisatie steeds minder aandacht is voor kwaliteit. Een enkele klant loopt weg, een volgende ook en ineens is het mis. Vaak hebben de mensen binnen de organisatie het patroon niet gezien, doordat ze iedere gebeurtenis op zich hebben beschouwd:
Ach, die ene klant …’
Patronen bouw je samen met je omgeving op. Als weglopende klanten onderdeel worden van je referentiekader, ben je vastgeknoopt geraakt in een patroon en ben je je er niet meer van bewust.
Systeemdenken: naar het geheel kijken
Een simpel voorbeeld van systeemdenken in de praktijk is analyseren hoe mensen omgaan met werkdruk. In vrijwel alle organisaties komt het wel eens voor: plotseling loopt de werkdruk op. Een tijdje geleden kon je het werk aan, maar nu loopt het over je bureau heen en het wordt steeds erger. Je hebt geen tijd om dingen fatsoenlijk af te werken en je kunt je afspraken niet nakomen, net als anderen, die het ook te druk hebben.
Vaak wordt er dan binnen de groep gepraat over een uitweg, en wordt er plechtig beloofd dat voortaan de afspraken zullen worden nagekomen. Er wordt gekozen voor afspraken als aangrijpingspunt, omdat daar de meeste pijn gevoeld wordt. Het grappige is dat als je bordjes met ‘afspraak = afspraak’ ziet verschijnen in kantoren en vergaderruimten, je ervan op aan kunt dat dat niet het geval is …
Kijken naar het geheel
Een systeemdenker kijkt in dat geval naar het geheel. Zo’n probleem zou er dan kunnen uitzien als in de figuur:
Alle verschijnselen hangen waarschijnlijk samen in een oorzakelijk verband. Als we die samenhang zien, kunnen we ook wat genuanceerder over oplossingen nadenken. Het inzicht in de samenhang tussen de verschijnselen maakt het mogelijk om effectief in te grijpen. Het aantal mogelijke oplossingen wordt vergroot. In dit geval is het waarschijnlijk verstandig om afspraken te maken over prioriteiten en consequent de prioriteitenlijst af te werken.
De onderliggende dynamieken achterhalen met systeemdenken
Systeemdenken gaat over het herkennen van patronen op ons werk en in ons dagelijks leven. Het is een bekende en goed onderzochte methode om complexiteit in organisaties in kaart te brengen en de oorzaken van hardnekkige, steeds terugkerende problemen en patronen te achterhalen. De methode is een belangrijk hulpmiddel om een gedeeld beeld te krijgen van de onderliggende dynamieken die de huidige situatie veroorzaken. Door met de andere betrokkenen de verschillende visies op de dynamiek en samenhang in het systeem te bespreken, kun je gezamenlijk tot heldere voorstellen voor actie komen.
Bron: Systeemdenken voor managers
Door: Jaap Schaveling, Bill Bryan
