Het aankondigen van beslissingen en veranderingen binnen een organisatie gaat vaak gepaard met emotie. Deze emotie kan leiden tot ruis, onduidelijkheid en zelfs conflict. Als bestuurders en managers is het daarom belangrijk om niet alleen te communiceren wat je wilt vertellen, maar vooral om na te denken over wat de ander nodig heeft om jouw boodschap te begrijpen en accepteren.
Het is daarbij essentieel om te herkennen met wat voor soort ‘ontvangers’ van de boodschap je te maken hebt. In mijn boek bespreek ik vier soorten. Elk heeft zijn eigen kenmerken en behoeften. Hier is hoe je hen kunt herkennen en wat je kunt doen om effectief te communiceren.
1. Vlaggetjesmensen
Kenmerken: Vlaggetjesmensen zijn loyale volgers van je organisatie. Je herkent ze aan zinnen als ‘ik heb oranje bloed’ – als het logo van je organisatie oranje is. Deze mensen zoeken bevestiging bij hun leiders. Ze willen zien dat hun waarden en overtuigingen worden weerspiegeld in de besluiten die je neemt.
Effectieve Communicatie: Gebruik inspirerende taal en benadruk de gemeenschappelijke doelen en waarden. Zorg ervoor dat zij zich gezien en erkend voelen en geef ze zelfs bij slecht nieuws redenen om trots te zijn op de organisatie, bijvoorbeeld met een goed (intern) merkverhaal.
2. Belanghebbenden
Kenmerken: Belanghebbenden zijn mensen die direct belang hebben bij de beslissing die je genomen hebt. Zij willen duidelijkheid en inspraak. Ze voelen zich gehoord wanneer ze actief kunnen bijdragen aan de besluitvorming en verwachten dat hun input serieus wordt genomen.
Effectieve Communicatie: Betrek belanghebbenden vanaf het begin bij de planning en uitvoering van veranderingen. Wees open over de stappen die worden genomen en hoe hun input de uitkomst beïnvloedt. Organiseer workshops en feedbacksessies om hun betrokkenheid te vergroten.
3. Professionele Toeschouwers
Kenmerken: Deze groep bestaat vaak uit betrokken stafafdelingen. Hun werk is om het management en de directie te ondersteunen. Ze hebben behoefte aan gedetailleerde informatie en heldere, uitvoerbare plannen en willen erkend worden in hun professionaliteit.
Effectieve Communicatie: Zorg dat je je dossiers op orde hebt en de feiten kent. Vraag hulp en feedback aan de professionele luisteraar en laat zien dat je de adviezen serieus neemt. Koppel ook terug wanneer je adviezen niet overneemt.
4. De Massa
Kenmerken: De massa bestaat uit de brede groep medewerkers die niet direct betrokken zijn bij de besluitvorming, maar wel de impact van de veranderingen voelen. Ze willen weten hoe veranderingen hen persoonlijk beïnvloeden en wat er van hen wordt verwacht.
Effectieve Communicatie: Zorg voor begrijpelijke en toegankelijke informatie. Stel mensen in de gelegenheid om op hun eigen manier en in hun eigen tempo de informatie tot zich te nemen en geef gelegenheid om (eindeloos) vragen te stellen. De manier waarop jij met hun vragen en emotie omgaat is bepalend voor hoe zij het beleid zullen ontvangen.
Helderheid in de Politieke Arena
De politieke arena, zowel binnen organisaties als in bredere contexten, heeft baat bij helderheid. Door je boodschap op de juiste manier bij de juiste groep te brengen, voorkom je ruis en onduidelijkheid. Dit leidt tot een effectievere implementatie van veranderingen en een positievere werkomgeving.
Wil je meer weten over hoe je effectief kunt communiceren en met draagvlak veranderingen kunt doorvoeren binnen je organisatie? Lees dan mijn boek De nieuwe bestuurscultuur begint bij jou voor diepgaande inzichten en praktische tips.
Door: Rogier Havelaar
