Het stroomdiagram is een instrument voor het helder weergeven van het verloop van een proces. Een stroomdiagram is een plaatje van de afzonderlijke, op elkaar volgende stappen in een proces. Er worden gestandaardiseerde symbolen gebruikt. De Engelse term is process flowchart, of process flow diagram.
Wat is het stroomdiagram?
Het stroomdiagram is een generieke tool die voor verschillende doeleinden kan worden gebruikt. Bijvoorbeeld om een productieproces te beschrijven in een fabriek, of voor het beschrijven van de route die materialen afleggen. Ook kan het gebruikt worden bij het nemen van beslissingen. Je kan dan in kaart brengen welke mensen erbij betrokken zijn of welke procesmaatregelen genomen moeten worden.
Het proces waar je het diagram van maakt kan van alles beschrijven: een productieproces, administratief proces, een dienstverleningsproces of een projectplan.
Wanneer gebruik je een stroomdiagram?
Een stroomdiagram is handig te gebruiken bijvoorbeeld:
- om begrip te krijgen van hoe een proces verloopt;
- om een verbeterproces te begrijpen;
- met anderen te communiceren over hoe een proces loopt;
- als betere communicatie nodig is tussen mensen die bij hetzelfde proces betrokken zijn;
- om een proces te documenteren;
- als je een project gaat plannen;
Hoe werkt het?
Door via grafische symbolen de stroom van activiteiten in een proces weer te geven, wordt een helder beeld verkregen van het verloop van een proces. Daarbij wordt gebruikgemaakt van gestandaardiseerde symbolen.
Voorbeeld
Voor het regelen van een lunchafspraak bij een restaurant wordt het volgende stroomdia- gram ontworpen:
Aanpak
- Bepaal welk proces in kaart moet worden gebracht.
- Bepaal de grenzen van het proces; alles wat het proces in komt is invoer, alles wat het proces verlaat is uitvoer.
- Start het tekenen van het stroomdiagram met het terminalsymbool met daarin de tekst ‘start’.
- Teken daar rechtsonder het input/output-symbool waarin wordt aangegeven wat het proces binnenkomt en als ‘trigger’ werkt om het proces te starten.
- Teken nu de eerste activiteit in het processymbool, verbind dit via een lijn met het startsymbool en teken de lijn vanaf het input/output-symbool naar deze lijn.
- Volg nu alle activiteiten en beslissingen binnen het proces alsof je er een film van maakt. De activiteiten worden beschreven met het processymbool, en de omschrijving bevat dus altijd een werkwoord; de beslissingen worden beschreven met het beslissymbool en bevatten dus (vrijwel) altijd een vraag.
- Documenten die worden gebruikt bij een processtap, worden met het documentsymbool aangegeven met een pijl in de richting van het processymbool; documenten die door de activiteit worden gegenereerd, worden weergegeven met een documentsymbool met een pijl, gericht van het processymbool af.
- Als een activiteit een controle betreft, kan in het parametersymbool worden aangegeven welke kenmerken er allemaal moeten worden gecontroleerd.
- Beëindig alle stromen die het proces verlaten met een terminalsymbool met de tekst ‘stop’. Dat kunnen er meerdere zijn omdat een proces verscheidene mogelijkheden kan hebben om te stoppen (waar dan andere processen doorgaan).
Opmerkingen bij het stroomdiagram
- Teken het proces altijd zo dat de beschrijving van de hoofdstroom linksboven begint en linksonder eindigt. Regelkringen of documenten worden dan naar rechts getekend ten opzichte van die hoofdstroom. Zo ontstaat een rustig beeld en voorkom je dat het stroomdiagram een nog grotere chaos wordt dan het proces zelf. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen informatiestromen (gestippelde lijnen) en materiestromen (doorgetrokken lijnen).
- Als er bij een beslissing meer dan twee uitkomsten mogelijk zijn, kan dat worden opgelost door een serie vragen, bijvoorbeeld gerangschikt naar waarschijnlijkheid van optreden (Pareto).
Bron: 111 Instrumenten van kwaliteitsverbetering
Door: Arend Oosterhoorn
