Faciliteren draait om het ondersteunen van je deelnemers om er samen een goede (hybride) bijeenkomst van te maken. Dat begint bij de inloop. Een bijeenkomst brengt mensen bij elkaar die daarvoor iets anders deden. Idealiter is de start van de meeting zo ingericht dat iedereen makkelijk actief mee kan gaan doen. Als iemand met haar aandacht nog bij iets anders is, kan zij niet goed aansluiten. Zorg voor een duidelijke overgang en start. Heet mensen welkom bij binnenkomst, zorg voor een opgeruimde zaal, speel muziek of een videoclip (zeker online en hybride kan dat een simpele en prettige binnenkomer zijn).
Geschatte leestijd: 4 minuten
Als facilitator vervul of verdeel je ook verschillende rollen (voorzitter, co-host et cetera). Door de meeting te openen met het benoemen van de etiquette, huisregels en doelen, zet je de juiste toon. Goed faciliteren vraagt ook dat je helder en volledig uitlegt wat je gaat doen.
Fluistergesprekjes als aandachtspunt
Een aandachtspunt bij hybride bijeenkomsten zijn de ‘fluistergesprekjes’ die offline vaak voorkomen (en ook heel nuttig kunnen zijn). Normaal gesproken is het misschien al storend dat twee collega’s tijdens de vergadering zachtjes pratend nog even een afspraak maken om iets verder uit te werken. Bij een hybride bijeenkomst kan het voor ruis en slechte verstaanbaarheid zorgen. Bepaal samen hoe en wanneer zulke gesprekken passen.
Faciliteer goede gesprekken vooral ook tussen de offline en de online groep. Zeker bij groepen die vaker bijeenkomen heeft het de voorkeur om offline en online deelnemers met elkaar in contact te brengen. Het is natuurlijk technisch veel makkelijker om de fysiek aanwezigen gewoon zonder techniek met elkaar in kleine groepjes te laten praten. Alleen creëer je daarmee een scheiding met de mensen op afstand. Als deelnemers vaak wisselen tussen offline en online aansluiten, hoeft dat niet zo’n probleem te zijn.
Vaak is dat echter niet het geval: mensen hebben vaste thuiswerkdagen, werken bij elkaar op kantoor of kunnen vanwege persoonlijke omstandigheden nu eenmaal minder makkelijk fysiek aansluiten. Goed faciliteren betekent dat je alle deelnemers de ruimte geeft om hun bijdrage te leveren. Dus wil je interactie en actieve deelname aanmoedigen.
ELMO – Enough, Let’s Move On
ELMO – Enough, Let’s Move On – wordt gebruikt tijdens bijeenkomsten en vergaderingen waarin veel gediscussieerd wordt. Als iemand elmo inzet, wordt de discussie even gestopt. Dit omdat de persoon in kwestie vindt dat de discussie op dat moment niet (meer) ter zake doet, te veel afwijkt van de intentie van de bijeenkomst of inhoudelijk te diep gaat. Zij hoeft op dat moment niet uit te leggen waarom. Dat kan op verzoek eventueel nog na afloop van de bijeenkomst.Iedereen mag elmo inzetten, als het maar met respect gebeurt. Dan kan het een speels middel zijn om te reflecteren op eigen gedrag, op de dingen die iemand zegt. Doen ze ertoe? Voegt dit voldoende toe aan de discussie? Is het echt nodig dat ik dat nu inbreng? Op naar goede discussies die ertoe doen ;-) De uitspraak: ‘dit is echt een elmo-momentje’, wordt al veel gebruikt in (scrum)teams!
De verantwoordelijkheid voor de agenda delen met de groep is een goede eerste stap. En zorg voor interactieve werkvormen. Check geregeld of iedereen er nog bij is en of het overleg goed loopt, bijvoorbeeld door een chat of poll in te zetten. Zorg ook voor afwisseling, want sleur en routine maken mensen meestal minder actief. De verantwoordelijkheid voor goed timemanagement ligt bij de facilitator, maar kun je delen met de deelnemers.
Moedig gewenst gedrag aan (en probeer ongewenst gedrag te verminderen). Geef een welgemeend compliment of bedank iemand voor een actieve bijdrage. Let op als er grapjes worden gemaakt over iemands bijdrage. Lachen is goed, maar kan ervoor zorgen dat iemand de volgende keer voorzichtiger is met zich uitspreken.
Nog een handige tip voor het faciliteren: bouw tijdens bijeenkomsten ook stilte in. Laat deelnemers even rustig nadenken, hun gedachten opschrijven of hun mening bepalen. Een prachtige werkvorm hiervoor is 1-2-4-all. Daarmee heeft iedereen iets te zeggen, in plaats van dat steeds dezelfde personen als eerste hun zegje klaar hebben (en de ‘stillen’ daar alleen maar mee instemmen).
Bron: Hybride bijeenkomsten
