Geen enkel project is zo maar te managen of beheersen. Daar zijn eenduidige plannen voor nodig. Zonder plannen voor de vijf beheersaspecten is project beheersing (managen of sturen) feitelijk onbegonnen werk. Van een project moeten slechts vijf aspecten worden beheerst: tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Het project beheersen valt uiteen in twee niet als zodanig geheel te scheiden hoofdactiviteiten: het plannen en het bewaken van de voortgang.
Projecten beheersen begint bij plannen
Bij het plannen van het project gaat het erom afspraken te maken die vastgelegd worden in een norm (hoe lang iets mag duren, hoe veel het mag kosten, hoe goed het moet zijn, etcetera). Van wezenlijk belang hierbij is het opstellen van marges. Zonder marges is een projectplan niet realistisch. Aan de hand van marges kun je als projectleider kleine veranderingen opvangen. Een marge is eigenlijk een indicatie van de onzekerheden in het project.
Voortgangsbewaking is het regelmatig toetsen of het project nog volgens plan verloopt. Je neemt de stand van zaken op (hoeveel tijd er is besteed, hoeveel geld er is uitgegeven, etcetera) en vergelijkt dat met de norm. De volgende stap is te bepalen of er bijgestuurd moet worden of dat men kan doorgaan op de ingeslagen weg. Het is belangrijk om vast te houden aan de norm (binnen de marges). Al te vaak of te gemakkelijk veranderen bevordert de geloofwaardigheid van een projectleider niet. Evenmin als het star vasthouden aan een onhaalbaar gebleken norm of plan.
1. Manage de tijd
Met behulp van tijdbeheersing zorg je ervoor dat alle projectactiviteiten op tijd worden uitgevoerd en dat het projectresultaat tijdig gereed komt. De voortgangsbewaking van tijd houdt de zorg in voor een correct verloop van de geplande doorlooptijd. Dit is nooit mogelijk zonder een correcte (tijdige) inzet van capaciteiten en een correcte (tijdige) aanwezigheid van de benodigde middelen (materiaal, materieel, ruimte, et cetera).
Je maakt een tijdsplan door de volgende activiteiten uit te voeren:
- Bepaal de gewenste einddatum (met marges) van het projectresultaat en van eventuele tussenresultaten. Bepaal op basis daarvan de startdatum.
- Stel per fase en per inhoudelijke activiteit de daarvoor benodigde menselijke capaciteiten (kwalitatief en kwantitatief, met marges) vast.
- Geef aan of, en zo ja, wanneer hoeveel van welke materialen/machines nodig zijn. Doe dit altijd in nauw overleg met degenen die straks verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van die activiteiten of voor de levering van de materialen.
- Detailleer de doorlooptijd per te verrichten activiteit.
- Relateer alle (chronologisch en/of parallel) uit te voeren projectactiviteiten en benodigde capaciteiten aan de ‘kalendertijd’.
- Beoordeel/stel de tijdsplanning vast en keur deze goed.
- Bewaak de voortgang en stuur bij of… herplan.
2. Manage het geld
Zorg ervoor dat het project binnen het budget blijft en dat het voldoet aan het geëiste financiële rendement. Met behulp van geldbeheersing zorg je ervoor dat het project (werk en resultaat) volgens van tevoren gemaakte afspraken tot stand komt. De financiële voortgangsbewaking houdt zich niet alleen bezig met het rechtmatig en doelmatig uitgegeven geld, maar ook met de doelmatigheid en rechtmatigheid van het nog uit te geven geld. Uitgegeven geld is immers nauwelijks meer te beïnvloeden.
Je maakt een financieel plan door de volgende activiteiten uit te voeren:
- Inventariseer het gewenste/geëiste rendement (met marges).
- Stel een kosten/batenoverzicht op (met zowel interne als externe invalshoeken). Doe dit in overleg met degenen die daar straks verantwoordelijk voor zijn.
- Maak kostenramingen en -schattingen en een kostenbudgettering.
- Wijs budgetten toe (met marges) aan deelprojecten en aan de verantwoordelijken:
- detailbudgetten (met smalle marges) voor de eerstkomende fase;
- globalere budgetten (met grotere marges) voor de daaropvolgende fasen.
- Beoordeel/stel de geldplanning vast en keur deze goed.
- Bewaak de voortgang en stuur bij of… herplan.
3. Manage de kwaliteit.
Met behulp van kwaliteitsbeheersing zorg je ervoor dat het resultaat voldoet aan van tevoren vastgelegde en meetbare eisen (met als motto: ‘goed is goed genoeg’). Tot de kwaliteitsbeheersing horen het toetsen, testen, beoordelen en controleren van de kwaliteit van het projectresultaat in wording. Per fase van een project is de voortgangsbewaking van de kwaliteit specifiek.
Je maakt een kwaliteitsplan door de volgende activiteiten uit te voeren:
- Stel vast welke kwaliteitseisen (met welke marges) aan het projectresultaat worden gesteld en zorg ervoor dat deze eisen daadwerkelijk worden gesteld.
- Zorg voor gekwantificeerde, gewogen dan wel aantoonbare eisen en wijs die kwaliteitseisen toe aan de bijdragende partijen en aan deelprojecten.
- Geef aan wanneer, hoe en door wie moet worden aangetoond in welke mate aan welke kwaliteitseisen is voldaan.
- Beoordeel en stel de kwaliteitsplanning vast en keur deze goed.
- Bewaak de voortgang, stuur bij of… herplan:
- door in de ontwerpfase onder meer (detail)ontwerpen en prototypes te (laten) toetsen aan het (deel)projectprogramma; ‘design reviews’ te begeleiden; het (laten) ontwerpen van testprocedures, et cetera;
- door in de voorbereidingsfase onder meer toe te zien op een correcte vertaling naar realisatiemiddelen, -voorschrift en en dergelijke; keuringsgereedschappen en -procedures te (laten) ontwerpen; het (laten) uitvoeren van tests/keuringen of het (laten)maken van proefproducten;
- door in de realisatiefase bijvoorbeeld keuringen uit te (laten) voeren; vooral aan ingang- en procescontroles te doen en zo weinig mogelijk aan eindcontroles en door aanpassingen te kwalificeren;
- door in de nazorgfase onder meer klachten te beoordelen en vernieuwingen te kwalificeren.
4. Manage de informatie
Met behulp van informatiebeheersing zorg je ervoor dat beheersaspecten van het project eenduidig kunnen worden uitgevoerd opdat het projectresultaat er eenduidig (reproduceerbaar) komt. Bij de voortgangsbewaking van de projectinformatie is het zaak erop toe te zien dat bepaalde (beslis)documenten bij de belanghebbenden bekend zijn. Het gaat dan uitsluitend om die (beslis)documenten die de laatst geldende omschrijving van het projectresultaat en het inhoudelijk werk bevatten. Door de voortgangsbewaking kun je voortdurend inzicht verschaffen in de status van wijzigingsverzoeken hierop. Daarmee kun je het project beheersen.
Project beheersen met een informatieplan
Je maakt een informatieplan voor projectbeheersing door de volgende activiteiten uit te voeren:
- Stel een informatiebeheerssysteem op waarin de voor dit project te nemen beslisdocumenten (inhoudsbeschrijving), de daarbij te hanteren vormgeving, codering (identificatie), distributie en archivering zijn opgenomen en zorg voor acceptatie ervan.
- Bepaal wie in dit project welke beslisdocumenten moet opstellen, goedkeuren, bewaren/archiveren en mag wijzigen.
- Leg de goedkeurings- en de wijzigingsprocedure vast.
- Beoordeel/stel de informatieplanning vast en keur deze goed.
- Bewaak de voortgang, stuur bij of… herplan.
- Registreer alle ingediende wijzigingsverzoeken en volg deze totdat er een eenduidig besluit over is genomen, dat weer is vastgelegd in het betreffende beslisdocument.
5. Manage de projectorganisatie.
Met behulp van organisatiebeheersing zorg je ervoor dat alle projectactiviteiten worden uitgevoerd door de medewerkers die dat kunnen en willen zodat het projectresultaat er formeel geaccepteerd
komt. Bij organisatiebeheersing gaat het om het vastleggen van de taken, verantwoordelijkheden en de daarvoor noodzakelijke bevoegdheden van de verschillende betrokkenen (individuen of groepen). Vervolgens moet de projectleider ervoor zorgen dat mensen hier ook naar handelen en dat de samenwerking en communicatie in en buiten het project worden bewaakt. Ten slotte gaat dit onderdeel ook over de bewaking van de motivatie van de betrokkenen bij het project.
Een organisatieplan
Je maakt een organisatieplan door de volgende activiteiten uit te voeren:
- Geef aan voor wie het resultaat van dit project bedoeld is, wie voor dit project de opdrachtgever, projectleider en projectmedewerkers zijn.
- Zet een tijdelijke organisatie op met daarin aangegeven wie waarover mogen beslissen, wie aan wie op welke wijze leidinggeven en wie belast zijn met welke inhoudelijke activiteiten, maar ook op welke wijze met conflicten wordt omgegaan en hoe ‘latere’ betrokkenen er tijdig bij betrokken zullen worden.
- Vorm een projectteam. Zorg voor (afspraken over) de taken, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de onderlinge samenwerking, de rolverdeling, de interne communicatie en de motivatie/inzet.
- Houd een Project Start-Up (PSU) om tot een goede aanpak van het project te komen.
- Bewaak de voortgang, stuur bij of… herplan. Denk bijvoorbeeld aan een verandering in de teamsamenstelling of de manier van vergaderen.
Bron: Managen = Gewoon Doen
Door: Rudy Kor
Het boek: Managen = Gewoon doen
Rudy Kor neemt de acht managementrollen van de Amerikaanse wetenschapper Quinn als uitgangspunt in zijn boek. Managen = Gewoon Doen is daarmee het eerste originele Nederlandstalige boek dat deze acht rollen uitgebreid uitwerkt en ze zo praktisch vormgeeft dat het uitnodigt het inderdaad gewoon te doen.
