Mark Nijssen brengt in ‘Organisatie Ontwerp Atelier’ de complexiteit van een nieuw organisatieontwerp terug naar overzichtelijke proporties. In deze preview vertelt hij hoe dat handen en voeten krijgt.
Elke organisatie heeft een organisatiestructuur. Soms is ze formeel, soms informeel. Soms is ze gericht op hiërarchie, soms op autonomie. Vaak is het van alles wat. En net zo vaak is het ontwerp van een organisatiestructuur ‘gewoon zo gegroeid’. De organisatiestructuur is medebepalend voor het gedrag dat medewerkers laten zien en de kwaliteit van besluiten die genomen worden. De moeite waard om bewust te ontwerpen.
In mijn boek Organisatie Ontwerp Atelier combineer ik inzichten uit organisatiekunde, veranderkunde en Design Thinking tot een procesaanpak om de structuur van de organisatie te ontwerpen. Deze structuur moet deugdelijk, functioneel, haalbaar en mooi zijn.
Deugdelijk betekent dat de structuur bewust doordacht, eenduidig en volledig moet zijn. Te vaak wordt een structuur gezien als een organogram. Maar een structuur is meer dan dat. In mijn boek ga ik terug naar de kern van structuur: Knippen (het opdelen van de organisatie in logische eenheden), Plakken (het herstellen van de samenhang tussen die eenheden met coördinatiemechanismen) en Knopen doorhakken (de verdeling van bevoegdheden en de manier waarop deze bevoegdheden worden ingezet).
Functioneel heeft betrekking op het gedrag dat de organisatiestructuur uitlokt of afdwingt. Of de structuur haalbaar is hangt af van de mate waarin de (potentiële) medewerkers effectief kunnen werken in de structuur. Wat mooi is, hangt af van je smaak. De volgende drie kenmerken zijn naar mijn smaak mooi:
– het bevordert samen (-zijn, -hang, en -werking);
– het doet zijn werk op de achtergrond;
– het is zo simpel mogelijk (maar niet simpeler dan mogelijk);
Om te komen tot een structuur die voldoet aan bovenstaande vier eisen heb ik – op basis van meer dan tien jaar adviesopdrachten – het Organisatie Ontwerp Atelier ontwikkeld. De organisatiestructuur bestaat uit de drie inhoudelijke elementen: knippen, plakken en knopen doorhakken. Als je dus een nieuwe of aangepaste organisatiestructuur witl ontwerpen, moet je over deze drie inhoudelijke onderwerpen nadenken.
Maar dit is niet genoeg. Om een gedegen proces te kunnen volgen, moet je nog drie procesmatige elementen toevoegen. Deze in totaal zes elementen vormen samen het zogeheten ‘Organisatie Ontwerp Atelier’. In mijn boek gebruiken ik het atelier als metafoor voor het ontwerpproces. Omdat een atelier een ruimte is waarin creatieve processen leiden tot mooie resultaten. En ook omdat een atelier een fysieke ruimte is die je als het ware binnen kunt stappen.
Aan het plafond hangt de ontwerpopdracht. In de ontwerpopdracht instrueert de opdrachtgever het ontwerpteam. De opdrachtgever – met input van anderen – bepaalt wat de gewenste uitkomst is van het ontwerpproces en wat de randvoorwaarden zijn. Hierbij neemt hij of zij de behoefte die ingevuld moet worden als uitgangspunt.
Vervolgens loopt het ontwerpteam als het ware de vier muren van het Atelier af. Op de eerste muur worden de ontwerpcriteria vastgesteld. Dit zijn de concrete criteria waaraan het eindresultaat straks moet voldoen of de kaders waarbinnen de structuur moet blijven. Deze ontwerpcriteria geven richting en bieden vooral houvast om objectieve ontwerpkeuzes te maken.
De volgende drie muren gaan over knippen, plakken en knopen doorhakken. De vierde muur grenst vervolgens weer aan de eerste muur, die van de ontwerpcriteria. Wanneer je alle drie de inhoudelijke elementen van de structuur bepaald hebt, kun je het totaal van de structuur weer toetsen aan de ontwerpcriteria.
Gedurende het gehele proces waarin de ontwerpcriteria, knippen, plakken en knopen doorhakken centraal staan, staat de ontwerper of het ontwerpteam met beide benen stevig op de vloer. Geen luchtfietserij, maar pragmatische oplossingen die werken in de praktijk. Om ervoor te zorgen dat dit lukt, maken we op de vloer gebruik van prototyping en andere werkvormen waarin je (deel)oplossingen in de praktijk gaat testen.
Het doorlopen van deze stappen – eenmalig of in meerdere rondes – leidt tot een organisatiestructuur die deugdelijk, functioneel, haalbaar en mooi is.
Mark Nijssen (zie foto) is auteur van Organisatie Ontwerp Atelier, trainer, onderzoeker en adviseur.
