De rol van de manager is natuurlijk ook om je medewerkers te beoordelen. Hoe doen ze hun werk, hoe goed scoren ze ten opzichte van de verwachtingen en ten opzichte van andere (vergelijkbare) medewerkers?
Bij beoordelen hoort ook sanctioneren. Dat klinkt negatief, maar het hoort bij beoordelen om consequenties te verbinden aan je tevredenheid of ontevredenheid over resultaten en gedrag. Niets is zo demotiverend voor medewerkers als niet goed functionerende collega’s die gewoon blijven zitten en zelfs salarisverhoging krijgen. Denk, voordat je een gesprek voert met je medewerker, na over de consequenties die je wilt verbinden aan zijn prestaties. Dat kunnen belonende consequenties zijn (als je dit project succesvol afrondt, kom je in aanmerking voor een promotie) of negatieve consequenties (als je geen groei laat zien in je verkoopcijfers, kun je in deze functie niet blijven).
Hoe doe je dat?
Het feit dat jij als leidinggevende beoordeelt en sanctioneert, maakt het lastig om je in deze gesprekken mature op te stellen, omdat het niet gelijkwaardig voelt. Het is natuurlijk ook zo dat je als leidinggevende niet gelijkwaardig bent. Daar ontkom je niet aan. Jouw medewerker kan immers niet over jouw salaris of contract beslissen en jij kan dat andersom wel. Je kunt proberen om wat meer gelijkwaardigheid in het gesprek te brengen door open te staan voor de reactie van je medewerker en nieuwsgierig te blijven naar hoe hij naar zijn functioneren kijkt.
Complimenten geven
Bij het beoordelen en bijsturen hoort natuurlijk ook het belonen van goed gedrag: het geven van complimenten. Een compliment is een positieve waardering van een geleverde inspanning, prestatie of resultaat. Complimenten geven is superbelangrijk. Hierdoor activeer je namelijk het beloningscentrum in het brein van je medewerker. Een compliment versterkt het zelfbeeld van je medewerker en zorgt voor een betere relatie. Een compliment werkt zelfs motiverender dan cadeaus, een promotie of geld (mits iemand tevreden is met zijn salaris). Door regelmatig openlijk complimenten te geven, stimuleer je een cultuur waar mensen positief over elkaar praten. Als je er een gewoonte van maakt om vaker complimenten te geven, ga je vanzelf op een andere manier naar je medewerkers kijken. Je krijgt meer oog voor het positieve. Daar word je zelf ook blijer van.
Stel, je geeft een presentatie aan een groep collega’s. Halverwege stopt de laptop ermee, waardoor je een tijdje bezig bent om het apparaat weer aan de praat te krijgen. Bij de eerste kritische vraag die je krijgt, raak je even de draad kwijt. Je komt niet goed uit je woorden en er wordt wat lacherig gereageerd. Je baalt zelf behoorlijk van deze presentatie. Als een dag later je leidinggevende je een schouderklop geeft en zegt: ‘Goed gedaan, gisteren’, wat denk je dan? Wat een pannenkoek. Heeft-ie wel op zitten letten? Zit-ie nou alleen aardig te doen? Of snapt hij er helemaal niets van?
Niet bepaald de gedachten waar je op hoopt als je leidinggevende je een compliment geeft. Hoe komt dit nou? Het komt doordat je als ontvanger van dit compliment niet goed weet wat je leidinggevende goed vond. Zo werkt het bij jouw medewerkers ook. Stel je voor dat je nog steeds die belabberde presentatie hebt gegeven en je leidinggevende zegt: ‘Goed gedaan, gisteren. Ik zag dat je, nadat de laptop het begaf, op een heel luchtige manier de boel aan elkaar praatte. En toen je een ontzettend lastige vraag had weten te tackelen, wist je zelfs met een grapje het hele team bij de les te houden en te entertainen. Ik zag dat je het onder controle had. Ik merkte dat ik heel ontspannen naar je kon kijken en dat ik met een gerust hart de volgende presentaties aan jou kan overlaten.’
Wat zou je dan denken? Precies. Mmm, daar heeft-ie een punt. Eigenlijk heb ik het best goed gedaan. En wat heeft-ie goed opgelet.
Complimenteren
Voor complimenten geldt:
- complimenteer veel: iedereen heeft behoefte aan positieve waardering, complimenten zijn dus altijd welkom. Sterker nog, kritiek weegt veel zwaarder en blijft veel langer hangen dan een compliment.
- wees oprecht en specifiek: benoem net als bij het confronteren het concreet gedrag en het effect op jou (gedachten, gevoel, gedrag). Vertel je medewerker wat je precies in of aan hem waardeert en waarom.
- geef complimenten zo snel mogelijk: bewaar je complimenten niet tot het functioneringsgesprek, of erger nog, tot het afscheidspraatje als je medewerker uit dienst gaat.
Valkuilen bij beoordelen
Mama
Je kunt bij beoordelen te veel begrip hebben voor je medewerkers (‘Ik begrijp wel dat hij het niet heeft gehaald, hij heeft het wel heel druk gehad’), wat ervoor zorgt dat je niet helemaal eerlijk bent in je beoordeling. Het kan ook zijn dat je bang bent dat je medewerkers minder gemotiveerd raken als je ze eerlijk beoordeelt. Je probeert je medewerkers te ontzien en kijkt niet vanuit een mature-overtuiging naar ze.
Macho
Het kan ook zijn dat je te weinig empathie voelt en met te veel oordeel kijkt. Als je merkt dat je je medewerkers kritisch gaat vertellen hoe ze moeten veranderen, dan ben je in de valkuil van de macho gestapt. Vanuit de macho-rol kun je ook verzuimen om complimenten te geven. Omdat je je bent gaan ergeren, zie je niet meer dat je medewerker ook goede dingen doet.
Mol
Ook bij beoordelen is de valkuil dat je je ontevredenheid niet uitspreekt. Of dat je het beoordelen uit de weg gaat of helemaal niet doet.
Uit de valkuilen blijven
Mature beoordelen betekent dat je eerlijk zegt wat je denkt, vindt en voelt. Dat je de beoordeling van je medewerker zorgvuldig voorbereidt en nadenkt over wat je de afgelopen tijd hebt gezien en gemerkt. Dat je in kaart brengt wat zijn sterke punten zijn en wat zijn aandachtspunten zijn. Dat je het gesprek zo voorbereidt dat je bij al deze punten voorbeelden kunt noemen als je medewerker daar naar vraagt.
Je ontziet je medewerker niet, omdat je je realiseert dat hij alleen de kans krijgt om zich te ontwikkelen als hij zich bewust is van zijn sterktes en aandachtspunten. Je maakt duidelijk dat je deze punten met hem bespreekt omdat je hem wilt helpen groeien.
Beoordelingsgesprek
Veel leidinggevenden zien er altijd een beetje tegen op: de beoordelingsgesprekken. In de meeste bedrijven zijn er afspraken over wat er van leidinggevenden verwacht wordt bij het beoordelen van medewerkers. Soms zijn er standaard formats voor de verschillende gesprekken (planningsgesprek, beoordelingsgesprek, evaluatiegesprek). In die formats staan de onderwerpen die besproken worden. Soms vullen medewerkers een formulier zelf in, of leidinggevenden vullen het van tevoren in. De inhoud wordt dan tijdens het gesprek besproken. Toch zijn er leidinggevenden die het beoordelen niet zo serieus nemen of proberen te omzeilen. Daarom een aantal tips voor het voeren van een goed beoordelingsgesprek.
Tips voor het beoordelingsgesprek
- Plan het gesprek ruim van tevoren. Neem de afspraak serieus: verzet de afspraak niet en neem er voldoende tijd voor.
- Vraag je medewerker het gesprek voor te bereiden. Doe dit zelf ook. Vul van tevoren het beoordelingsformulier in. Het helpt om gedurende het jaar af en toe alvast notities te maken voor jezelf. Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag of je deze medewerker opnieuw zou aannemen, als je nu een nieuwe medewerker zou zoeken voor deze functie. En als je een ander type of een medewerker met andere vaardigheden zou willen, wat zegt dit dan over de ontwikkelpunten van je medewerker?
- Zorg voor een ontspannen sfeer. Je medewerker kan zenuwachtig zijn. Zorg dat hij zich op zijn gemak voelt. Neem de tijd, kies een rustige plek. Breek het ijs met een luchtig onderwerp of een grapje. Vraag hem of hij het spannend vindt. Het helpt om niet recht tegenover elkaar te zitten.
- Om te kunnen beoordelen of bepaalde doelen zijn bereikt, heb je als het goed is aan het begin van het jaar SMART geformuleerde afspraken gemaakt tijdens het planningsgesprek. Die resultaten zijn nu zichtbaar en vragen om een beoordeling. Gebruik ook de eerdere verslagen van jullie overleggen of van plannings- en functioneringsgesprekken.
- Bespreek eerst wat je goed vindt gaan. Geef gemeende complimenten over resultaten of gedrag dat je waardeert in je medewerker. Vertel erbij wat het effect is van dat gedrag dat je zo waardeert.
- Benoem vervolgens ook de ontwikkelingspunten. Denk aan een mature-houding: niet oordelend, maar vanuit gelijkwaardigheid eerlijk benoemen wat je ziet, denkt en vindt. Als je dit wil voorbereiden, kun je de stappen van respectvol confronteren gebruiken (figuur 5.1). Kijk niet alleen naar het halen van resultaten, maar ook naar de houding en het gedrag van je medewerker.
- Betrek indien relevant de mening van anderen bij je beoordeling. Je medewerker kan ook zelf om een beoordeling vragen bij collega’s, klanten of bij zijn medewerkers.
- Een negatieve beoordeling mag geen verrassing zijn. Zorg dat mogelijke verbeterpunten meerdere keren besproken zijn, zowel in een functionerings- als in een evaluatiegesprek en in reguliere overlegmomenten. Wacht nooit met het benoemen van ontwikkelingspunten tot het formele gesprek.
- Last but not least: ook al is dit een beoordelingsgesprek, luister ook naar de feedback van je medewerker. Vraag er zelf actief naar. En gebruik zijn mening of ideeën om je functioneren als leidinggevende of als organisatie te verbeteren. Stel dat je op dit moment zou moeten beoordelen (en niet wacht tot het echte beoordelingsgesprek).
Wat is de beoordeling
Wat zou dan in het kort de beoordeling zijn van elk van je medewerkers?
Beschrijf dit in drie delen:
- overall beoordeling;
- sterke eigenschappen (die kunnen worden doorontwikkeld);
- ontwikkelingspunt waaraan gewerkt moet worden.
Bedenk voor iedere medewerker een compliment dat je zou kunnen geven. Wat kun je doen de komende tijd om ervoor te zorgen dat de beoordeling straks geen verrassing wordt?
Beluister de podcast met Nadia van der Vlies over coachend leidinggeven:
Bron: No-nonsense leidinggeven
Door: Nadia van der Vlies
