Gaat het om uitoefenen van macht, of om het bieden van kracht?
Wanneer de rol van de vertrouwenspersoon niet goed wordt begrepen of gewaardeerd binnen een organisatie leidt dit vaak tot situaties waarin macht wordt misbruikt of onjuist wordt gebruikt. Dit gebrek aan helderheid kan resulteren in dynamiek waarbij vertrouwenspersonen zich profileren in plaats van hun rol op de juiste manier te vervullen. Macht in relatie tot de vertrouwenspersoon herken je aan dwang, controle en eenrichtingscommunicatie. Hierdoor wordt de effectiviteit van de vertrouwenspersoon ondermijnd. Het is goed om je te realiseren dat de rol van vertrouwenspersonen voornamelijk gericht moet zijn op het voorkomen van ongewenst gedrag binnen de organisatie. In plaats van zich te laten leiden door macht moet de vertrouwenspersoon zich positioneren als ambassadeur van het preventiebeleid. Dit betekent dat de vertrouwenspersoon zich actief moet inzetten voor het creëren van een werkomgeving waar medewerkers zich vrij voelen om in ieder geval hun zorgen te uiten.
Bruggenbouwers
Vertrouwenspersonen spelen een essentiële rol in het tijdig signaleren van mogelijke problemen en het overbruggen van de kloof tussen medewerkers en het management. Ze moeten ervoor zorgen dat issues worden geadresseerd en zoveel als mogelijk worden opgelost voordat ze escaleren. Daarom is het van belang dat organisaties de rol van de vertrouwenspersoon niet onderschatten en zich actief bezighouden met het definiëren en positioneren van deze belangrijke rol. Terughoudendheid vanuit bestuurders of hr-professionals leidt tot gemiste kansen om een veilige en ondersteunde cultuur te creëren.
Als organisatie moet je de vertrouwenspersoon op de juiste manier positioneren. Echter, de verantwoordelijkheid voor het succes van deze inspanningen mag niet alleen bij organisatie en bestuurders liggen. Vertrouwenspersonen moeten hun rol serieus nemen en actief betrokken zijn en voelen bij het preventiebeleid en de preventieve interventies. Hun bereidheid om zich in te zetten en medewerkers en leidinggevenden te betrekken is net zo cruciaal als de inzet van de organisatie zelf.
Het gaat niet om rivaliteit
Er valt veel te winnen, zeker gezien de strijd die zowel interne als externe vertrouwenspersonen onderling soms met elkaar voeren. Het is belangrijk dat alle partijen erkennen dat ze een gemeenschappelijk doel hebben. Door samen te werken en elkaars expertise te benutten kunnen interne en externe vertrouwenspersonen complementair aan elkaar zijn. Het mag niet gaan om rivaliteit, maar om samenwerking ten behoeve van medewerkers en de organisatie als geheel. Deze rivaliteit strekt zich soms ook uit naar leidinggevenden en hr-professionals, waarbij vertrouwenspersonen de touwtjes in handen willen houden en een houding aannemen van “wij weten hoe het zit”.
Deze strijd kan dieper liggen dan alleen professionele concurrentie. Het heeft ook te maken met ego’s, machtsdynamieken en de weerstand tegen verandering. Daarnaast kunnen hr-professionals en leidinggevenden terughoudend zijn om de verantwoordelijkheid voor preventiebeleid te delen met vertrouwenspersonen, omdat ze controle willen behouden over deze aspecten van het bedrijf. Erken deze dynamieken en zorg ervoor dat je actief samenwerkt aan een cultuur van openheid en gedeelde verantwoordelijkheid.
Kracht in relatie tot de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon wordt vaak gezien als een figuur die klachten en zorgen van medewerkers registreert en deelt met (hoger) management in de vorm van een jaarrapportage. Dit traditionele model benadrukt de macht van de vertrouwenspersoon als een doorgeefluik voor de anonieme problemen. Maar is dit de meest effectieve benadering?
Een andere benadering is die van kracht. Plaats de vertrouwenspersoon in een proactieve rol. Hierbij staat niet alleen het opvangen van en doorgeven van problemen centraal. Hier ligt de focus op actief werken aan preventie. Waar de ‘machtige’ vertrouwenspersoon een gevoel van afstand en autoriteit creëert kan de krachtige vertrouwenspersoon een gevoel van nabijheid en steun bieden. Kies bewust voor de kracht van de vertrouwenspersoon door te investeren in beter en breder begrip van deze rol of functie. Zorg dat de vertrouwenspersonen van de organisatie kunnen uitgroeien tot waardevolle bondgenoten voor medewerkers en leiderschap.
In de context van macht en kracht binnen organisaties is het belangrijk om te begrijpen dat de functie van de vertrouwenspersoon een bron van kracht en ondersteuning moet zijn in plaats van een middel tot het uitoefen van macht.
Uiteindelijk draait het allemaal om een veilige en gezonde werkomgeving voor iedereen.
Door: Karin Bosman
