De vergadering van het managementteam is ten einde. Maarten heeft ingezien dat de aanvliegroute om medewerkers te informeren over de start van het KPI-programma beter had gekund. Maar het managementteam is vastberaden. Het KPI-programma wordt doorgezet. Het managementteam start eerst zelf en daarna volgt de vertaling naar de onderliggende afdelingen.
Stuurinformatie is op alle niveaus nodig om de voortgang van de strategie te monitoren. Maarten blijft de projectleider. Het gaat immers over getallen. Tijdens de aftrap kwam al naar voren dat weer een extra project niet eer past. ‘Er loopt al zo veel’, is het commentaar richting het management. ‘Nóg een project erbij wordt nu toch echt te veel.’De waan van de dag regeert
De waan van de dag regeert in veel organisaties. Iedereen is de hele dag druk. De aandacht gaat naar de dingen die vandaag af moeten. Medewerkers hebben nauwelijks tijd voor morgen, laat staan voor de langere termijn. Dat tijdgebrek en die drukte ontstaan vaak door onvoldoende organiseren. Mogen wij dat ‘misorganisatie’ noemen? Dit leidt tot dingen onnodig of dubbel doen, wachten op collega’s, herstellen van fouten, onduidelijkheden in hoe het werk het beste kan worden uitgevoerd enzovoort. Dan vliegt de tijd wel om. En dan vinden er ook nog allerlei veranderingen en vernieuwingen plaats. Nieuwe systemen implementeren, nieuwe werkwijzen invoeren, nieuwe producten in het assortiment opnemen, (competentie)trainingen volgen, het houdt niet op. Het succes van al deze veranderingen, die meestal projectmatig worden ingevoerd, is beperkt. Zo blijkt dat 70 procent van alle veranderprojecten mislukt (Homan, 2005). Elk jaar verspillen bedrijven en overheden wereldwijd zo’n 4.300 miljard euro door niet goed lopende IT-projecten (Schönfeld, 2012).Medewerkers ervaren schaarste
Dit falen van projecten heeft vaak niets te maken met de projecten zelf. De oorzaak van een gebrekkige implementatie zit hem meestal in de waan van de dag. Medewerkers ervaren een schaarste in tijd. Volgens de schaarstetheorie van Shafir en Mullainathan (2013) heeft het verstrekkende gevolgen voor het handelen als schaarste bezit neemt van de geest. Uit hun onderzoek blijkt dat schaarste leidt tot een ‘beperkte bandbreedte’. De hersenen kiezen ervoor om te focussen op de schaarse dingen, bijvoorbeeld geld, calorieën of tijd. Het gevolg is tunnelvisie: de concentratie op het schaarsteprobleem – ‘ik kom niet toe aan mijn werk’ – zorgt ervoor dat andere (langeretermijn) activiteiten worden verwaarloosd. Ook daalt het vermogen om goede beslissingen te nemen of om vast te houden aan eerder gemaakte plannen. Medewerkers richten zich op wat vandaag af moet. Ze negeren de taken van morgen die wél belangrijk zijn, maar die niet als urgent aanvoelen. De medewerker moet nú die order inboeken, nú deze klacht afhandelen (is ook misorganisatie) en nú die klant terugbellen, omdat hij een andere offerte wil. De waan van de dag regeert. En het werkt ook nog eens andersom. Medewerkers die in de waan van de dag zitten, hebben te weinig tijd om hun bijdrage aan projecten te leveren. Het zijn dezelfde zeer gewaardeerde medewerkers die overal voor worden gevraagd en die tijdens de projectfase te beperkt beschikbaar zijn voor het opzetten en inregelen van de vernieuwing. Toch is dit vaak geen reden om het project uit te stellen. Het moet doorgang vinden (althans daar is de projectleider voor ingehuurd) en dus gaan we live met een project dat door de waan van de dag onvoldoende aandacht in de voorbereiding heeft gehad. Het nieuwe systeem is onvoldoende getest en het is maar de vraag of medewerkers écht begrijpen hoe het werkt. De werkinstructies volgen later wel. Zo houdt de waan van de dag zichzelf in stand.KPI’s helpen
Strategie omzetten in resultaten is alleen mogelijk als u de waan van de dag reduceert. De dagelijkse operatie moet soepel lopen en dat kan door de misorganisatie te verminderen. Het aantal projecten moet daarbij behapbaar zijn. Kortom: u moet controle hebben over uw organisatie. KPI’s kunnen u daarbij helpen. Zonder die basisvoorwaarden maakt elke verandering en vernieuwing een valse start en blijft de waan van de dag regeren.
Doen:
- Schoon uw projectenlijst op en voer alleen projecten uit die bijdragen aan de strategie (of om te voldoen aan wet- en regelgeving).
- Breng de waan van de dag – ofwel de dagelijkse operatie – onder controle en projecten worden succesvol geïmplementeerd.
- Volg de tips over KPI’s in dit boek en u krijgt de waan van de dag écht onder controle.
