Je lost niet alles op met een nieuwe boormachine

Zelfs met de mooiste boormachine lukt het niet, die schilderijen ophangen. Ik wilde dus een aantal schilderijen ophangen. Dat had ik nog nooit gedaan. Ik pakte de boormachine en boorde een aantal gaten. Ze waren te groot, ze zaten niet op één lijn en op de verkeerde hoogte. Dat was niet wat ik in gedachten had. Daarom ging ik naar de bouwmarkt en kocht de allermooiste boormachine. Weer boorde ik gaten. Nog steeds te groot, ongelijk en te laag.

Vreemde oplossing misschien? Toch is dit wat veel organisaties doen. Ze kopen als iets niet lukt een “nieuwe boormachine”: een andere organisatiestructuur, een aangepast werkproces of een nieuwe overlegvorm. Met het idee dat dit tot de gewenste resultaten leidt. Maar het zijn niet de instrumenten die voor resultaat zorgen. Het zijn de professionals. Een handige klusser kan zonder goed gereedschap een schilderij netjes ophangen. Een onhandige klusser lukt dat zelfs met het beste gereedschap niet. Hetzelfde geldt in organisaties. Medewerkers gaan niet ineens ‘afdeling overstijgend werken’ door een nieuw werkproces. Houden zich niet ineens aan deadlines door een actielijst. Veranderingen worden niet gerealiseerd door nieuwe instrumenten maar door mensen met instrumenten. Pak dus niet zomaar een “boormachine”. Voer eerst een goed gesprek met elkaar over de huidige situatie, kijk hoe het komt dat deze niet veranderd, kijk wat het patroon is en kijk ook goed naar wat iedereen te leren heeft. Zoek dan naar een passende oplossing.

Start met de huidige situatie

We starten dus met de huidige situatie. Hoe zit deze werkelijk in elkaar? In het geval van het niet nakomen van deadlines kan het zijn dat managers onvoldoende sturen op deadlines, dat deadlines onhaalbaar zijn of dat medewerkers deadlines onbelangrijk vinden. Deze drie achterliggende patronen kunnen tot drie verschillende oplossingen leiden. Vaak wordt na deze analyse al gekozen. Zeg maar dat dan de “boormachine” wordt gekocht. Dit is nog niet het goede moment voor je aanschaf. Eerst is het nodig achterliggende patronen volledig te ontrafelen en het vakmanschap van alle betrokkenen daarin te betrekken. Iedereen heeft namelijk een bijdrage geleverd aan de huidige situatie en houdt deze in stand. In het geval van de deadlines stuurt de manager misschien onvoldoende, maar spelen zijn baas en zijn medewerkers ook een rol. Misschien spreken ze hem onvoldoende aan op de deadlines of vinden ze het ook niet belangrijk. Het werkt niet om het in zo’n gesprek over de “schuldige”, de boze buitenwereld of de beschikbare instrumenten te hebben. Geef aan welk vakmanschap van wie nodig is om het patroon te doorbreken.

Tijd en moeite

Wees je er daarnaast van bewust dat het aanleren van een nieuwe gewoonte tijd en moeite kost. Denk maar aan een nieuwe gewoonte als “ik wil meer sporten” of “gezonder leven”. Dat lukt ook niet met het kopen van een sportschoolabonnement. Zo leidt een nieuwe actielijst ook niet gelijk tot het halen van deadlines. Bespreek daarom ook welk gedrag nodig is om een verandering vol te houden en welke instrumenten daarbij helpen. Pas nu kun je beoordelen welke mooie tools en glimmende instrumenten je helpen om een patroon blijvend te doorbreken. Pak niet zomaar een “nieuwe boormachine”, kijk kritisch naar de ontstane situatie, naar het patroon, naar het noodzakelijke vakmanschap en kijk dan pas naar het gereedschap. Door: Maurice van Hoek