Kiezen is verliezen. Of niet? Een project kan tientallen kanten opgaan. En zolang je geen keuzes maakt, moet je met al die mogelijkheden rekening houden. Daar zitten veel mogelijkheden bij die uiteindelijk niet relevant blijken te zijn. Dat kost enorm veel denkkracht en maakt je project erg onoverzichtelijk. Keuzes dwingen je om te beslissen wat je écht belangrijk vindt aan een project.
Met het instrument Maak een keuze zorg je voor minder dilemma’s. Het aantal mogelijkheden neemt af en het wordt simpeler.
- Met de tool Beperk je keuzes zorg je ervoor dat je minder beslissingen hoeft te nemen.
- Met de tool Knopen doorhakken neem je daadkrachtig lastige beslissingen.
- Met de tool Kies je eigen gedoe besluit je te stoppen met onnodig gedoe.
Tool 1: Beperk je keuzes
Op een willekeurige dag maken we onnoemelijk veel keuzes. Veelal triviale keuzes. Besluit je tijdens je lunch lekker even ergens een broodje te halen (eerste keuze), dan moet je kiezen wat voor soort brood, hoe groot, wat er dan zoal op mag, of je er ook nog kaas op wilt, en bacon natuurlijk, of ze het broodje even warm moeten maken voor je, of je er salade bij wilt en tot slot ook nog wat voor saus je er op wilt. Uiteindelijk mag je kiezen of je met pin wilt betalen of contant. Tien triviale keuzes later kun je eindelijk van je lunch genieten.
En dat is nou meteen het probleem. Niet alleen kan het bijzonder frustrerend zijn om je bezig te houden met zulke triviale zaken, onze mentale capaciteit voor het maken van keuzes is ook nog eens beperkt. Na een tijdje heb je simpelweg te veel keuzes gemaakt voor een dag en heb je geen puf meer om de keuzes te maken die er wél toe doen.
De oplossing is gelukkig vrij simpel: Beperk je keuzes. Iemand die dit principe goed toepast, is de Amerikaanse president Barack Obama. Hij staat erom bekend dat hij alleen maar grijze en blauwe pakken heeft, allemaal dezelfde. Hij heeft volgens eigen zeggen wel belangrijkere dingen om over te beslissen dan wat hij ’s ochtends aantrekt.
In de praktijk kan het voelen alsof je hiermee je leven saaier maakt. Daarom wil je vooral de keuzes beperken die weinig tot geen impact hebben. De keuzes voor ontbijt en lunch zijn niet de meest interessante, zolang je maar gezond eet. Maar voor een nieuwe baan of een welverdiende vakantie wil je graag voldoende keuzemogelijkheid hebben. Uiteraard is het heel persoonlijk welke keuzes je niet meer wilt maken en welke juist wel.
Toepassing
- Maak een lijst van de keuzes die je met grote regelmaat maakt.
- Ga na wat de impact is van deze keuzes. Hebben ze invloed op jouw (belangrijkste) project of doel? Maak een schifting: welke keuzes vind je fijn om steeds opnieuw te mogen maken? En welke keuzes vind je onbelangrijk en kosten je te veel tijd en energie?
- Bedenk voor de onbelangrijke keuzes hoe je deze kunt vermijden of om kunt zetten in routines.
Voorbeeld. Harold is manager bij een kleine zorginstelling in De Achterhoek. Een medewerker komt hem vragen of zij een nieuwe printer kan aanschaffen omdat dubbelzijdig printen papier bespaart. Harold heeft eigenlijk weinig zin om hier tijd en energie in te steken; zijn eigen agenda is vol genoeg. Dit is dus een keuzemoment. Wat gaat hij hiermee doen? Zegt hij ‘nee’? Want de printer werkt op zich nog redelijk. Gaat hij uitzoeken welke printers geschikt zijn voor de afdeling? Zet hij het op de agenda voor de volgende vergadering?
Harold vindt de impact van de keuze voor een nieuwe printer op zijn afdeling verwaarloosbaar. Hij krijgt vaker dit soort vragen en wil dit in de toekomst voorkomen. Na overleg met een collega van financiën bepaalt hij een budget op jaarbasis voor de aanschaf van nieuwe apparatuur. Tot een bepaald bedrag mag zijn team zelf beslissen wat ze wel of niet aanschaffen. Het scheelt hem een hoop bemoeienis en dus tijd. Veel bedrijven implementeren zulke budgetten, omdat vergaderen over iets kleins als een printer in veel gevallen meer kost dan de printer zelf.
Tool 2: Knopen doorhakken
Bladeren door een reisbrochure en dromen over avontuurlijke bestemmingen. Een strandhuisje in Normandië of een trekking door het Andesgebergte? Luxe of low-budget? Hoogseizoen of laagseizoen? Zolang je geen keuze maakt, blijft alles mogelijk. Totdat je eerste vakantieweek ineens voorbij is en je nog steeds zit te bladeren.
Bij complexe projecten is het lastig als alles van elkaar afhangt. Het maakt het nemen van beslissingen erg ingewikkeld en de kans bestaat dat je in cirkels blijft redeneren. Hierdoor stellen we onze keuzes uit binnen projecten, ook uit angst voor een verkeerde keuze. Maar niet kiezen is ook kiezen. Want hoe langer je mogelijkheden openhoudt, des te complexer het project wordt en hoe meer gedoe er ontstaat.
Om ondanks alle dilemma’s verder te komen met een project, zul je knopen moeten doorhakken. Daar is voorwerk voor nodig. Allereerst moeten de criteria om beslissingen te nemen helder zijn. Die criteria ontdek je door vijf kernvragen te beantwoorden, te beginnen met Waarom doe je wat je doet? Op basis van de drijfveren voor je project kun je de criteria verwoorden. Verder heb je misschien extra informatie nodig om beslissingen te kunnen nemen. ‘Het belangrijkste aan onze vakantie is dat we kunnen ontspannen en dat het binnen ons budget past’ (criteria). ‘Wat we nog moeten weten is in welke periode we vrij kunnen nemen’ (informatie). Vaak zorgt het doorhakken van één knoop ervoor dat je ook andere beslissingen makkelijker kunt nemen. Opeens valt alles op zijn plaats en ziet het er een stuk simpeler uit.
De vijf kernvragen
- Waarom doe je wat je doet?
- Wat heb je écht nodig?
- Wie heb je écht nodig?
- Wat heb je (nog) niet nodig?
- Hoe kom je aan de juiste Wat en Wie?
Toepassing
- Maak een overzicht van de beslissingen die je nog moet nemen in je project. Bepaal de criteria voor deze beslissingen en verzamel de essentiële informatie.
- Bepaal welke beslissingen je makkelijk kunt nemen en welke geen grote impact hebben op andere factoren binnen het project. Neem deze beslissingen!
- Nu blijven de beslissingen over waar je wakker van ligt. Zijn het beslissingen die voor de voortgang van je project nog niet belangrijk zijn? Noteer dan wanneer ze wel belangrijk worden en denk er tot die tijd niet meer aan. Zijn het beslissingen die je niet durft te nemen, omdat iedere keuze afscheid van een alternatief betekent? Hak een knoop door! Het moet een keer gebeuren en het gaat je helpen om verder te komen.
Voorbeeld. Een succesvolle opruimactie in Estland inspireert veel mensen. Er vindt in 2012 zelfs een wereldwijde zwerfafvalopruimestafette plaats. Annette Dölle organiseert dit in Nederland en het plan is om op 21 september onder de naam Keep It Clean Day (KICD) door het hele land zwerfafval te verzamelen.
Ondanks het heldere doel van Annette wordt het toch ineens complex. Veel mensen willen meedoen – dat is goed nieuws – maar veel mensen komen ook met alternatieve ideeën. ‘We willen opruimen, maar in maart in plaats van in september. We ruimen al op onder een andere naam; is dat ook goed?’ Er is zelfs een organisatie die met KICD een politiek statement wil maken en de dag min of meer naar zich toe wil trekken. Veel mogelijkheden, veel keuzes, maar daardoor ook veel gedoe, want eigenlijk wil Annette snel beginnen met de organisatie.
Ze besluit om meteen een aantal knopen door te hakken. Vanuit het uitgangspunt dat KICD het krachtigst werkt als veel mensen gezamenlijk hetzelfde doel nastreven, net als in Estland, stelt ze vijf regels op: het heet Keep It Clean Day, iedereen die meedoet gebruikt hetzelfde logo, het vindt plaats op 21 september, iedereen mag meedoen en wat we gaan doen is zwerfafval verzamelen en opruimen. Alle volgende keuzes worden daarna heel simpel. Iedereen die het op zijn eigen, alternatieve manier wil doen: prima, maar dan valt het niet onder KICD! Helder en standvastig. Uiteindelijk worden er in 120 gemeenten KICD-teams gevormd en op 21 september ruimen ongeveer 50.000 mensen Nederland op. www.keepitcleanday.nl
Tool 3: Kies je eigen gedoe
Ik heb een haat-liefdeverhouding met gedoe. Aan de ene kant bijt ik me er graag in vast, zie ik het als uitdaging en verdien ik zelfs mijn brood door professionals en organisaties te helpen van hun onnodig gedoe af te komen. Aan de andere kant kan ik er erg moe van worden als ik zie hoe onnodig gedoe vooruitgang en mooie initiatieven doet stagneren. Vandaar dat ik voor mezelf als stelregel heb: ‘Ik kies graag mijn eigen gedoe.’
Je hebt niet altijd voldoende invloed op het gedoe dat je tegenkomt. Dan moet je kiezen of het waard is er energie in te steken. Dat hangt enerzijds af van hoe belangrijk het doel is dat je wilt bereiken. En anderzijds van het geld, de tijd en de energie die je beschikbaar en ervoor over hebt. Ooit formuleerde ik de drie gouden regels van invloed:
- Op sommige dingen heb je meer invloed dan op andere dingen.
- Op dingen dichtbij heb je meer invloed dan op dingen veraf.
- Je hebt meestal meer invloed dan je denkt, hoe klein ook.
Als je binnen een organisatie werkt, heb je meer invloed op je collega’s en je directe leidinggevende, dan op de aandeelhouders en de raad van bestuur. Op mijn buurman heb ik meer invloed dan op de burgemeester. Het zijn natuurlijk open deuren en als ik deze gouden regels tijdens workshops met veel geheimzinnigheid vertel, krijg ik daarna altijd blikken van ‘was dat het nou?’ Maar ze geven wel inzicht in hoe je kunt proberen invloed uit te oefenen.
‘Choose your battle’, zeggen ze in Engeland. Als je niet tevreden bent met een situatie en je kunt er weinig invloed op uitoefenen, stop er dan mee. Dat is de ultieme vorm van versimpelen! Ik heb ooit geprobeerd de automatische back-ups van mijn computer, het maken van prints en het afspelen van mijn muziek via hetzelfde kastje draadloos te regelen. Dat werd een ramp. Niets werkte meer en ik kreeg er geen invloed op. Ik ben gestopt het te proberen. Nu werkt alles weer, deels draadloos en deels toch maar met een snoertje. En ik ben er best tevreden mee.
Toepassing
- Beschrijf wat je doel precies is, wat daarin de gedoefactoren zijn en welke invloed je erop kunt uitoefenen.
- Maak een nuchtere kosten-baten afweging. Wat zijn de voor- en nadelen om de strijd aan te gaan met het gedoe? Kun je het gedoe beïnvloeden? Wat zijn de voor- en nadelen van het accepteren van het gedoe?
- Is het doel het waard er veel energie in te steken? Past het binnen je prioriteiten? Zo ja, kom maar op met dat gedoe! Of zoek andere wegen om je doel te bereiken. Zo nee, accepteer dat je het doel niet gaat bereiken en steek er geen energie meer in.
Voorbeeld. Pierre is ondernemer en ziet in Eindhoven veel kantoorpanden leegstaan. Hij gaat de uitdaging aan en probeert van enkele leegstaande locaties florerende co-worklocaties te maken, waar ondernemers kunnen flexwerken en vergaderen. Hij wil de stad bruisender maken en de vastgoedeigenaren helpen met de veranderingen binnen hun branche om te gaan. Regelgeving, botsende belangen, conservatisme, wederzijds onbegrip, geld, tijd, regels, mensen, complexiteit en Pierre zelf: alle factoren geven gedoe en er komt weinig van de grond. Is het alle inspanning het waard? Even wel, want Pierre boekt een paar kleine resultaten. Twee locaties zijn een tijdje open en worden de voedingsbodem voor nieuwe initiatieven van enkele ondernemers. Maar het kost veel tijd (en daarmee geld) en energie en geeft te weinig voldoening. Pierre kiest ervoor om met zijn locatieprojecten te stoppen. Kriebelt het soms nog? Jazeker! Maar gaat hij er nog veel uren en energie in steken? Voorlopig niet.
Bron: Jan Peter Bogers, Versimpelen. Projecten realiseren zonder gedoe. Vakmedianet, Deventer, 2013.
De tool Beperk je keuzes is geschreven door Niels Gouman. Niels heeft luiheid een nieuwe betekenis gegeven en is een meester in tijd besparen. (www.strategischlui.nl)
