Twee leden van een raad van toezicht observeren een andere raad tijdens een reguliere vergadering. Dat is de kern van intercollegiaal toetsen, een van de instrumenten van goed toezicht die NVTZ introduceerde, ook wel gluren bij de buren genoemd. Voorzitters Bert Kuijf en Niels Noorderhaven vertellen over hun ervaringen tot nu toe. Voorlopige conclusie: ze opereren fatsoenlijk, maar niet perfect.
Ze reageerden op een schrijven van de NVTZ, medio 2015. Daarin werden raden van toezicht opgeroepen mee te doen aan een nieuwe vorm van intercollegiale toetsing, als onderdeel van het traject van professionalisering en transparantie in het interne toezicht zoals beschreven in het aanpalende interview met Marius Buiting, directeur NVTZ. Er kwam een matchingsbijeenkomst, waar raden van toezicht aan elkaar werden gekoppeld. Bert Kuijf en Niels Noorderhaven besloten ter plaatse de uitkomst van de georganiseerde koppeling los te laten. Ze kozen eigenwijs voor elkaar, ondanks dat ze elkaar op deze bijeenkomst voor het eerst ontmoetten.
‘Het klikte. En belangrijker, we zitten in dezelfde sector maar in verschillende regio’s. Dat leek ons een meerwaarde’, aldus Noorderhaven, voorzitter van de raad van toezicht bij De Wever, een grote instelling voor ouderenzorg in Tilburg en omgeving. ‘Inmiddels zijn we vanuit onze raden één keer fly on the wall geweest bij een vergadering van de andere raad’, vertelt Kuijf, voorzitter van de raad van toezicht bij Stichting Pleyade, een kleinere instelling voor ouderenzorg in Arnhem en omgeving.
Het is bij deze vorm van intercollegiale toetsing overigens niet de bedoeling alleen maar toe te kijken. Er wordt ook feedback gegeven, zowel aan elkaar na afloop van de vergadering als uiteraard eenmaal terug in de eigen raad van toezicht. Noorderhaven bezocht eind 2015 als eerste de vergadering bij Pleyade, samen met een collega raadslid. Daarna volgde nog in hetzelfde jaar het tegenbezoek bij De Wever.
| Gluren bij de buren, summary
Eén van de NVTZ-instrumenten voor kwaliteitsverbetering bij raden van toezicht is intercollegiaal spiegelen; gluren bij de buren. In dit artikel vertellen de voorzitters Bert Kuijf en Niels Noorderhaven over hun ervaringen met dit instrument. Behalve herkenning leverde deze ervaring óók interessante leermomenten op. Zij adviseren andere raden van toezicht dit ook te doen, maar dan ook echt als ‘fly on the wall’ bij een reguliere vergadering. Observaties in de natuurlijke omgeving leveren het meeste op. |
Leereffect: strakker voorzitten
Het viel Noorderhaven op dat Kuijf een strakkere manier van voorzitten hanteerde dan hij zelf gewend was. ‘Bij Pleyade vergadert de raad van toezicht van half vier tot uiterlijk zes uur. In die tijd moet het gebeuren. Bert houdt daarom een strak tijdmanagement aan. Terwijl wij zelf bij De Wever ’s avonds vergaderen. We beginnen om zes uur en eindigen meestal tussen tien uur en half elf, maar het mag ook nog wel wat uitlopen’, aldus Noorderhaven. Hij had dus de gewoonte om de sprekers meer ruimte te geven.
‘Ik realiseerde me dat langer discussiëren soms niets toevoegt, al blijft het belangrijk om goed te toetsen of het debat rond is’
Geïnspireerd door de werkwijze van Kuijf is hij zelf ook korter op de bal gaan spelen bij zijn raad van toezicht. ‘Ik realiseerde me dat langer discussiëren soms niets toevoegt, al blijft het belangrijk om goed te toetsen of het debat rond is’, vertelt Noorderhaven. Andersom is een vergelijkbaar effect opgetreden. De twee leden van de raad van toezicht van Pleyade, die bij Noorderhaven hadden meegekeken, kwamen terug met de observatie dat het best prettig is de teugels wat te laten vieren om met meer ruimte en tijd in de vergadering van gedachten te kunnen wisselen. ‘Ik ben dus juist wat losser geworden’, zegt Kuijf. Maar hij zegt erbij dat de leden van zijn raad dan wel moeten accepteren dat ze ’s avonds geen andere afspraken kunnen maken. Terwijl dat voorheen wel de gewoonte was.
Leereffect: meer voorwerk, minder details
Een andere, belangrijke observatie betrof het werk van met name de financiële commissie bij De Wever. Kuijf: ‘Bij ons doet de commissie minder voorwerk. Dat betekent dat we tijdens de vergadering met de hele raad tot op detailniveau de cijfers doorspreken. Terwijl bij De Wever de cijfers door de commissie zijn geanalyseerd en al met de accountant zijn besproken, waardoor de raad zich kan beperken tot de hoofdzaken. Dat is natuurlijk effectiever. Een echt leereffect. Wij gaan het werk van de financiële commissie bij Pleyade nu anders organiseren.’
Overeenkomsten
Behalve verschillen, bleken er ook overeenkomsten te zijn. Beide raden van toezicht hebben de gewoonte voorafgaand aan de vergadering, de organisatie in te gaan en een bezoek te brengen aan een van de afdelingen (Pleyade), of zich op locatie te laten bijpraten door de betreffende manager (De Wever). ‘Waar lig je wakker van? Wat gaat goed?’ Dat soort vragen stellen de toezichthouders dan aan medewerkers of managers. Temperaturen noemt Kuijf dat. Beide voorzitters vinden het belangrijk dat de raad zelf dit soort informatie verzamelt.
Tijdens de vergadering van de raad van toezicht vindt het overleg met de bestuurder(s) plaats. Omdat De Wever een tweehoofdig, collegiaal bestuur kent, ontstaat er in Tilburg een dynamiek in de bevraging van de bestuurders die anders is dan bij Pleyade in Arnhem dat een eenhoofdig bestuur heeft. Noorderhaven: ‘Bij ons spelen de bestuurders elkaar tijdens de vergadering soms de bal toe. Dat maakt het op het eerste gezicht wat meer ontspannen. Bij Pleyade is alles op de ene bestuurder gericht, die alle vragen en opmerkingen op zich af krijgt. Dat creëert vanzelfsprekend een andere atmosfeer.’
‘Wij nemen de volledige verantwoordelijkheid voor onze rol als toezichthouders, maar wij zijn niet verantwoordelijk voor de organisatie zelf’
Overigens vinden de heren het ene niet beter of slechter dan het andere. Maar het was gewoon iets dat opviel toen de raden bij elkaar konden meekijken. Beide voorzitters benadrukken de herkenning in de manier waarop de governance in de twee instellingen is ingericht. ‘Vanuit onze betrokkenheid bij de organisatie sparren we met de bestuurder zonder hem steeds de maat te willen nemen’, zegt Kuijf. ‘De vertrouwensrelatie is wezenlijk’, beaamt Noorderhaven. ‘Wij nemen de volledige verantwoordelijkheid voor onze rol als toezichthouders, maar wij zijn niet verantwoordelijk voor de organisatie zelf’, voegt Kuijf toe. Beide raden van toezicht stellen zich bevragend op, kiezen soms een wat scherpere toon, maar blijven opereren op een zeker abstractieniveau.
‘Fatsoenlijk, maar niet perfect’
Ze hebben dus pas elk één keer bij de andere partij meegekeken, maar nu al heeft het meerdere leereffecten gehad. ‘Essentieel is dat je de andere raad van toezicht in diens natuurlijke omgeving kunt observeren’, benadrukken Kuijf en Noorderhaven. Ze weten dat er ook raden zijn die het intercollegiaal toetsen opvatten als een vorm van ervaringen uitwisselen. ‘Maar dat werkt lang niet zo goed, omdat je de ingesleten patronen niet ziet.’
Ze komen beide tot de conclusie dat hun raden van toezicht fatsoenlijk opereren, maar niet perfect. Daarom is het zo belangrijk om transparant te zijn en te durven leren van elkaar. Ze kunnen dit traject echt iedereen aanraden.
Volgende stap in toezichthouden
Aan het eind van het jaar willen ze deze manier van observeren en feedback geven nog eens herhalen. In de tussentijd komen ze als complete raden van toezicht bij elkaar om gezamenlijk één belangrijk thema te bespreken. Dat thema luidt ‘Hoe brengen we op waarden gestuurd toezicht in de praktijk?’ Feitelijk is dat volgens beide heren de volgende stap in het toezichthouden. Niet alleen kijken naar governance, financiën, kwaliteit en veiligheid. Maar ook nagaan op welke waarden het handelen in de instelling is gebaseerd en instrumenten ontwikkelen om daar goed toezicht op te houden.
Bron: Boardroom Zorg, nr. 2, april 2016
Lees ook:
https://www.sigmaonline.nl/2017/05/certificering-toezichthouders-brug-te-ver/
