Iedere commissaris heeft bewust of onbewust zeer direct te maken met reputatie. Dat geldt op de eerste plaats natuurlijk voor de reputatie van de organisatie waarop hij toezicht houdt. Je bent immers als toezichthouder verantwoordelijk voor het wel en wee van de organisatie en daarmee ultiem ook voor de reputatie ervan. Maar daarnaast heb je natuurlijk zelf als toezichthouder een reputatie of je je daar nu bewust van bent of niet. Jouw eigen reputatie wordt ook beïnvloed door de wijze waarop jij inhoud en vorm heeft aan jouw toezichthoudende rol en door de reputatie van de raad van commissarissen waarvan je deel uitmaakt.
Jouw eigen reputatie bepaalt hoe je gezien wordt in je huidige toezichthoudende rol en is medebepalend voor de vraag of je intern geaccepteerd wordt en extern interessant bent voor nieuwe posities als toezichthouder. Zeker in deze tijd met steeds meer druk door issues en incidenten, zoals situaties met grensoverschrijdend gedrag in organisaties, is zichtbaar leiderschap, aanspreekbaarheid en actief handelen door commissarissen bepalend voor hun reputatie.
Vaak zeggen toezichthouders dat ze niet met hun reputatie bezig zijn. Maar op bijvoorbeeld de vraag of ze zichzelf wel eens googelen zegt nagenoeg iedereen ja. Kortom het is iets waar je niet actief mee bezig zegt te willen zijn, maar wat wel degelijk belangrijk voor je is. Bovendien ontbreekt vaak de kennis van reputatiemanagement. Veelal heerst ook de misvatting dat de reputatie maakbaar is en vooral wordt bepaald door communicatie. In de praktijk speelt communicatie slechts een minimale rol bij het bouwen van je reputatie. Het is vooral je gedrag dat bepalend is voor de beeldvorming.
Reputatie steeds belangrijker
‘Je bent wat er over je gezegd wordt als je niet in de kamer bent’…. dat is je reputatie. En die reputatie wordt steeds belangrijker. En dat geldt zowel voor jezelf als privépersoon, je rol als toezichthouder en de organisatie waarop je toezicht houdt. Je reputatie is dus het beeld dat de omgeving van je heeft. En het is slechts tot op zekere hoogte mogelijk om dat beeld zelf actief te bepalen, laat staan te managen. De omgeving is terecht kritisch en vertrouwt je niet langer op mooie woorden en beloftes. Zij beoordeelt je nu op integriteit, daden, leiderschap en verbinding met de omgeving.
Een goede reputatie onderscheidt je van de rest en schept daardoor kansen. Tegelijkertijd is je reputatie ook kwetsbaarder dan ooit. We zijn steeds meer gaan letten op de ander en we worden aangesproken op onze daden. Of juist het achterwege blijven daarvan. Maar het gaat nog verder want de omgeving rekent je namelijk steeds harder en persoonlijker af op je gedrag. Kortom je wordt zeer kritisch gevolgd, beoordeeld en zo nodig publiek geslachtofferd. Het huidige social media tijdperk heeft er voor gezorgd dat de wereld steeds transparanter wordt en er steeds minder verborgen blijft.
Bovendien is reputatiedruk nu eenvoudig te organiseren. Dat kan al met één gerichte tweet. De omgeving is jury, rechter en beul geworden. Met deze ontwikkeling neemt de druk dus steeds meer toe. Voor je het weet lijd je persoonlijk schade: juridisch, financieel of in reputatie. Maar deze tijd biedt ook kansen als je je bewust bent van de mogelijkheden en de wetten van reputatiemanagement. Ultiem gaat het er om dat je je toezichthoudende rol echt serieus neemt en deze naar eer en geweten vervult.
Kenmerken excellente toezichthouder
De acht kenmerken van een excellente toezichthouders zijn:
- Handel voortdurend in lijn met je identiteit. Kortom gedrag je naar je eigen waarden en normen (CONSISTENT)
- Neem de omgeving als uitgangspunt voor je gedrag. Ga niet van je zelf uit maar van de verwachtingen van je omgeving bij je handelen (OMGEVINGSGERICHT)
- Maak de uitgangspunten van je handelen zichtbaar. Laat zien waar je voor staat en gaat (TRANSPARANT)
- Zorg dat je voldoet aan de verwachtingen van je stakeholders. Weet wie je stakeholders zijn en wat ze van je verwachten en overtref die verwachtingen (VERBINDEND)
- Doe het juiste als niemand kijkt. Handel altijd integer (INTEGER)
- Anticipeer op de risico’s. Denk vooruit en voorkom dat risico’s leiden tot crises (VOORUITZIEND)
- Sta op als het spannend wordt. Kijk niet weg bij problemen, maar pak ze aan en los het op voor diegenen die last hebben van jouw handelen (LEIDEND)
- Blijf het gesprek samen voeren. Zoek de samenwerking met de bestuurders. Niet alleen in vredestijd, maar ook als er druk ontstaat (COOPERATIEF)
Deze aspecten bepalen uiteindelijk de beeldvorming en daarmee de reputatie van jou als toezichthouder bij de interne en externe stakeholders in je omgeving.
De kenmerken van de excellente commissaris
Handel in lijn met je identiteit
Je reputatie is de beschrijving van jou als persoon door de omgeving. En je identiteit is wat je graag zou willen dat ze over jou zeggen. In de praktijk zijn beiden zelden identiek, omdat iedere stakeholder een eigen werkelijkheid creëert. Reputatiemanagement gaat in de praktijk dus over het in balans brengen en houden van de reputatie en de identiteit.
Wat maakt dan je reputatie? Dat is een eenvoudige vraag. Uiteindelijk gaat het er om dat je met daden en gedrag voldoet aan de verwachtingen van de interne en externe stakeholders. ‘Be good and prove it’ is het devies. Je wordt namelijk niet langer vertrouwd op jouw mooie woorden. Het gaat er om dat je iedere dag doet wat je belooft. De tijd van ‘gelijk hebben is gelijk krijgen’ is immers al lang voorbij. Het bouwen van je reputatie vergt jaren. Terwijl je reputatie met een gerichte negatieve tweet flinke schade kan oplopen. Je reputatie biedt onderscheid, maar leidt niet altijd direct tot succes of nieuwe kansen. Een slechte reputatie daarentegen loopt je meestal direct voor de voeten, zowel zakelijk als persoonlijk.
Reputatievet en reputatieturbulentie
Reputatie is dus het beeld dat de buitenwereld heeft van jou, de raad van commissarissen of de organisatie waarop je toezicht houdt. Kortom voldoe je aan de verwachtingen van de relevante stakeholders. En het is een illusie om te denken dat je zelf regie voert over jouw reputatie. Je kunt wel zorgen dat je het maximale doet om de omgeving te beïnvloeden in het beeld dat ze van je hebben. Alleen consistent beleid, gedrag en concrete daden tellen daarbij. Je zult daarmee voortdurend moeten investeren in het bouwen van reputatievet. Enerzijds om onderscheid te creëren en de voorkeur en het vertrouwen van de omgeving te verdienen. Maar tegelijkertijd ook om een buffer of airbag te hebben voor momenten van reputatieturbulentie. Dus wanneer het even tegenzit, zoals in het geval van issues en crises.
De interacties van de reputaties
In de praktijk heb je als toezichthouder te maken met drie verschillende reputaties. Op de eerste plaats is dat je eigen persoonlijke reputatie. Daarnaast natuurlijk de reputatie van de organisatie waarop je toezicht houdt en tenslotte de reputatie van de raad van commissarissen of raad van toezicht waar je deel van uitmaakt. Deze drie reputaties kun je niet los zien van elkaar. Sterker nog er is sprake van een voortdurende interactie door het gedrag van de drie ‘entiteiten’, die dus in de praktijk verweven zijn.
De interactie van de reputaties
Als toezichthouder ben je natuurlijk verantwoordelijk voor je eigen reputatie en die van de raad. Het bestuur van de organisatie heeft als een van de taken om de reputatie van de organisatie te bouwen en te beschermen. Jij houdt daarop toezicht en daarmee is het wel degelijk ook onderdeel van de aandachtsgebieden van de raad. De in de inleiding genoemde lessen zijn daarmee ook voor het handelen van de raad en jezelf als toezichthouder van toepassing.
Je eigen reputatie heeft bovendien ook invloed op de reputatie van de organisatie waarop je toezicht houdt. Je verbind je immers aan deze organisatie. Daarom kun je de reputaties van de organisatie, de raad en jouw persoonlijke reputatie niet los zien van elkaar. Zo zul je als commissaris ook het voorbeeldgedrag moeten vertonen dat past bij de waarden van de organisatie. Reputatie is in alle drie de situaties het met gedrag voldoen aan de verwachtingen van de interne en externe stakeholders. Consistentie is daarin een belangrijk aspect.
Opstaan en leiderschap tonen
Crisismanagement vormt de ultieme test voor het leiderschap en de veerkracht van een organisatie. Voor commissarissen, die op het unieke snijpunt tussen toezicht en advies opereren, is de capaciteit om door de tumultueuze wateren van een crisis te navigeren een essentiële vaardigheid. Er wordt namelijk steeds meer gekeken naar het leiderschap van commissarissen. Bijvoorbeeld als er sprake is van een onveilige werkomgeving in de organisatie, zoals bij Ajax of de publieke omroepen. De interne en externe omgeving verwacht dan daadkrachtig leiderschap. Je zult je daarvan bewust moeten zijn en er zelf naar moeten handelen want de effecten voor de persoonlijke reputatie kunnen groot zijn. Probleem is daarbij dat leiders lang niet altijd op basis van rationele argumenten sneuvelen, maar soms ook het veld moeten ruimen onder druk van emotie vanuit de samenleving. Of omdat ze te laat reageren.
De commissaris staat voor de omgeving steeds meer op de voorgrond bij het waarborgen van de stabiliteit van een onderneming, vooral in perioden van onzekerheid. Je rol als toezichthouder, werkgever, en adviseur stelt je in staat om zowel de strategische koers te beoordelen als de uitvoering ervan kritisch te overzien en risicomanagement is daarom een belangrijk aandachtsgebied. En in het geval dat de crisis valt onder de werkgeversrol, zoals bij grensoverschrijdend gedrag door een bestuurder, zul je zelf direct moeten opstaan en handelend optreden vanuit je werkgeversrol. De natuurlijke neiging in de praktijk is echter een crisis te ontkennen en weg te kijken. In dit sociaal media tijdperk sta je dan echter altijd op achterstand en heeft de omgeving al de framing van het probleem gedaan. Als het spannend wordt, is het daarom belangrijk dat commissarissen hun verantwoordelijkheid nemen en de juiste beslissingen nemen. De Corporate Governance Code geeft aan dat commissarissen verantwoordelijk zijn voor de lange termijn continuïteit van de organisatie. Dat betekent dat je de belangen van alle stakeholders in de gaten moeten houden en dienen.
Zorgvuldige keuzes
Het bouwen en beschermen van je persoonlijke reputatie vraagt om het maken van zorgvuldige keuzes. De volgende aspecten spelen voor je rol als commissaris daarbij onder meer een rol:
- Bepaal voor jezelf goed waar je van bent? Waar ligt je specifieke kennis en toegevoegde waarde?
- Denk na over de vraag waarin jij je onderscheid en wat je toevoegt in de rol van commissaris?
- Stel vast welke persoonlijke waarden voor je gelden, die je als drijfveren en kompas hanteert voor je handelen en gedrag.
- Inventariseer welke sectoren en daarbinnen organisaties echt persoonlijk bij je passen als het gaat om een rol als toezichthouder.
- Vraag je af of je voldoende tijd (tenminste een dag per maand) hebt en de toezichthoudende rol kunt combineren met andere functies en commissariaten.
- Bekijk of je de bestuurders en de andere commissarissen kent en ga na of er een persoonlijke fit is en je met hen in de praktijk kunt samenwerken.
- Stel vast of je echt onafhankelijk kunt opereren. Of ken je bijvoorbeeld de bestuurders goed of een van hen, waardoor het lastig is afstand te nemen.
- Ga na wat de staat is van de organisatie. Is het een gezonde organisatie, die het goed doet in de markt? Of staat de organisatie er slecht voor en heeft deze de afgelopen jaren steeds met problemen te maken gehad? Is het een duiventil in de raad van bestuur en de raad van commissarissen?
- Onderzoek wat de reputatie van de organisatie, de bestuurders en de toezichthouders is, want die zullen ook impact hebben op jou.
- Kies je commissariaten zeer bewust en ga daarbij ook goed na of de identiteit en waarden van de organisatie en de raad passen bij jouw eigen identiteit.
- Accepteer uiteindelijk alleen een commissariaat als dit past bij je affiniteit, kennis, ambitie en beschikbaarheid.
- Weeg je commissariaat ook zorgvuldig vanuit het juridisch kader en de risico’s die je vanuit dat perspectief persoonlijk loopt (zie bijlage ‘juridisch kader’). Ben je bereid wettelijke verantwoordelijkheid en de daaraan verbonden aansprakelijkheidsrisico’s te nemen?
Drijfveren
Bij een bewuste keuze hoort ook de vraag wat je persoonlijke drijfveren zijn als commissaris. Wil je ook een maatschappelijke bijdrage leveren als commissaris? Dus kies je voor een organisatie met een negatieve impact op de samenleving of die juist een maatschappelijke bijdrage levert? Ga je louter voor geld en statusverhogende posities of voor betekenisgeving?
Zorg er uiteindelijk voor dat je zorgvuldige afwegingen maakt en kies heel bewust waartegen je ja zegt, want alleen voor de eer moet je in deze tijd geen commissariaat aangaan. De upside (eer en beloning) moet in balans zijn met de mogelijke downside (juridische, financiële en reputatie schade) van een dergelijke rol.
Bezoek de organisatie, ga in gesprek en voer een beperkt due dilligence onderzoek uit om vast te stellen hoe de organisatie er voor staat. Vervolgens kom je tot een beoordeling van de feiten en neem je een besluit.
Bij twijfel is er maar een advies: gewoon niet instappen!
Door: Frank Peters -Virtus Communications
NB: Dit artikel verscheen eerder in het tijdschrift Goed Bestuur & Toezicht 2024/3
Boek: Reputatiemanagement voor commissarissen en toezichthouders
Frank Peters is auteur van het boek ‘Reputatiemanagement voor Commissarissen en Toezichthouders’ dat in november 2024 verschijnt bij uitgeverij Boom. Dit boek biedt een marsroute voor het bouwen en beschermen van je eigen reputatie als toezichthouder.
