Een van de dingen waar we als organisaties erg goed in zijn is dingen onnodig complex en moeilijk maken. We spreken met moeilijke woorden en jargon (‘We schedulen een follow-up bila om handen en voeten te geven aan de QBR, waar we de KPI’s moeten benchmarken tegenover de aanvliegroute van het CSR’). We voeren ingewikkelde structuren in (‘We werken hier met SAFe en een combinatie van Holacracy en het Spotify Model’). We maken ellenlange beleidsdocumenten (58 pagina tellend document waarin bijna contractueel staat hoe 5 collega’s zich moeten gedragen in een medezeggenschapsraad). We maken onnavolgbare PowerPoint presentaties met slaapverwekkende Excel grafieken en onnodig vage managementmodellen.
Waarom zo moeilijk doen?
Als ik even m’n psycholoog-pet opzet dan proeft het al snel als de dingen zo doen om intelligent over te komen, status of superioriteit aan te tonen en daarmee eigenlijk onzekerheid of een gemis aan kunde te verbloemen. Of zoals Albert Einstein zei: ‘If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.’
Ook hebben we het idee dat complexer het beter maakt. Er lijkt meer over nagedacht te zijn, dus dan zal het wel goed zijn. Datzelfde geldt als we iets zelf maken: het geeft meer voldoening en we voelen ons zekerder van onze zaak als we er meer tijd in hebben gestoken en dingen abstracter, uitgebreider of ingewikkelder hebben gemaakt. Bedenk je maar dat je iets zou moeten presenteren aan directie om een idee er doorheen te krijgen. Dan voelt 30 sheets aan informatie veiliger dan maar 2. En de directie denkt precies hetzelfde: als je maar 2 sheets hebt, zul je er wel slecht of te weinig over hebben nagedacht. Dus wat doe je: 30 ingewikkelde sheets natuurlijk vol met moeilijke termen.
Een andere is gelinkt aan de eerste: als er iets complex voorbij komt, dan wil jij niet degene zijn die de ‘domme vraag’ stelt over wat het is. Want dan gaan mensen je dom vinden met schaamte als gevolg. Maar daarmee houden we complexiteit in stand.
Helpt het?
Ik denk dat als je een idee er doorheen wilt krijgen bij die directie die complexiteit verwacht, dat ingewikkeld doen je helpt. Zo ook soms bij klanten.
Maar op de lange termijn wil je verbinden met je klanten en als je moeilijk blijft doen gaat je klant het niet begrijpen, zich dom voelen en omwille van zelfbescherming maar afstand van je nemen.
Intern is het nog rampzaliger, want als daar complexiteit de overhand neemt wordt de bureaucratie hoog. Dingen zullen sloom gaan. Collega’s zullen onduidelijk met elkaar gaan communiceren wat leidt tot fouten en frustratie, want ze begrijpen elkaar niet. En nieuwkomers hebben een langer inwerktraject, want om mee te kunnen doen moet je eerst Chinees leren spreken.
Dus wat moet je doen?
Simpel: versimpelen. Bespreek de taal die je spreekt en start met het gebruiken van simpele taal. Wees zelfs trots op jezelf wanneer je het kunt vertellen in Jip & Janneke taal. Het is serieus moeilijk om iets simpel over te dragen. Kijk of je dingen weg kunt gooien. Neem protocollen en regels onder de loep en verwijder ze. Vraag ‘waarom’ en bekijk of je hiermee veel van de complexiteit kan bevragen, ridicuul kan maken en het zo kan verwijderen. Eis dat documenten of presentaties hooguit 1 A4tje mogen of 1 of 2 sheets mogen zijn. Maak mails kort en bondig in plaats van een boekwerk.
En over boeken gesproken: veel auteurs schrijven eerst hun boek ver en uitgebreid uit om dan naar een fase te gaan waar ze een heleboel (zeker 80%) schrappen en herschrijven, zodat het leesbaarder wordt. Soms is het goed om over dingen wat langer na te denken en plannen te formuleren. Maar zorg dan wel voor een ‘schrap en herschrijf’ fase waar je het geheel begrijpelijk en bondig maakt.
Kortom, streef naar simpliciteit. Versimpel. Het bespaart kosten, frustratie en moeite. En je maakt het beter en vaak nog leuker ook.
Door: Lennard Toma
Lennard Toma is afgestudeerd Arbeids- en Organisatiepsycholoog en spreekt, schrijft en adviseert organisaties over een volledig andere manier van organiseren waar floreren en werkgeluk de boventoon voert.
