In eerste instantie heeft elk teamlid meestal zijn eigen beeld van wat het teamdoel of de -opgave is en wanneer het team zijn werk goed doet. Vanuit die eigen beelden komen tot een gedeeld beeld van het teamdoel of de -opgave vraagt vooral om een dialoog te voeren in het team. Daarin verken je elkaars beelden en perspectieven. Het is het mooist als teams hun doelen of opgaven formuleren in dialoog met het management of een opdrachtgever. Een team werkt immers niet geïsoleerd, maar is een schakel in een groter geheel.
De teamdoelen of -opgaven moeten aansluiten bij en bijdragen aan dat grotere geheel. Soms kiezen organisaties ervoor om teams hun eigen teamdoelen of -opgaven te laten formuleren. Geef teams dan speerpunten mee vanuit het strategisch beleid of de jaarplannen. Vanuit zulke speerpunten kan elk team dan zelf bepalen waar zij staan. Waar zij al goed en nog minder goed in zijn en welk teamdoel zij daarbij willen formuleren. Teams hebben een goede samenwerking nodig om een gedeeld doel of gedeelde opgave te formuleren.
Een gedeeld doel of gedeelde opgave creëren
Een gedeeld doel of gedeelde opgave creëren vraagt rust, tijd en oprechte nieuwsgierigheid naar ieders ideeën. Teams zijn meestal gewend om vooral hard te werken en minder om de tijd te nemen voor dialoog en reflectie. In veel teams ontbreekt het aan kritische, verhelderende vragen en waaromvragen, waardoor ze geen diepgaand gedeeld beeld samen ontwikkelen. Dit is ook moeilijk. In het dagelijkse werk wordt van medewerkers verwacht dat ze verstand van hun werk hebben en ‘weten’ wat ze moeten doen. In de dialoog over het gedeelde doel of de gedeelde opgave wordt opeens verwacht dat ze hun ‘eigen weten’ ter discussie stellen of aan de kant zetten, en ‘het weten’ van een ander serieus bevragen en onderzoeken.73 Kortom: een collectief gedeeld beeld vormen van het teamdoel of de -opgave is een uitdaging. Die uitdaging aangaan is echter zeer lonend!
Teams denken vaak dat ze klaar zijn als ze dit eenmaal goed met elkaar hebben besproken en hun gedeelde doel of opgave helder hebben geformuleerd. Dat is echter niet zo. Gaandeweg het werk en door de tijd heen ontwikkelen teamleden toch weer eigen beelden door voortschrijdend inzicht en door ervaringen en invloeden van buitenaf. De beelden van de individuele teamleden lopen dan al snel weer uiteen. Om hun gedeelde doel of opgave echt gedeeld en helder te houden is het nodig steeds weer te reflecteren en de dialoog daarover te voeren als team.
Het doel moet doorwerken in het handelen
Overigens is het vaststellen van een helder gedeeld doel of gedeelde opgave, via de dialoog, niet voldoende. Het gezamenlijke doel moet natuurlijk doorwerken in het handelen van het team en dat van de individuele teamleden. Een mooi geformuleerd teamdoel dat niet wordt doorvertaald naar het handelen, heeft uiteindelijk weinig effect. Het in gesprek blijven over en werken aan een gedeeld doel of gedeelde opgave is een ‘ongoing process’. Je checkt regelmatig met elkaar waar je staat in de realisatie van het doel of de opgave. Kloppen het doel en de opgave nog steeds en zitten jullie allemaal nog op hetzelfde spoor? Reflecteren met elkaar om te leren en je te verbeteren als team maakt dus ook deel uit van dit proces (zie hoofdstuk 9 van het boek Goed Teamwerk).
Hoe een gemeenschappelijk gedeeld doel doorwerkt in het handelen
Een ontwerpteam vindt dat de onderlinge samenwerking in het team beter kan. Als de teamleden eenmaal taken hebben verdeeld, dan stemmen ze nog weinig met elkaar af. Ieder is hard aan het werk en na enige tijd blijkt dan dat de resultaten van iedereen niet goed op elkaar aansluiten en moeten ze sommige werkzaamheden overdoen of aanpassen. Dat leidt tot veel frustraties en de projecten lopen daardoor uit.
Het team formuleert het volgende teamdoel: Wij werken zodanig samen binnen het team dat iedereens uiteindelijke resultaten elkaar aanvullen en we tijdig onze projecten afronden. Het team denkt na hoe ze dat gaan realiseren. Dus eigenlijk: welk handelen dat van hen vraagt. Ze spreken het volgende met elkaar af:
- Ze praten elkaar twee keer per week bij over hun vorderingen in een korte sessie van maximaal een halfuur.
- Daarnaast stellen ze bij het verdelen van de taken de onderlinge afhankelijkheden vast en tussentijds is er regelmatige afstemming tussen de teamleden die (soms op bepaalde momenten) het meest afhankelijk van elkaar zijn.
- Ze evalueren elke drie weken met elkaar deze manier van werken, vanuit hun gedeelde doel, en passen hun werkwijze zo nodig aan.
Zo werkt het gemeenschappelijk gedeelde doel door in hun dagelijks handelen en geeft het richting aan dat handelen én aan hun teamontwikkeling. Dit team werkt zo tijdens hun dagelijkse werk aan het verbeteren van hun samenwerking. Op deze manier maakt teamontwikkeling deel uit van je dagelijkse werk als team en ontwikkel je jezelf als team tijdens dat dagelijkse werk. Of anders gezegd: zo ben je als team aan het ‘teamen’.
Beluister de podcast: Goed teamwerk met Karin Derksen
Bron: Goed teamwerk
Door: Karin Derksen
