Vaak zijn teams te groot om goed samen te kunnen werken? Maar hoe verklein je nu de teamomvang? Het basisprincipe is om de organisatie zo veel mogelijk in te richten vanuit het werk. Dat klinkt eenvoudig, maar betekent voor de meeste organisaties echt een soort omdenken. Het is een ander ontwerpprincipe dan de meeste organisaties gewend zijn. Meestal vertrekken organisaties voor hun inrichting vanuit verantwoordelijkheden en bevoegdheden en coördinatiemechanismen en komen ze zo tot hun organogram.
Op deze manier ontwerp je vanuit hoofdlijnen, functies en groepen medewerkers in de organisatie. Als je echter vanuit het werk ontwerpt, vertrek je vanuit de opgaven in het werk.
Hoe ziet dat er concreet uit?
Denk logisch
Bedenk logische opgaven, clusters van werk of taken, waaromheen je (multidisciplinaire) teams formeert. Elke keuze die je maakt, heeft voor en nadelen. Maak je die keuze echter niet en werk je met teams van veel meer dan tien teamleden, dan wordt het voor de teams moeilijk – zo niet onmogelijk – om goed teamwerk te realiseren. Het leidt in ieder geval tot productiviteitsverlies en minder werkplezier.
Gebruik de teamschets
Stel de teams samen rondom die logische opgaven of ‘clusters van werk’. Bedenk wie er nodig zijn om die opgave of die werkzaamheden te realiseren. Doe dat het liefst samen met de betrokkenen. De ‘teamschets’ heb ik bijvoorbeeld bij een klant in de zorg gebruikt. Daar wilden ze met kleinere teams gaan werken. Toen hebben we samen met elke afdeling een nieuwe teamindeling gemaakt. In een werksessie vulden we samen met elke afdeling schetsvellen in, zie de teamschets hierna. Iedereen dacht mee. We hadden een paar spelregels:
- Teams bestaan uit maximaal tien teamleden.
- Elke collega krijgt een plek in een team waar hij/zij blij mee is.
- De kwaliteiten van de collega’s worden goed verdeeld.
- In elk team zit minimaal één verpleegkundige en drie verzorgenden.
Zitten de juiste mensen in het team?
Stel regelmatig de vraag: hebben we nog de juiste mensen in ons team? Die vraag is onlosmakelijk verbonden met de vragen: Wie levert er welke bijdrage aan ons doel of onze opgave? Gaan we met al die bijdragen ons doel of onze opgave bereiken? Zo nee, wat missen we dan nog om dat wel te bereiken? Durf kritisch door te vragen, onderzoek samen als team en vraag ‘waarom’. Neem afscheid van teamleden die niet langer een toegevoegde waarde hebben en trek teamleden aan als je extra talent of kennis en kunde nodig hebt om goed teamwerk te leveren.
Wees terughoudend met wie er moeten deelnemen aan het team. Beperk dat tot een groep die intensief met elkaar moet samenwerken. Consulteer bijvoorbeeld collega’s met wie je af en toe moet samenwerken en maak van hen geen ‘vast teamlid’.
Teams formeren vanuit het werk of rondom een opgave
Ik noem een paar voorbeelden vanuit verschillende sectoren hoe je teams kunt formeren als je vanuit het werk of de opgave vertrekt.
- In de zorg formeer je bijvoorbeeld een team rondom een beperkte groep cliënten. Zo’n (multidisciplinair) team is samen verantwoordelijk voor de gehele zorg en de kwaliteit van die zorg voor die groep cliënten. Om de 24 uursroosters dan rond te krijgen werk je bijvoorbeeld met buddyteams of kleine clusters van teams.
- In het beroepsonderwijs krijgen studenten steeds minder les in afzonderlijke vakken en steeds meer in geïntegreerde onderwijseenheden. Formeer een team van docenten dat samen zo’n geïntegreerd deel van het onderwijs verzorgt.
- In een commerciële organisatie formeer je een team rondom een product of cliëntgroep. Op deze manier krijgen teams echt de verantwoordelijkheid voor een volledige taak. Dit helpt ook om een gedeeld beeld van de teamopgave te krijgen en het noodzaakt om daar samen aan te werken.
Beluister de podcast: Goed teamwerk met Karin Derksen
Bron: Goed teamwerk
Door: Karin Derksen
