Een Gezondheidsdienst staat voor de uitdaging een digitaal zorgdossier te implementeren. Het maken van een procescanvas helpt hen om te zien welke processen dit raakt. Ook zien zij dat het niet enkel een ICT-systeemuitdaging gaat worden, maar dat de gevraagde gedragsverandering waarschijnlijk vele malen groter gaat worden.
Zoals een puzzel gemakkelijk lijkt op de doos, zo wordt het een stuk ingewikkelder als alle puzzelstukjes door elkaar liggen, of er niet zijn. Dat is nu precies het doel van het procescanvas: aan de gang gaan met de losse elementen en deze zo in elkaar passen dat het beeld compleet is, zodat je alles overziet.
Ook de GGD in onderstaand voorbeeld heeft zo’n puzzelreis doorgemaakt. De organisatie laat zien wat voor hen de belangrijke elementen (processtappen uit het canvas) waren, en hoe zij die uiteindelijk in elkaar hebben gepast:
Relevante belanghebbenden
- De overheid (RIVM) eist structurele en uniforme vastlegging van gezondheidsgegevens
- De medewerkers willen zorg verlenen zonder hoge administratieve last
- De klant/burger wil zijn cliëntdossier snel en gemakkelijk kunnen inzien
- De gemeenten willen relevante informatie over gezondheid van de burgers voor beleidsvorming
Strategische organisatiedoelen
- Digitalisering en automatisering van dienstverlening
- Datagedreven organisatieverbetering voor efficiëntere en betere zorg
- Continuïteit van zorg borgen
- Kunnen monitoren van gezondheidsontwikkelingen van de burgers op de lange termijn
Sleutelprocessen
Registratieprocessen:
- Uitvoeren intake / behandelen zorgvraag
- In zorg nemen
- Vaccineren individu
Rapportageprocessen:
- Terugmelden aan instanties / ketenpartners
- Rapporteren en verantwoorden
- Informeren / voorlichten / trainen
- Uitvoeren onderzoek naar collectieve gezondheid
Procescriteria vanuit de klant
- 100% duidelijkheid wie, wanneer, wat registreert in het digitaal zorgdossier
- De cliënt ontvangt dé perfecte uitleg over gebruik van het dossier op het juiste moment
Knelpunten huidige werkwijze
- Veel verschillende werkwijzen voor registreren in Digitaal Zorgdossier.
- Vaak eerst op papier en daarna (met vertraging en grotere kans op fouten) digitaal
Beoogde werkwijze
- Digitale registratie tijdens consult
- Gelijke werkwijze voor registratie op alle locaties
Storend gedrag
- Zorgpersoneel ziet registratie niet als onderdeel van het zorgproces
- Dikke afdelingsmuur (=weinig samenwerking) tussen registrerend zorgpersoneel en rapporterende beleidsmakers
Gewenst gedrag
- Zorgpersoneel ziet registratie als een essentieel onderdeel van de job
- Beleidsmakers zijn aangesloten op het zorgproces en toetsen de rapportages bij het zorgpersoneel
Veranderpad
Hoofdstappen
- Ontwerpen huidig en gewenst proces
- Selecteren en inrichten Digitaal dossier
- Implementeren en intrainen gewenst proces
Randvoorwaarden
- Het elektronisch dossier moet 100% operationeel zijn over 15 maanden
- Er is budget voor software en externe begeleiding
- Er is capaciteit van projectleider en gebruikers
Sturing en indicatoren
Toevoegen aan reguliere rapportages:
- Klachten van RIVM
- Databetrouwbaarheid
- Doorlooptijd registratie
Structuur
- Projectleider
- Key-users van digitaal dossier als vertegenwoordiging van alle gebruikers
Verbeteren en vernieuwen
- Key-users halen verbeteringen op en proceseigenaar monitort procesprestaties
- Jaarlijkse procesreview en opstellen verbeterplan
Het procescanvas is een krachtig instrument voor het werken aan een betere organisatie. Het helpt je processen sneller, beter, goedkoper en verantwoorder te maken en te houden. In Procescanvas zijn alle twaalf bouwstenen voorzien van tips en technieken om met elke processtap aan de slag te gaan. Dit voorbeeld van de digitale GGD is daarin ook visueel uitgewerkt.
Door: Renco Bakker en Willem Spronk
Bron: Procescanvas. Samen werken aan betere processen
