Twee monologen maken nog geen dialoog. Eigenlijk hebt u als manager maar een luizenbaan, u doet niet veel meer dan een beetje over de toekomst nadenken en wat gesprekken voeren met uw medewerkers. Het voeren van deze gesprekken is zeer bepalend voor uw succes als manager.
We kunnen niet zonder jou, maar we gaan het toch proberen …
U voert gesprekken met medewerkers om bijvoorbeeld:
- opdrachten te geven;
- te motiveren;
- werkoverleg te hebben;
- functioneren te bespreken;
- te beoordelen;
- slecht nieuws te brengen;
- te corrigeren.
We gaan niet in op de opbouw van deze gesprekken, met uitzondering van het correctiegesprek. Deze laatste gespreksvorm is nogal afwijkend, dus die komt ineen ander hoofdstuk in het boek De gebruiksaanwijzing van uw medewerker uitgebreider aan de orde. Dit hoofdstuk gaat voornamelijk over hoe u met behulp van Jouw Gebruiksaanwijzing optimaal kunt communiceren met uw mensen.
Uw interactie speelt ook een rol
Zoals eerder besproken is de interactie niet alleen afhankelijk van de gebruiksaanwijzing van uw medewerker, die van u speelt een net zo grote rol. Hieronder enkele mogelijke valkuilen van uw eigen gebruiksaanwijzing op basis van het DISC-model.
D
- U bent soms te kortaf en te autoritair.
- U stelt soms te hoge eisen.
- U hebt te weinig geduld.
- U hebt (te) weinig begrip voor anderen.
I
- U praat te veel en te snel.
- U bent niet altijd consequent.
- U bent soms (te) gevoelig voor vleierij.
- U schat resultaten soms te rooskleurig in.
S
- U bent soms te tolerant.
- U ontloopt conflicten.
- U ontloopt soms uw verantwoordelijkheid.
- U bent soms reactief.
C
- U raakt soms verstikt in te veel details.
- U bent soms te teruggetrokken en daardoor ontoegankelijk.
- U hebt moeite met delegeren.
- U schat resultaten soms te pessimistisch in.
Gevoeligheden bij de medewerker
Als u rekening houdt met deze bananenschillen op uw carrièrepad, blijft u waarschijnlijk al aardig op de been. Nu nog even letten op de gevoeligheden van uw medewerker. Weer met DISC.
D
- Heeft moeite met een (te) onderdanige rol.
- Heeft moeite met te veel controle.
- Heeft moeite met vertraging en uitstel.
- Heeft moeite met eromheen draaien
I
- Heeft moeite met een gebrek aan respect.
- Heeft moeite met onvriendelijkheid en pessimisme.
- Heeft moeite met een gebrek aan communicatie.
- Heeft moeite met een gebrek aan waardering.
S
- Heeft moeite met onduidelijkheid.
- Heeft moeite met veranderingen.
- Heeft moeite met conflictsituaties.
- Heeft moeite met een gebrek aan ondersteuning.
C
- Heeft moeite met persoonlijke kritiek.
- Heeft moeite met te persoonlijke gevoelens.
- Heeft moeite met onvoldoende onderbouwing.
- Heeft moeite met onlogische besluiten.
- Luisteren betekent niet: wachten tot de ander is uitgesproken …
Algemene do’s en don’ts bij gesprekken
Algemene do’s-and-don’ts voor gesprekken met uw medewerkers:
- Praat veel met uw mensen, formeel, informeel, bij de vastgelopen printer, bij de koffiemachine en tijdens de lunch. Medewerkers zijn immers uw belangrijkste informatiebron!
- Houd rekening met uw eigen gebruiksaanwijzing en die van uw medewerkers.
Bij de meer formele gesprekken:
- Bereid het gesprek goed voor.
- Zorg voor voldoende ongestoorde tijd, maar rek het gesprek niet onnodig.
- Begin met te zorgen voor een ontspannen en vertrouwde sfeer.
- Maak oogcontact.
- Inspireer!
- Baseert u op feiten.
- Zorg voor voorbeelden bij uw argumenten.
- Gebruik beeldspraak.
Maar er is meer dat u als manager kunt doen:
- Bied hulp aan.
- Wees duidelijk, durf zo nodig de confrontatie aan te gaan.
- Stel controlevragen om vast te stellen of uw medewerker u goed begrepen heeft.
- De medewerker moet meer aan het woord zijn dan u!
- Let niet alleen op wat er gezegd wordt, let ook op lichaamstaal.
- Zorg voor een logische structuur van het gesprek
- Vat het gesprek na afl oop samen en maak indien gewenst een vervolgafspraak.
- Bevestig het gesprek zo nodig en voeg een kopie toe aan personeelsdossier.
- Maak uw afspraken SMART, anders zullen ze te weinig resultaat opleveren:
S Specifiek
Maak de afspraak zo concreet en duidelijk mogelijk. Vage afspraken leiden meestal tot conflicten. Er mag geen ruimte meer zijn voor persoonlijke interpretatie.
M Meetbaar
Meten is weten, probeer de afspraken te kwantificeren. Dus: Factureren binnen 1 dag na levering. Marge +5%. 15% minder technische klachten. Maandcijfers klaar binnen vijf dagen na het einde van de maand … (Het gaat dus om resultaten en niet om de inspanning!)
A Acceptabel
Is er voldoende draagvlak, is de medewerker bereid ervoor te gaan?
R Realistisch
Dwing van uw medewerkers geen afspraken af die niet haalbaar zijn. Dat werkt alleen maar demotiverend.
T Tijdsgebonden
Een afspraak zonder tijdsdoel heeft geen waarde. Spreek af wanneer het werk begint en wanneer het klaar moet zijn.
‘There is nothing more likely to start disagreement among people than an agreement.’
Elwyn Brooks White
−
Bron: De gebruiksaanwijzing van uw medewerker
Door: Hans Faas
