Inspireren. Verbinden. Veranderen.

Boom Management

Artikelen Vergaderingen voorzitten en bijwonen als manager

Vergaderingen voorzitten en bijwonen als manager

Hans Faas7 december 2023Leestijd: 5 minutenLeiderschap
Hans Faas

‘Tijdens vergaderingen worden zelden grote ideeën geboren, maar gaan er wel goede verloren’

Hans Faas
Vergaderingen, conferenties, discussies, debatten, presentaties, toespraken − het zijn stuk voor stuk zaken waar een succesvolle manager zijn invloed moet doen gelden.

Een noodzakelijke managementvaardigheid is het voeren van ‘een-op-meer’-gesprekken. Vergaderingen, conferenties, discussies, debatten, presentaties, toespraken − het zijn stuk voor stuk zaken waar een succesvolle manager zijn invloed moet doen gelden. Als u de vergadering voorzit, kunt u gebruikmakend van uw macht er nog wel wat zaken doorheen drukken. Zeker met wat kennis van gebruiksaanwijzingen komt u een heel eind. Als u geen voorzitter bent, is dat een stuk lastiger. Maar ook dan zijn er trucs om toch uw zin te krijgen.

DISC

    De D: Direct en Dominant: de doener
    De I: Inspirerend en invloedrijk: de prater
    De S: Sociaal en stabiel: de waarnemer
    De C: Consciëntieus en correct: de denker

U bent de voorzitter

Veertien tips voor als u de voorzitter bent (de eerste drie zijn de belangrijkste):

  1. Ken de gebruiksaanwijzingen van de deelnemers.
  2. Ken de gebruiksaanwijzingen van de deelnemers.
  3. Ken de gebruiksaanwijzingen van de deelnemers.
  4. Betrek iedereen bij de vergadering. Iedereen moet zeggen wat hij ervan vindt.
    D Zorg ervoor dat de D de besluitvorming niet te veel domineert. Zeg bijvoorbeeld: ‘Laten we eerst een kijken wat de anderen er van vinden.’ Geef de D niet steeds als eerste het woord.
    I Zorg ervoor dat de I niet te veel afdwaalt. Zeg bijvoorbeeld: ‘Laten we even teruggaan naar de oorspronkelijke vraag.’ Geef de I niet steeds het woord.
    S Betrek de S bij de vergadering door vragen te stellen. Vraag bijvoorbeeld: ‘Wat vind jij ervan, zie je alternatieve oplossingen?’ Geef de S regelmatig het woord.
    C Betrek de C bij de vergadering door vragen te stellen. Vraag bijvoorbeeld: ‘Zie jij nog nadelen aan deze oplossing?’ Vraag de C kritisch te zijn, geef hem de rol van advocaat van de duivel. Maak de C verantwoordelijk voor de notulen of actielijst .
  5. Roep lastige deelnemers tot de orde: ‘Je frustreert de vergadering, moet je niet doen!’
  6. Maak notulen of nog beter een actielijst met slechts drie kolommen:
    Actieomschrijving | Door | Datum klaar
    Het zorgt voor een grotere dynamiek.
  7. Er mag (moet) ook gelachen worden.
  8. Bewaak de rode draad en het momentum, anders loggen de deelnemers uit …
  9. Bewaar (zorg voor) wat actuele nieuwtjes, dat maakt het bijwonen van de vergadering aantrekkelijker.
  10. Zorg ervoor dat het gezellig is, of besteed dit uit aan een I of S.
  11. Geef regelmatig samenvattingen, of laat anderen dat bij toerbeurt doen. Dat houdt ze bij de les. Het zorgt voor structuur.
  12. Overweeg eens agendapunten in te laten leiden door deelnemers. Vraag ze dit voor te bereiden.
  13. Overweeg eens de voorzittersrol te laten rouleren …
  14. U bent verantwoordelijk voor de dynamiek.
  15. Stel direct een vraag aan wegzakkende deelnemers.

Vergaderingen bijwonen

De gebruiksaanwijzing van uw medewerker
Instant-mensenkennis voor managers. Bestel op Boom.nl

Als u geen voorzitter bent, hebt u geen formele macht. Om uw ideeën en plannen geaccepteerd te krijgen, is macht echter wel handig. Er zijn vele manieren om uw macht en invloed te vergroten. De belangrijkste is om in de D-modus te gaan. Zelfs als u maar een klein beetje D-genen hebt, gebruik die dan en straal zelfvertrouwen uit. Wacht er niet mee totdat de vergadering is geopend, maar oefen uw D-gedrag al bij het ontbijt (arme familieleden).

  1. Ga in uw D-modus.
  2. Pas uw lichaamstaal aan (rechtop, buik in, kin omhoog, kordate stappen (zie ook het
    hoofdstuk over het ‘lezen’ van uw medewerkers, pagina 31-37).
  3. Niet te veel (zenuwachtig) lachen. Maak korte, sterke gebaren en beweeg niet te veel.
  4. Vraag regelmatig het woord, want wie spreekt heeft de macht. Korte zinnen, niet langdradig.
  5. Gebruik sterke taal! (Niet: wellicht, misschien, eventueel, ik denk … Wel: ik vind, nee, niet mee eens, slaat nergens op …)
  6. Kies een S-deelnemer uit en domineer deze tijdens de vergadering. (S, zou jij even nieuwe koffi e kunnen bestellen? En neem even een kan water mee. Kijk jij even naar de beamer?)
  7. Geniet van wat komen gaat (ik zal ze eens verrassen!).

U kunt nog zulke briljante ideeën en oplossingen aandragen, als u anderen er niet van kunt overtuigen heeft het allemaal weinig zin. Anderzijds zijn het vaak middelmatige managers met een goed verhaal die er met de jackpot vandoor gaan. Het is niet eerlijk, maar helaas wel waar. Ook in dit opzicht kan het JouwGebruiksaanwijzingconcept u helpen. Bovendien geef ik u een doos vol met ethische en ook een paar minder ethische trucjes om uw gelijk toch nog te krijgen.

Bron: De gebruiksaanwijzing van uw medewerker

Door: Hans Faas