Een van de nieuwe bloggers op SigmaOnline is Emiel Kelly, alias Procesje. Dagelijks houdt hij zich bezig met het verbeteren van processen in organisaties. Hij kan zich verbazen over de dingen die er rondom processen en procesmanagement worden bedacht. Organisaties doen zichzelf soms wat aan, is zijn mening. In zijn blogs kunt u zich eens lekker verbazen (en misschien wel stiekem gniffelen) over de fratsen die andere organisaties zich op de hals halen.
Als nieuwe blogger lijkt het me wel zo netjes om me in dit eerste blog even voor te stellen. Ik ben Emiel en ik doe iets met processen. Dat is niet erg bijzonder, integendeel zelfs, want iederéén doet iets met processen. Simpelweg omdat elke organisatie nou eenmaal processen heeft.
Een proces? Nee, dat is niet een plaatje met blokjes en pijltjes. Je zou kunnen zeggen dat een proces het middel is voor organisaties om ‘te doen wat ze beloven’. Iets concreter gezegd: alles wat er gebeurt én nodig is om een resultaat (dienst, product, opgelost probleem) te leveren.
En elke dag weer proberen organisaties deze processen – bewust of onbewust – tot een goed einde te brengen. Gewoon dagelijks werk dus. Dat wil overigens niet zeggen dat die processen altijd naar tevredenheid verlopen en dan is het wellicht tijd om er eens wat aandacht aan te besteden. En dat (helpen met) ‘aandacht besteden aan processen’ is waar ik me toch al weer zo’n zes leaseauto’s mee bezighoud.
Processen-zijn-echt-heel-belangrijk-hoor!
Als u ook al een poosje rondloopt in ‘processenland’, dan weet u dat de processen-zijn-echt-heel-belangrijk-hoor-beweging, er een was die de afgelopen decennia kwam, ging, weer kwam, etc. In de jaren ‘80 en ‘90 was het BPR (gek overigens dat sommigen denken dat processen toen pas zijn uitgevonden), er kwamen workflowsystemen, kwaliteitsdenken, holistisch BPM, Lean, zaakgericht werken en ga zo maar door. Zo heb ik organisaties gezien waar men projecten had voor Kwaliteit, het implementeren van 3 workflowmanagementsystemen, Rechtmatigheid, AO/IC, Procesverbeteren en Lean.
Het gekke was dat het in al deze projecten vaak over dezelfde processen ging. En nog gekker: het werd veelal benaderd als iets ‘los van een proces’. Vanzelfsprekend in een project, zodat medewerkers er in de dagelijkse uitvoering geen last van hadden.
Van Loesje naar Procesje
Het feit dat ik me steeds meer ging verbazen over al deze ‘fratsen rondom processen’ – of zoals ik het wel eens gemeen noem ‘stafhobbies’ – is één van de hoofdredenen waarom ik een aantal jaren geleden Procesje.nl ben begonnen. In het begin waren het Loesje-achtige posters, maar omdat ik geen dure advocaten kon betalen, maak ik ze nu in een iets andere vorm. Maar mijn doel blijft om lezers te laten meegenieten van wat er allemaal rondom processen en procesmanagement wordt bedacht in organisaties.
Niet omdat dat nou allemaal zo verkeerd is, maar omdat ik het zo zonde vind om met z’n allen, met goede bedoelingen, langs elkaar heen aan dezelfde processen te werken. Processen zijn er nou eenmaal, dus zijn ze de ideale context om allerlei zaken aan te relateren en je af te vragen: wordt het er beter door?
Uitvoering op één
Zo ben ik van mening dat procesmanagement niet iets is dat je ‘erbij doet’. Het is wat elke dag, goed of minder goed, in organisaties gebeurt. Ik vind het dus belangrijk om organisaties te laten beseffen wat er nodig is om processen te laten presteren en om ze zelf te laten bepalen hoe ver ze daarin willen gaan.
Wat mij betreft staat de uitvoering altijd op nummer 1. Ik geloof best dat iets als een management een richting moet bepalen. Wat zeker niet vergeten moet worden (maar helaas wel vaak gebeurt) is heel duidelijk hebben welke procesresultaten zinvol zijn. Maar de uitvoering van processen is waar klanten er uiteindelijk iets van merken. Rondom die procesuitvoering is de afgelopen jaren heel wat bedacht. Maar wat was het effect daarvan? Dat is waar ik graag over leer en deel.
Procesfratsen
Nu ben ik wat dat betreft een gezegend mens. Omdat ik goed was in het uit het hoofd leren van dikke boeken, heb ik ooit een universitaire studie afgerond, maar het grootste deel van mijn vrienden werkt in de bouw, fabriek, garage of handel. Niet naast processen, maar ín processen dus. Er is geen beter middel dan luisteren naar deze jongens en meisjes voor het relativeren van al die procesfratsen waar ik elke dag mee te maken heb.
‘Processen? Geen idee, maar als je nu even aan de kant gaat; ik moet 20 kuub beton storten, anders kunnen we die buitenwerkstelling dit weekend niet halen’ .
‘Ja bij ons heb je ook een paar van die Lean-pipo’s. Je ziet ze nooit en ineens sturen ze een nieuwsbrief dat we van 3 naar 2 man bij de machine moeten.’
‘Verbeterbord? Oh, ik vrees dat die nu als behangtafel wordt gebruikt.’
Het mooie is: uiteindelijk gaat het wel degelijk om processen. Maar het is belangrijk om te beseffen dat niet iedereen daarin is geïnteresseerd of begrijpt wat dat procesmanagement nou allemaal inhoudt. Organisaties hebben processen, mensen hebben werk. Het verbinden van die twee is waar het in de uitvoering om draait.
En dat is iets waarover ik elke dag weer leer. Je kunt nog zoveel procesmanagementdingen willen doen als management, verbeterclubje of stafdienst; vergeet nooit de uitvoering.
En dat is wat ik altijd voor ogen hou en over schrijf via diverse media. Natuurlijk zijn de ideeën achter ‘besturen door processen’ prima, maar ga het niet als iets bezonders behandelen. Begrijp altijd de context en doe alsjeblieft normaal.
Emiel Kelly is officieel trainer/coach Business Process Management, maar deelt z’n belevenissen en mening al enkele jaren als Procesje. Twitter: @Procesje
