De workshop ‘Waarom’ is een cruciale praktische start van de cultuurverandering, waarbij we aan het ‘waarom’ ook gewenste en ongewenste activiteiten en kenmerken koppelen die bij het succes van deze veranderambitie horen.
Algemeen
- Tijdsduur: 1,5 tot 2 uur.
- Groepsgrootte: 5 tot 20 deelnemers.
- Benodigdheden: post-its en een (digitale) muur om dingen op te plakken of een onlinetool als Miro of Mural.
Voorbereiding workshop Waarom
Voor de deelnemers geen.
Voor de facilitator: het maken van de posters of de digitale werkomgeving. Bovendien moet de ambitie van de organisatie of afdeling al beschreven zijn. Hierbij helpt het om deze bijvoorbeeld via de OKR- (Objectives & Key Results, Bendermacher, Kampschuur & Van Solingen, 2021) of OGSM-methode (Objectives, Goals, Strategies en Measures*) beschikbaar te hebben met beschreven ambities, doelen en strategieën. Gaat het om een product, dan kan een productvisie niet ontbreken.
Werkvorm
De centrale vraag is: Wat aan onze organisatie is goed, slecht of ontbreekt om onze ambitie te kunnen realiseren? Ondersteunende vragen hierbij zijn: Wat gaat er fout als we niet veranderen en onze ambities niet kunnen realiseren? Op welke kenmerken en eigenschappen van de organisatie zijn we trots? Waar staan wij om bekend? Welke kenmerken komen steeds terug in onze succes- en faalverhalen?
Agenda
- Intro: verwachtingen delen, het doel van de workshop helder verwoorden.
- Stap 1: post-its plakken op de drie categorieën gedrag: goed, slecht, ontbreekt.
- Stap 2: groeperen.
- Stap 3: stemmen.
- Stap 4: samenvatten.
- Stap 5: maak een slogan.
- Vervolgacties definiëren.
De slogan
Na het samenvatten in stap 4 initieert de workshopleider in stap 5 de gezamenlijke definitie van een pakkende en inspirerende slogan of term om de wens van de verandering vast te leggen. Als onderbouwing van de verandering helpt het om een paar zinnen te formuleren aan de hand van het volgende format:
Om [onze ambitie] te realiseren
Blijven we trots op [wat gaat goed]
Daarvoor stoppen we met dit gedrag [wat slecht is voor ambitie]
Voorbeelden
Voorbeelden slogan en individueel gedrag:
- Om de beste verzekeraar voor het mkb te worden, blijven we trots op onze servicegerichtheid en familiecultuur. We willen meer innoveren door cocreatie met onze klanten en ook willen we white-label verzekeringen gaan afsluiten. Daarvoor stoppen we met interne productfocus en moeten we starten met externe klantfocus. Als we niet snel verbeteren, worden we de volgende V&D. Kortom: onze mkb’ers kunnen weer ‘gerust ondernemen’.
- Om meer producten te verkopen, willen we meer samenwerken. Daarvoor moeten we stoppen met te lief zijn voor elkaar en starten met elkaar aanspreken op het niet nakomen van afspraken.
- We halen onze planningen niet, omdat we te snel ja zeggen tegen extra verzoeken van allerlei andere collega’s. Daarom gaan we meer marge in onze planningen opnemen, maar ook vaker nee zeggen tegen ad-hocverzoeken die niet zijn geprioriteerd door de product owner. Op die manier kunnen we doen wat we beloven, snel inspelen op nieuwe inzichten en kwaliteit leveren op wat echt belangrijk is.
- We willen groeien in ons vakmanschap. Daarom gaan we de omzetdoelstelling iets verlagen, zodat mensen de tijd hebben om cursussen te volgen, kennis te delen en met elkaar mee te kijken. Hierdoor verwachten we ons over een halfjaar te kunnen onderscheiden van onze concurrenten door onze hogere kwaliteit. Dit levert ook een hoger uurtarief (of hogere prijs) op.
Tips voor de workshop Waarom
- Begin met het waarom van het ‘waarom’. Dus wat is het belang van deze workshop, waarom is dit van belang en wat wil je bereiken. Geef de groep tijd om zich hierover te buigen, verwachtingen met elkaar te delen en een doel duidelijk te krijgen. Niets is zo frustrerend als collega’s die na deze workshop niet in staat zijn het belang van deze eerste stap te omschrijven.
- Indien de ambitie nog niet bekend is, besteed hier dan extra aandacht aan en zet een structuur of sjabloon in. Denk aan bekende werkwijzen als de OKR- en OGSM-methode of het Business Model Canvas. Gaat het om een productvisie, gebruik dan bijvoorbeeld een sjabloon als: ‘Voor [doelgroep klanten], die [een behoefte hebben of een kans zien], is dit [productnaam] een [productcategorie], dat [deze belangrijkste voordelen, reden tot koop] bevat, in tegenstelling tot [wat concurrenten als alternatieven voeren] kent ons product/dienst [deze primaire onderscheidende eigenschappen].’
- Maak de groep niet te groot, houd liever meerdere workshops en combineer de uitkomsten.
- Bij ‘toevoegen’ en ‘stoppen’ is het belangrijk om op te halen waarom dit cruciaal is voor het realiseren van de ambitie.
- Voor gebruik door informele leiders: als je deze workshop wilt inzetten buiten een managementteam, haak dan wel een leidinggevende aan om de ambitie en doelen van de organisatie toe te lichten en te laten zien dat de resultaten van de workshop ook worden gedragen door de leidinggevende.
Valkuilen Workshop Waarom
- Als de ambitie niet duidelijk is, kan veel tijd verloren gaan bij deze workshop en zullen onderlinge verwachtingen niet overeenstemmen met het beoogde eindresultaat. Is de ambitie niet duidelijk of dient deze voor iedereen te worden verduidelijkt, besteed hier dan eerst aandacht aan. Dat kan ook door middel van een extra workshop voorafgaand aan deze stap.
- Een andere valkuil is dat in deze workshop veel aandacht uitgaat naar het benoemen van zaken die nu niet goed gaan. Meestal gaat het om acties, handelingen of knelpunten die al bekend zijn. Hierdoor ontbreekt dan de connectie met daadwerkelijke cultuurkenmerken of eigenschappen, die een eerste belangrijke indicatie vormen van de cultuur die je wilt of juist niet meer wilt.
- De derde valkuil is dat een slogan gemaakt is, maar deze vervolgens niet vertaald wordt in concrete acties die leiden tot meer klantgerichtheid.
Wat gaan we met elkaar nu (anders) doen? Wat is onze volgende stap?
Beluister de Boom Management Podcast: Klant DNA met Peter Koning en Martijn Stuiver
Bron: Klant-DNA
Door: Peter Koning, Martijn Stuiver
