De knelpunten bij flexibel werken

Werken met je voeten in het zand, met je kinderen om je heen of in het café met een drankje erbij. Het klinkt allemaal leuk, dat tijd- en plaatsonafhankelijk werken, maar wat zeggen de arboregels hierover? Mag het eigenlijk wel? Hanneke Mol deed onderzoek.

Zoals veel bedrijven tegenwoordig, werkt ook het adviesbureau waar ik afstudeerde volgens Het Nieuwe Werken. Deze organisatie wilde in het kader van het wetsvoorstel over flexibel werken meer weten over Het Nieuwe Werken in combinatie met arbo. Ook kwamen klanten met de vraag op welke wijze er aan de eisen van de  arbowetgeving voldaan kon worden bij invoering van Het Nieuwe Werken. Medewerkers werken al jaren waar en wanneer zij willen, zonder expliciet aandacht te besteden aan hun houding of werkomgeving. Om de knelpunten tussen de eisen van de arbowetgeving en de wensen vanuit Het Nieuwe Werken in kaart te brengen, is mijn stagebedrijf gebruikt als pilot. Daarbij heb ik meegekeken bij grotere bedrijven als Microsoft en Rabobank, die vooroplopen in Het Nieuwe Werken. Uit het onderzoek zijn naast knelpunten ook mogelijke oplossingen naar voren gekomen.

Knelpunt 1: verplicht werken aan een verantwoorde werkplek

Bij Het Nieuwe Werken wordt benadrukt dat medewerkers in principe overal kunnen werken. In een flexibel kantoor, in het buurtcafé en zelfs op het strand. Daartegenover staat in de wet dat een werknemer alleen mag werken aan een verantwoorde werkplek. De werkgever is verplicht om te zorgen voor deze verantwoorde werkplek. Maar wanneer medewerkers buiten de deur zijn, is het voor een werkgever vrijwel onmogelijk om te zorgen voor een verantwoorde werkplek. Als een medewerker besluit te werken in de bibliotheek, dan kan de werkgever hier moeilijk een verantwoorde werkplek neerzetten. Daarnaast is het voor de werkgever niet te controleren of de werknemer daadwerkelijk aan deze verantwoorde werkplek werkt. Om dit knelpunt op te lossen, zijn er twee mogelijkheden: Er kan worden gekozen voor een flexwerkovereenkomst. De medewerker verklaart hierbij dat hij alleen aan een verantwoorde werkplek zal werken, ook buiten de deur. De werkgever kan medewerkers vrijlaten in hun werkplekkeuze, zolang de werkgever maar goede/uitvoerige voorlichting geeft.

Knelpunt 2: genoeg werkplekken versus flexwerkplekken

Vanwege de opkomst van Het Nieuwe Werken zijn veel bedrijven hun kantoorpand gaan aanpassen. Er wordt gewerkt met flexwerkplekken, waardoor er niet voor iedereen altijd een verantwoorde werkplek beschikbaar is. De wet zegt dat een werkgever voor alle medewerkers een verantwoorde werkplek moet hebben. Dit mag op kantoor zijn of thuis. Nu is het zo dat medewerkers vanuit Het Nieuwe Werken overal mogen werken, en daarmee is de kans groot dat medewerkers niet op kantoor, maar ook niet thuis gaan werken. Het inrichten van een verantwoorde thuiswerkplek is dan vaak overbodig. Om bovenstaand knelpunt op te lossen, bestaat er wettelijk gezien maar één mogelijkheid: Als werkgever toch zorgen voor genoeg werkplekken op kantoor of medewerkers de middelen bieden om een thuiswerkplek in te richten. Daarbij mogen thuiswerkplekken die goedgekeurd zijn, meegeteld worden in het totaal aantal werkplekken.  Het totaal aan werkplekken moet opgeteld gelijk zijn aan het aantal fte’s in de organisatie.

Knelpunt 3: verantwoordelijkheid

Vanuit Het Nieuwe Werken wordt er van de medewerkers verwacht dat zij zelf de volledige verantwoordelijkheid nemen om hun werkzaamheden uit te voeren. Er worden resultaatafspraken gemaakt en de werknemer mag vervolgens zelf bepalen waar en wanneer hij zijn taken uitvoert. Dit staat in contrast met het feit dat de werkgever verantwoordelijk blijft voor het juiste gebruik van een werkplek. Om bovenstaand knelpunt op te lossen, bestaan er twee mogelijkheden Als werkgever duidelijke voorlichting geven en deze voorlichting up-to-date houden op een plek waar de medewerker deze informatie zelf kan terugvinden. Als werkgever geen voorlichting geven. Uit onderzoek is gebleken dat medewerkers bij meer verantwoordelijkheid ook eerder op hun eigen lichamelijke gezondheid letten. Let op: dan blijf je als werkgever wel verantwoordelijk als er iets fout gaat! Bron: Hanneke Mol op OverHetNieuweWerken. De oud-student Facility Management aan de Haagse Hogeschool, heeft tijdens haar afstudeerstage de knelpunten tussen de eisen van arbowetgeving en de wensen vanuit Het Nieuwe Werken onderzocht. Dit deed zij bij Alares, een adviesbureau dat opereert op het snijvlak van organisatie en innovatie.