De positionering en de grondvorm van de programmaorganisatie hebben consequenties voor de manier waarop de programmamanager zijn rol invult. We zien vier rolinvullingen: de programmacoördinator, -leider, -regisseur en -directeur (Prevaas, 2018). Deze namen accentueren het onderscheid ertussen, maar dit betekent niet dat ze in de praktijk ook zo moeten heten. Er kunnen allerlei redenen zijn om gewoon van ‘programmamanager’ te spreken. In de praktijk kom je deze rolinvullingen soms in hun pure vorm tegen, maar veel vaker is sprake van mengvormen en heeft een programmamanager bijvoorbeeld voor een deel een sturende en voor een deel een meer coördinerende rol.
De programmacoördinator
De programmacoördinator weet dat de staande organisatie zelf de meeste ruimte en invloed heeft. Hij heeft een vrij lichte rol en overlegt veel over de doelen en de inspanningen en middelen die daarvoor nodig zijn. Daarbij moet hij het vooral hebben van zijn ‘informele’, persoonsgebonden invloed. De basistaak van de programmacoördinator is het signaleren van alle ontwikkelingen die relevant zijn voor het programma en ze op de goede tafel aan de orde stellen. In het bijzonder gaat het om het monitoren van de voortgang, het uitbrengen van voortgangsrapportages, het adviseren van bijsturingsmaatregelen aan de opdrachtgever en de belanghebbenden en het maken van andere producten die de lijnorganisatie helpen bij het uitvoeren van het programma, zoals een risicoanalyse en communicatiemateriaal. De programmacoördinator staat louter ten dienste van de lijnorganisatie. Iemand die zelf de credits wil hebben voor de geleverde prestaties, zowel in de inspanningen als op effectniveau, zal zich ongelukkig voelen in deze variant. De programmacoördinator is tevreden als anderen het op een betere manier voor elkaar krijgen en hij hen daarbij kan helpen.
De programmaregisseur
De programmaregisseur is sturend bij het vaststellen en uitdragen van de doelen. Hij gaat horizontaal en overleggend te werk bij het kiezen van inspanningen en het daaraan koppelen van middelen en doelen. Verder accepteert hij dat hij zelf niet over de uitvoering gaat en dat hij daarom soms op zijn handen moet zitten. De focus in het werk van de programmaregisseur ligt op het onderzoeken van de gewenste richting van het programma, het vormgeven van de inhoud met een focus op ambitie, strategie en doelen, het monitoren van de voortgang van de doelrealisatie, het voorstellen van koerswijzigingen, het voeren van gesprekken met managers en externe partijen over de inhoud en het operationeel leidinggeven aan inhoudelijk specialisten. De programma-regisseur vindt vooral de strategische, langetermijnkant aantrekkelijk, zowel van het programma als van de context waarin dat programma zich bevindt. Hij is meer een denker dan een doener. Programmaregisseurs werken bijvoorbeeld in beleidsomgevingen, die niet zelf over de uitvoering gaan, maar deze overlaten aan andere partijen.
De programmaleider
De programmaleider is opdrachtgever van (een deel van de) inspanningen in het programma en heeft daarop een stevige operationele invloed. Voor het bijstellen van de doelen is overleg nodig. Hij heeft kenmerken van een multiprojectmanager wanneer hij vooral projecten als inspanningen heeft. Zijn uitdaging is om doelgericht te blijven werken. Hij richt zich op taken zoals het doorvertalen van de doelen naar de uitvoering, het initiëren van inspanningen, het monitoren van de realisatie, het voorstellen van nieuwe activiteiten of het veranderen van lopende inspanningen en het opdracht geven aan de inspanningsleiders. Hij haalt zijn energie vooral uit de realisatie en de actie die daarbij komt kijken. Verder is de programmaleider meer een doener dan een denker. Hij vindt het prima dat de doelen door anderen (bij)gesteld worden. Dat zorgt er namelijk voor dat hij zich kan richten op het tot stand brengen van mooie, als het even kan zichtbare resultaten en effecten.
De programmadirecteur
De programmadirecteur beschikt over alle noodzakelijke bevoegdheden om de doelen na te streven, de inspanningen te realiseren en de middelen toe te kennen. Dit is de zwaarste vorm van een programmamanager die wij onderscheiden. Hij krijgt in sommige gevallen een positie die vergelijkbaar is met die van andere directeuren in de organisatie, maar dit is niet noodzakelijk. Bij deze rolinvulling is sprake van een combinatie van alle bovengenoemde taken. Hij geeft operationeel en soms ook hiërarchisch en functioneel leiding aan de programmaorganisatie. Zijn taken zijn meestal verdeeld over diverse ondersteuners die samen het programmabureau vormen. Veel programmadirecteuren zijn eerder ook lijnmanager of directeur geweest. De ervaring met leidinggeven kan behulpzaam zijn, maar het managen van een programma is anders dan dat van een afdeling of organisatie. De programmadirecteur wil niet slechts over een deel van de puzzel gaan, maar én richten én inrichten én (laten) verrichten. Hij voelt zich daartoe in staat gesteld met een zelfstandige programmaorganisatie die haar gang kan gaan en niet voor elk wissewasje de organisatie hoeft te consulteren. Dit is een rol die voorkomt bij majeure transitie- en transformatieprogramma’s.
Manager of leider?
Regelmatig komt de discussie naar boven over het verschil tussen een manager en een leider. De manager wordt vaak neergezet als de blauwe, systeem- en structuurgerichte figuur waarvan we er maar beter zo weinig mogelijk kunnen hebben. De leider is de persoonsgerichte, warme, visionaire en empathische figuur die mensen tot grootse daden weet aan te zetten. Met de termen ‘programmamanager’ en ‘programmaleider’ willen we niet aan die discussie refereren.
Management is niet boven leiderschap verheven, althans niet in de manier waarop we die woorden hier gebruiken. Het gaat ons om de rollen en taken. Programmamanagement was er als term nu eenmaal al, dus hebben we ‘programmamanager’ gekozen voor de generieke vorm en ‘programmaleider’ voor een van de specifieke vormen.
We hebben deze vier rollen onderscheiden om accentverschillen te laten zien die we in de praktijk tegenkomen. Het gaat er niet om te kiezen voor de ene óf de andere rolinvulling. We hopen met dit onderscheid vooral het gesprek te voeden over welke rolinvulling in een bepaalde situatie meer of minder behulpzaam is en waar je dan op moet letten, zodat je daarover situationeel afspraken kunt maken.
Bron: Leiderschap van de programmamanager
Door: Björn Prevaas, Jo Bos, Helmuth Stoop
