Recentelijk kwam ik een interessante auditmanier op het spoor: kamishibai audits. Het woord is afgeleid van het Japanse begrip voor toneel, voorstelling met plaatjes. ‘Kami’ staat voor papier en ‘shibai’ voor drama of toneel. Het is een visuele methode voor auditen.
Kamishibai-kaarten bevatten een afbeelding van een gewenste toestand of ze bestaan uit vragen. Iedere kaart heeft een rode en een groene zijde, waarop overigens dezelfde informatie staat. De rol van de kleur is het visuele effect. De groene zijde representeert een situatie zoals deze bedoeld is, de rode zijde een afwijkende situatie.
Bij een audit kun je een kaartje uit het insteekbord pakken en nagaan, in gesprek met de betreffende medewerker(s) ter plaatse, of de gewenste situatie daadwerkelijk aanwezig is of dat de antwoorden op de vragen duiden op een goede situatie. Als dat positief is, wordt het kaartje met de groene zijde naar voren in het bord teruggeplaatst. Is het niet helemaal (of helemaal niet) in orde, dan wordt het kaartje met de rode zijde naar voren geplaatst.
De kaartjes hebben meestal een T-vorm, waardoor ze makkelijk in het bord te plaatsen zijn.
Het insteekbord
Het bord is een simpel insteekbord, zoals we dat op veel plaatsen kennen. Vooral planningsafdelingen gebruiken ze vaak. Een dergelijk bord kan op verschillende wijzen ingedeeld worden. Voor een audit is het handig om in twee kolommen te werken. In de linkerkolom zet je alle kaartjes met de groene kant naar voren. Als iemand dan een audit uitvoert, wordt een kaartje uit de linkerkolom genomen en wordt de situatie beoordeeld. Klopt het, dan komt het kaartje met de groene kant naar voren in de rechterkolom, klopt het niet dan staat de rode kant naar voren.
Lijst
Er kan bij het bord een lijst worden opgehangen met een overzicht van alle kaartjes en de mogelijkheid om de audit die je hebt uitgevoerd, af te tekenen. Op deze wijze zie je niet alleen wie welke audit heeft gedaan, je houdt ook in de gaten dat alle kaartjes evenredig vaak aan de beurt komen.
Actiebord
In het geval dat wordt vastgesteld dat de situatie niet in overeenstemming is met de bedoelde situatie en het kaartje met de rode kant naar voren in het bord wordt geplaatst, wordt de melding op het actiebord gezet. Daar wordt door de verantwoordelijke aan toegevoegd wat de (grond)oorzaak is en wat de tegenmaatregel gaat inhouden (en wanneer). Dit bord wordt ook wel het 3C-bord genoemd: concern, cause en counter measure.
Daarbij is het van groot belang niet de ‘wie’-vraag te stellen, maar de ‘waardoor’-vraag. We zoeken naar tekortkomingen in de achterliggende systemen en niet naar ‘schuldigen’.
Wilt u meer lezen over kwaliteitsinstrumenten? Abonneer u dan op de gratis e-mailnieuwsbrief.Â
Toepassingen
De methode kan diverse doelen dienen. Je kunt het gebruiken in het kader van 5S, waarbij de gewenste situatie wordt weergegeven op het kaartje. Bijvoorbeeld een schone machine, een opgeruimd kantoor, goed ingedeeld gereedschapsbord, enzovoort.
Het kan ook worden gebruikt om vragen te stellen omtrent veiligheid, gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen, werking van beschermende constructies zoals traphekjes en dergelijke.
Nog een andere toepassing is om onderhoud uit te voeren, dan wel op uitvoering te controleren. De uit te voeren onderhoudstaak zet je op de kaart. Voor het plannen van de taak staat het kaartje in het planbord; als het wordt gebruikt voor de audit staat het kaartje in de auditrij.
En er is nog een andere toepassing. Je kunt het als planmethode gebruiken voor uit te voeren (en regelmatig terugkerende) taken. Voor iedere taak maak je een dergelijk kaartje met een duidelijke afbeelding van de uit te voeren taak (en/of het gewenste eindresultaat) en dat stop je met de rode kant op dag of week in het planbord. Als de taak is uitgevoerd, wordt de kaart met de groene kant naar voren teruggezet. Dit kun je overigens natuurlijk ook combineren met een audit. Te plannen taak in planbord, na uitvoeren in de linkerkolom van het auditbord en na audit in de rechterkolom.
De planningsuitvoering heb ik ook voor mijzelf toegepast. Voor iedere klant is er een bakje waar de meest recente, benodigde informatie in ligt. Op de voorkant een plakhoesje met daarin een labeltje met een rode en een groene kant. En dan wordt het makkelijk. Als ik binnen een week nog iets moet doen voor die betreffende klant, dan wordt het labeltje met de rode zijde weergegeven. Hoef ik de komende week niets te doen voor die klant, dan wordt de groene zijde weergegeven. Deze manier van visualiseren geeft op ieder moment een totaaloverzicht.
Bron: Sigma nummer 3, juni 2016
Lees ook:Â Interne audits: hoe maak je daar een succes van?Â
