Samenwerking en samenwerken is leuk en kan energie geven. Maar wat is samenwerken precies? In de praktijk blijken samenwerkingen echter ook vaak lastig en taai. De kans op een succesvolle samenwerking wordt groter door aandacht te besteden aan vijf condities, te weten: ambitie, belangen, relatie, organisatie en proces.
Iedereen van ons werkt samen. Op het werk met een directe collega, in een eigen team, met mensen van verschillende onderdelen in de organisatie en met mensen vanuit andere organisaties. Maar ook buiten het werk wordt samengewerkt, bijvoorbeeld als vrijwilliger in een sportvereniging, in een studentenhuis of in het eigen gezin. Samenwerken is dan ook niets nieuws. Tegelijkertijd zien wij dat het steeds belangrijker wordt dat wij góed samenwerken. Voor steeds meer opgaven hebben wij anderen nodig om onze eigen doelen te realiseren.
Samenwerken niet altijd eenvoudig
Dat samenwerken echter niet altijd eenvoudig is, komt primair door een aantal specifieke kenmerken van vraagstukken en dilemma’s die spelen bij samenwerken. Een eerste kenmerk is een grote mate van wederzijdse afhankelijkheid. Ieder van de partners moet een deel van zijn autonomie opgeven in het vertrouwen dat hij er meer voor terugkrijgt. Dit is vaak een grote opgave en vooral een kwetsbaar proces. Want juist omdat bestuurders, professionals en managers het moeilijk vinden hun autonomie op te geven, kunnen ze in de verleiding komen het proces te frustreren in plaats van te stimuleren. Partijen beseffen daarbij vaak ook dat ‘ze niet zonder, maar ook niet met elkaar kunnen’. Als gevolg van deze wederzijdse afhankelijkheid ontstaat er een complex spel van omgaan met verschillende partners, vorming van coalities, partnerkeuze en positiespel.
Niets meer missen?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief
Een tweede kenmerk is dat bij samenwerken vaak onduidelijk is wie de macht heeft. In omgevingen waar meerdere partijen de sleutel tot de oplossing in handen hebben maar niemand alleen, is er altijd sprake van onduidelijkheid over het machtscentrum (Schruijer & Vansina, 2007). De vraag wie er aan de touwtjes trekt, kan niet eenduidig worden beantwoord: macht is over meerdere partijen verdeeld, partijen ontlenen macht aan verschillende bronnen, en macht en invloed worden op uiteenlopende manieren en volgens verschillende stijlen uitgeoefend. De macht van partijen wordt vaak onderschat. Waarschijnlijk omdat macht niet altijd goed zichtbaar is. Het is dan ook zaak de verdeling en toepassing van macht te leren lezen.
Anders zijn en samenwerking
Partijen willen vooral samenwerken met partijen die anders zijn. Partijen die andere kennis en vaardigheden hebben of bijvoorbeeld een ander netwerk. De verschillen tussen partijen maakt samenwerken interessant (Hoebeke, 2004). Overeenkomsten tussen partijen zijn de basis voor competitie en naarmate samenwerkende partijen zich meer op hetzelfde terrein bewegen, is de kans op competitie tussen partijen groter. Toch blijkt het in de praktijk vaak eenvoudiger om met mensen en partijen samen te werken die juist enigszins gelijk zijn aan onszelf. Dat komt omdat wij partijen die vergelijkbaar zijn beter en sneller kunnen begrijpen. Ze spreken dezelfde taal, hebben een vergelijkbare achtergrond en/of begrijpen de sector. De diversiteit tussen partijen is een derde belangrijk kenmerk. Het leidt tot een grotere meerwaarde bij samenwerken, maar maakt het dus ook lastig. Het leidt tot spraakverwarring en onbegrip.
Een vierde kenmerk is dat mensen die samenwerken per definitie meerdere en soms concurrerende loyaliteiten ervaren. Aan de ene kant verbinden zij zich aan de samenwerking en de partijen waarmee ze samen aan de slag gaan. Aan de andere kant is er voortdurend de aandacht en betrokkenheid vanuit de eigen organisatie. Die twee zijn niet altijd in lijn met elkaar. De samenwerking kan iets anders vragen dan de eigen organisatie. Belangen kunnen uiteenlopen. Dat leidt tot een voortdurende spagaat.
Een laatste kenmerk is dat in omstandigheden waarin meerdere partijen het met elkaar moeten zien te rooien, partijen gezamenlijk een nieuwe werkelijkheid creëren (Weick, 1995). Een samenwerking vertrekt vanuit het niets en in het begin worden partijen slechts verbonden door de onderlinge relaties. Dit is een complexe situatie, niet alleen omdat partijen samen een vraagstuk en een oplossing moeten formuleren en samen betekenis geven aan een kans in de markt, maar ook omdat de enige basis die ze daarvoor hebben, ligt in de onderlinge relaties en interactie. Steeds is het de uitdaging om verschillende belangen en ambities samen te brengen tot een gemeenschappelijk gedragen opvatting over (de oplossing van) gezamenlijke problemen.
Vijf condities van samenwerken
Ondanks deze complexiteiten is samenwerking vaak nodig. De complexiteiten maken samenwerking bovendien ook interessant en uitdagend. Gelukkig zijn er knoppen waaraan je kunt draaien. Op basis van de vele beschikbare modellen en invalshoeken in de literatuur en vele jaren praktijkonderzoek ontwikkelden Edwin Kaats en Wilfrid Opheij een model dat helpt bij het kijken naar en begeleiden van samenwerkingscontexten (2011). Het model, bestaande uit vijf condities, vormt de basis voor de samenwerkingsspellen in dit boek. Het biedt een samenhangende manier van kijken naar samenwerkingen. Deze manier van kijken helpt partijen in een samenwerking samen de ambitie, belangen en context te analyseren en te bepalen wat er goed loopt en waar knelpunten zitten.
- Gedeelde ambitie
Mensen gaan pas samenwerken als zij geloven dat de samenwerking betekenisvol is en ook echt meerwaarde oplevert voor de doelgroep, de eigen organisatie en zichzelf. In de gedeelde ambitie van de afdeling, de organisatie en mogelijke samenwerkingen moeten alle betrokkenen zich herkennen. Het goede gesprek hierover met elkaar is van wezenlijk belang. - Recht doen aan belangen
Iedereen heeft belangen, het gaat erom recht te doen aan die belangen. Als dat niet gebeurt, gaan mensen en partijen dwarsliggen, haken ze af of gaan ze elkaar tegenwerken. Het is de kunst met respect voor elkaars belangen te komen tot oplossingen die in ieders belang zijn. Wij maken een onderscheid tussen drie soorten belangen: individuele belangen, organisatiebelangen en collectieve of maatschappelijke belangen. - Persoonlijke relaties
De cultuur van een afdeling, organisatie of samenwerking is een samenspel van mensen die al dan niet iets willen. Persoonlijke verhoudingen en relaties spelen altijd een rol en zijn net zo belangrijk als inhoudelijke argumenten. Het is mensenwerk en daarbij is er altijd sprake van sociaalpsychologische processen en groepsdynamiek. De cultuur overstijgt het individuele, maar tegelijkertijd neemt iedereen in een samenwerking zichzelf mee. - Professioneel organiseren
Iedere samenwerking moet je goed en professioneel organiseren, zodat de gezamenlijke ambitie ook kan worden behaald. Daarvoor zijn voorbeelden, archetypen, overwegingen en oplossingen beschikbaar. Een passende organisatievorm sluit een-op-een aan op de gezamenlijke ambitie, is helder en overzichtelijk voor alle betrokkenen en is zo licht mogelijk georganiseerd. - Betekenisgevend proces
Een belangrijke vraag die altijd speelt, is: hoe pak je het aan? Een betekenisgevend proces geeft antwoord op de volgende vragen: Hoe kunnen we de goede dingen op het goede moment doen? Is iedereen betrokken en weet iedereen waar we staan? Hoe komen we op een goede manier in gesprek en tot overeenstemming? Welke rol heeft iedereen daarbij en wie heeft de leiding?
Bron: Spelen met samenwerken
Door: Félice de Charro, Esther Klaster, Christèle Warmerdam, Ruben van Wendel de Joode
