Het Toyota Production System is misschien wel de belangrijkste uitvinding sinds Henry Ford’s Model T van de productielijn begon te rollen. Het heeft tal van manieren voortgebracht om productieprocessen te verbeteren. Kun je lean ook toepassen op kenniswerkers en kennismanagement?
Kenmerken van het Toyota Production system zijn onder meer:
- niet aflatende aandacht voor detail
- focus op datagedreven experimenten
- werknemers stimuleren om voortdurend de kwaliteit en efficiëntie te verhogen
- afval elimineren.
Deze verzameling van ideeën noemen we lean.
Lean bij dienstverleners
Tegenwoordig passen de meeste productiebedrijven en ook steeds meer dienstverlenende bedrijven de principes van lean toe. Kenniswerk heeft niet het soort repetitieve en specifieke taken als op een lopende band. Maar uit een onderzoek onder IT, financiële, technische en juridische dienstverleners blijkt dat dergelijke werkzaamheden toch kunnen profiteren van de lean principes.
Het onderzoek werd uitgevoerd bij Wipro Technologies, gevestigd in Bangalore, India, een van de grootste IT-dienstverleners en product engineering bedrijven ter wereld, met meer dan 100.000 medewerkers in 55 landen.
6 principes voor lean kenniswerk
1. Elimineer afval en verspilling
Taiichi Ohno introduceerde de ‘7 wastes’ in productiefabrieken. Ook bij kenniswerkers zien we dit soort ‘afval’. Het zijn de routinetaken die geen speciale kennis vereisen maar wel heel veel tijd kosten. Zoals bijvoorbeeld iets printen, een vergadering beleggen, of ergens informatie opvragen. De meeste mensen zijn zich niet bewust van de tijd die dit kost. Het is daarom van belang dit zichtbaar te maken en het bewustzijn te vergroten:
– leer iedereen 5 keer ‘waarom’ te vragen (5 why’s);
– moedig iedereen aan om kleine vormen van verspilling te vinden, niet alleen de overduidelijke of grote vormen;
– beoordeel regelmatig de structuur en de inhoud van het werk van kenniswerkers.
2. Maak impliciete kennis expliciet
Veel kennis zit in de hoofden van de medewerkers. Maak deze zo expliciet mogelijk en kijk dan waar verspilling zit en probeer bepaalde taken te standaardiseren.
3. Verbeter de communicatie
Veel problemen zijn te groot of te complex voor een persoon. Maar wanneer meerdere mensen betrokken zijn bij een proces, wordt effectieve communicatie noodzakelijk, vooral als teamleden over de hele wereld zitten. Een lean-systeem kan een goede communicatie te bevorderen door precies aan te geven wie, hoe, wanneer, wat communiceert.
4. Los problemen meteen op
Los problemen op daar waar ze zich voordoen en doe het meteen. Daarmee word je een probleemoplossende motor, net zoals het Toyota productiesysteem.
5. Lean is nooit af
Erken dat lean altijd een werk in uitvoering zal zijn. Lean-principes toepassen op kenniswerkers is niet een kwestie van de juiste tools toepassen. Begin klein, leer van elke stap en pas die dan toe in andere projecten of omgevingen. Blijf zoeken naar nieuwe toepassingen.
6. Betrek de managers
Op de lange termijn resulteren lean-principes in bottom-up verbeteringen en hebben managers alleen een ondersteunende rol. Maar dat is pas in een later stadium. In het begin zijn midden- en senior managers essentieel in het vlot trekken van het proces.
De voordelen van lean bij kenniswerkers
Het toepassen van lean-principes bij kenniswerkers vraagt blijvende inzet en investeringen. Maar de voordelen zijn groot: toenemende productiviteit, voldoening in het werk en een systeem dat voor concurrenten moeilijk te repliceren zal zijn.
Bron: HBR.org
