Het is indrukwekkend hoe de traditionele werkplek in zo’n korte tijd is veranderd. Werken op afstand is de norm geworden bij veel Nederlandse bedrijven, ondanks recent onderzoek waaruit blijkt dat veel van hen deze trend willen inperken.
Het is interessant om te zien hoe verschillende organisaties omgaan met het thuiswerken en het werken op afstand. De mogelijkheid tot het werken op afstand is natuurlijk afhankelijk van enkele factoren, zoals de bedrijfsgrootte en bedrijfstak. Echter, is er niet langer één uniforme aanpak hiervoor. Sommige bedrijven dringen aan op een volledige terugkeer naar de fysieke werkplek, terwijl andere hun kantoor voorgoed vaarwel hebben gezegd of kiezen voor een hybride oplossing.
Bij Virtuagym hanteren we een remote-first beleid. Dit werkbeleid op afstand geeft ons niet alleen de flexibiliteit die we nodig hebben als snel groeiend fitness-technologiebedrijf, maar spreekt ook tot onze bedrijfscultuur die innovatie en vooruitgang centraal zet.
Maar werken met een team dat verspreid is over de hele wereld brengt natuurlijk ook uitdagingen met zich mee. Dus hoe kun je in een tijdperk van constante connectiviteit een gevoel van saamhorigheid creëren en tegelijkertijd een beleid handhaven dat betrokkenheid en verbondenheid op afstand prioriteert voor werknemers overal ter wereld?
Het is niet alleen noodzakelijk om protocollen op te stellen, maar ook om ervoor te zorgen dat elke werknemer zich gewaardeerd en begrepen voelt – een uitdaging die de moeite waard is. Hier zijn vijf tips die je zou moeten overwegen:
Gestroomlijnde betrokkenheid via technologie
De tijd is voorbij dat e-mail de belangrijkste communicatiemethode voor organisaties was. Tegenwoordig heeft de technologische vooruitgang toegang gegeven tot een reeks krachtige digitale opties die betrokkenheid van werknemers bevorderen en samenwerkingen tussen teams die op afstand werken mogelijk maken. Direct Messaging-oplossingen zoals Slack en Microsoft Teams vergemakkelijken gesprekken tussen collega’s op persoonlijk, groeps- en bedrijfsniveau. Software zoals Notion creëert virtuele werkruimtes waar cruciale informatie en documenten gemakkelijk kunnen worden gedeeld en veilig kunnen worden opgeslagen.
Het belang van bedrijfsvitaliteit
Het wordt steeds duidelijker dat werkgevers vandaag de dag een rol hebben die verder gaat dan alleen het aanbieden van een salaris in ruil voor een dienst. Bedrijven nemen vaker hun verantwoordelijkheid hierin door zowel mentale gezondheid als lichaamsbeweging te erkennen als integrale onderdelen van een productieve werkplek. Nooit eerder is er zoveel nadruk gelegd op het belang van bedrijfsvitaliteit.
Voor werknemers op afstand is investeren in digitale oplossingen om uw werknemers te verbinden, te ondersteunen en te motiveren erg belangrijk. Investeren in een bedrijfsapp is een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat uw werknemers sociaal betrokken blijven. Met een bedrijfsapp kan je teamuitdagingen aanbieden zoals stappen per maand, video’s delen en online community’s bouwen.
Mentale gezondheid moet ook prioriteit krijgen als het gaat om de gezondheid van werknemers – diensten zoals OpenUp bieden gratis onbeperkte toegang tot psychologen in meerdere talen. Als een werknemer het gevoel heeft dat diens bedrijf in diens welzijn investeert, zal dat het gevoel van betrokkenheid bij het bedrijf vergroten.
Wees niet bang voor flexibiliteit
Een sterke werkcultuur is gebaseerd op vertrouwen. In een wereld van werken op afstand is de waarde hiervan nog groter, omdat werkgevers erop moeten kunnen vertrouwen dat hun werknemers zich aan de afspraken houden en dezelfde hoge normen blijven hanteren. Het bieden van flexibiliteit aan teams – van de werktijden tot de plaats waar ze werken – is een uitstekende manier om dit vertrouwen te tonen en werknemers te stimuleren. Het getuigt ook van empathie voor het feit dat mensen verschillende persoonlijke situaties en tijdzones hebben, wat onvermijdelijk is met een internationaal personeelsbestand.
Om optimaal te kunnen werken op afstand is een mate van flexibiliteit nodig waaraan een divers personeelsbestand kan deelnemen. Kantoorhubs zijn een goed voorbeeld. Hier kunnen werknemers ruimtes reserveren wanneer het hen uitkomt. Een ander voorbeeld is het aanbieden van specifieke parttimefuncties. Bij Virtuagym zijn we ons er als technologiebedrijf van bewust dat we op dit gebied innovatief moeten zijn. Daarom kunnen onze werknemers tot 12 weken per jaar vanuit het buitenland werken. Dit bevordert hun algehele welzijn, ontwikkeling en creativiteit.
Luister terwijl je werkt
Door meer vanuit huis of op afstand te werken, voelen werknemers zich misschien vaker geïsoleerd en minder verbonden met bedrijven dan voorheen. Het wordt minder tastbaar: we verruilen persoonlijke interacties voor virtuele van achter een scherm.
Een sterke bedrijfscultuur is essentieel voor succes. Het is bewezen dat effectieve communicatie en transparante feedback de belangrijkste ingrediënten hiervoor zijn. Als je hier niet genoeg nadruk op legt, kan dat een bedrijfscultuur echt schaden. Gelukkig hebben we nu genoeg mogelijkheden die ons hierbij kunnen helpen. Houd bijvoorbeeld virtuele bijeenkomsten met het hele bedrijf, zodat mensen kunnen deelnemen waar ze ook zijn. Dit is goede manier om werknemers samen te brengen, bedrijfsupdates te delen en werknemers vragen te laten stellen, zowel open als anoniem. Bij Virtuagym worden deze bijeenkomsten ook gebruikt voor vragen en antwoorden met onze oprichters.
Verder geven programma’s zoals Officevibe en Lattice werknemers op afstand eenvoudig toegang tot tools om prestaties en voortgang te meten net als de algemene teambetrokkenheid te vergroten. De enquêtes die je met Officevibe kan opstellen zijn nuttig om belangrijke problemen en uitdagingen te identificeren. Lattice biedt krachtige oplossingen om vergaderingen te beheren – van het geven van openbare of privéfeedback tot het stellen van individuele doelen. Beide kunnen gemakkelijk worden geïntegreerd met programma’s voor directe communicatie.
Vergeet de persoonlijke touch niet
In een tijdperk van constante connectiviteit kan het gemakkelijk zijn om het belang van verbale communicatie te onderschatten. Hoewel de technologische vooruitgang ons een reeks efficiënte hulpmiddelen en diensten heeft opgeleverd om in contact te blijven, gaat er niets boven rechtstreeks met iemand spreken: face to face, online of via de telefoon.
In een wereld waarin werken op afstand steeds vanzelfsprekender wordt, is het essentieel om gesprekken tussen collega’s te blijven stimuleren – hoe groot de afstand ook is. Het is belangrijk om de tijd te nemen om met collega’s te praten – van dagelijkse teambesprekingen tot één-op-één gesprekken. Dit voorkomt dat mensen alleen maar namen en plaatjes op een scherm worden en zorgt ervoor dat ze in verbinding blijven met elkaar.
Tijd en middelen investeren in sociale evenementen en initiatieven is onmisbaar bij het samenbrengen van mensen en helpt om een band op te bouwen tussen verschillende werknemers en teams. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat werknemers geen menselijk contact of interactie missen. Om de saamhorigheid tussen werknemers van verschillende teams of locaties in het buitenland te bevorderen, heeft Virtuagym naar creatieve oplossingen gezocht, zoals werkweken in het buitenland – iets wat in 2022 met succes heeft plaatsgevonden. Een investering van middelen in sociale evenementen kan deze banden buiten de traditionele werkomgeving verder versterken en uw personeelsbestand verenigen. Ik denk dat meer bedrijven zich in de toekomst zullen aanpassen aan hybride modellen, maar dat neemt niet weg dat veel mensen persoonlijk contact en interactie missen. Investeer in de juiste technologie, maar investeer ook opnieuw in de persoonlijke benadering. Het is van vitaal belang om een internationaal personeelsbestand te kunnen verenigen.
Door: Kelly Heijligenberg
Head of People & Culture bij Virtuagym
