Risicomanagement is een belangrijk onderdeel van ISO 9001:2015. Risicogestuurd auditen is dan voor auditors de norm.
In een interview vertelt auditor Onno Coster hoe je bij risicogestuurd auditen sneller kunt focussen op de wezenlijke zaken. ‘Bij een systeemaudit kijk je of wat je doet overeenkomt met de norm. Bij risicogestuurd auditen zoek je de kritische punten van een proces. Waar zitten de risico’s, wat is het doel van het proces en wat zijn de omstandigheden die die risico’s kunnen veroorzaken?’
Bij risicogestuurd auditen moet de auditor zich dus verdiepen in de doelen en context van de organisatie. Coster heeft nog meer tips voor de risicogestuurde auditor.
Tip 1. Focus op de uitgangspunten van de norm
Focus op de doelen, context en stakeholders, risico’s en de PDCA-cyclus. Start altijd met de doelen. Zonder doelen geen risico’s. Risico’s zijn onzekerheden op het behalen van doelen.
Tip 2. Neem de 7 managementprincipes uit de norm ter harte
Dit zijn:
- klantgerichtheid
- leiderschap
- betrokkenheid van medewerkers
- procesbenadering
- verbetering
- op bewijs gebaseerde besluitvorming
- relatiemanagement.
Ze zijn belangrijk om in gedachten te houden bij het implementeren en optimaliseren van de kwaliteitssystemen.
Onno Coster benadrukt dat relatiemanagement een veranderende rol heeft. ‘In ISO 9001 staat dat je goed relatiemanagement moet beoefenen en moet zorgen dat het uitbesteden en uitvoeren van kritische processen volgens de juiste kwaliteitsstandaarden gaat. Dus er is ook een veranderende rol richting je leveranciers waarin uitleggen en coachen belangrijk zijn.’
Tip 3. Pak risicogestuurd auditen procesgericht aan
Kijk over afdelingen heen naar het hele bedrijfsproces en optimaliseer dat. In de norm staat ‘werk gezamenlijk aan de doelen van het bedrijf’. Dus bedrijfsbreed, van levering tot en met verkoop en alles wat ertussen zit: design, assemblage, voorraadbeheer, logistiek enzovoort.
Coster: ‘Ik audit graag samen met iemand van een andere discipline. Zet een team van auditors van verschillende afdelingen verspreid over het bedrijf in. Nooit op de eigen afdeling laten auditen. Wat wel kan is bijvoorbeeld iemand van assemblage die verkoop audit. Daardoor ontstaan de beste vraaggesprekken. Hoe weet jij wat je kunt verkopen? Hoe weet je wat wel en niet kan? Hoe bepaal je de prijs? Heb je daar inkoop niet voor nodig? Waar zitten de risico’s?
Zet een team van auditors van verschillende afdelingen verspreid over het bedrijf in. Nooit op de eigen afdeling laten auditen. Zo ontstaan de beste vraaggesprekken.
Praat ook met klanten over wat realistisch is en optimaal voor het bedrijf. We moeten af van het over de schutting gooien van je product, red je er maar mee, ik ga gauw naar de volgende klant.’
Tip 4. Positieve insteek
Auditen is kritisch doorvragen, goed luisteren en de ander de juiste kant opsturen om risico’s boven tafel te krijgen. Je kunt er bepaalde technieken bij toepassen. Bijvoorbeeld hoe je voorkomt dat je iemand de gordijnen injaagt en het gevoel krijgt dat hij een examen aflegt. De audit is geen afrekeninstrument maar een verbetertool. Je audit geen persoon, maar een proces. Hoe kan ik jou ondersteunen bij het ondersteunend zijn aan de doelen van het bedrijf?
De audit is geen afrekeninstrument maar een verbetertool.
Kijk vooruit. Respecteer kennis, ervaring en autoriteit van de auditee. Een auditee weet veel meer van een proces dan de auitor. Help hem te focussen en ideeën te genereren. De auditor is de smeerolie in het denkproces.
Bron: Sigma 2, 2017
