Portfoliomanagement is een manier om organisatiebreed alle projecten en verandertrajecten te monitoren. Het is een methode om planningen in de gaten te houden en om budgetten aan de juiste projecten toe te kennen. Het helpt ook bij het daadwerkelijk en effectief uitvoeren van de strategie en om tijdig bij te sturen als dat nodig is.
Toch is portfoliomanagement niet zo eenvoudig en lopen projecten soms gewoon uit de rails. Uit onderzoek van de Boston Consulting Group en het Project Management Institute blijkt dat drie factoren cruciaal zijn.
Sterke processen
Organisaties moeten hun processen zodanig inrichten dat er structureel discussies gevoerd worden. Men moet beslissingen baseren op objectieve en meetbare feiten, in plaats van op patronen en intuïtie. Die beslissingen gaan over de onvermijdelijke veranderingen gedurende implementatie, maar ook de moeilijke beslissing om een project stop te zetten indien nodig. De processen moeten dus goed functioneren.
Leiderschap en support
Leiders van toppresterende bedrijven weten dat projecten niet zomaar vanzelf succesvol zijn. Succes hangt mede af van het leiderschap, de sponsoring en ondersteuning van leiders – startend vanaf de top van de organisatie.
Deze leiders zijn zichtbaar, hebben beschikking over alle relevante informatie en kunnen actie nemen als dat nodig is.
Als een project mis dreigt te lopen, dan kunnen ze, gebaseerd op portfoliomanagement, de juiste beslissingen nemen, in plaats van er een smak geld tegen aan te gooien en hopen dat het weer goed komt.
Ondersteunende cultuur
De derde kritische succesfactor is de cultuur die expliciet succesvol portfoliomanagement ondersteunt. High performance organisaties creëren een cultuur die geen stigma plakken op projecten die falen en worden stopgezet. Ze worden juist gezien als een onvermijdelijk onderdeel van portfoliomanagement, als een soort van overwinning, of op z’n minst als een tijdige afgewende ramp.
Ook worden in de juiste cultuur de mensen die bezorgdheid uitten of de moeilijke beslissing namen om een project te stoppen niet gestraft, maar wordt dit gedrag juist aangemoedigd.
Bron: BCG Perspectives
