Veel lean programma’s hebben een laag rendement. Een van de belangrijkste oorzaken is dat het topmanagement slechts in beperkte mate betrokken is bij de uitvoering. Hoe zorg je ervoor dat het topmanagement het verschil maakt in de uitvoering van een lean programma?
Lean consultants Martine Crevels, Inge Hendriks en Steven van den Heuvel (Conclusion Implementation) onderscheiden drie invalshoeken die van doorslaggevend belang zijn: creëer een nieuwe werkelijkheid, werk met (top)managers aan een lean mindset, en koppel de programma-uitrol aan de strategische agenda.
1. Nieuwe lean werkelijkheid
Het ervaren van succes smaakt naar meer. Daarom moet er allereerst met de manager van een van de teams een succes worden behaald. Deze manager gaat dienen als rolmodel en realiseert op de korte termijn resultaat op basis van een actueel knelpunt dat wordt opgelost met lean methoden en technieken.
Bij de keuze van het onderwerp spelen onder meer deze overwegingen een rol:
- de urgentie (wat gaat er mis als we nu niets doen);
- de vraag of het knelpunt relevant is voor de interne en externe omgeving;
- de vraag of er binnen het team draagvlak is voor het onderwerp.
Het team moet worden begeleid door een ervaren lean coach. De resultaten die het team boekt, moeten van meet af aan worden gecommuniceerd, zodat het project bekendheid krijgt.
2. Lean mindset
Het managementteam moet worden opgeleid en gecoacht in drie lean aandachtsgebieden:
- Operationeel management: hoe geeft de manager op dagelijkse basis sturing aan het team, en wat betekent dat dan?
- Houding en gedrag: de rol en voorbeeldfunctie van de manager in het team. De lean werkwijze werkt het best als er korte lijnen zijn en als mensen open zijn tegen elkaar.
- Inzet van lean tools: welke instrumenten helpen om resultaten met lean te behalen en hoe gebruik je die in een team?
Doordat de opleiding direct aansluit op de bedrijfsvoering, krijgen de topmanagers voeling met de samenhang tussen aandachtsgebieden en de invulling van aandachtsgebieden in de praktijk.
Er kan ook worden overwogen om enkele managers op te leiden tot lean-sensei – leermeesters die in staat zijn om lean op basis van hun kennis en voorbeeldgedrag over te dragen.
3. Koppeling programma-uitrol aan strategische agenda
Het lean programma kan de onderwerpen oppakken die in het managementteam geïdentificeerd zijn als knelpunt. Een korte lijn tussen het managementteam en het leanprogramma draagt dan bij aan zichtbare resultaten van het programma en daaraan gekoppeld de verbeterde bedrijfsresultaten.
Twee punten zijn hier van belang.
- Ten eerste: maak het managementteam opdrachtgever. Het hele managementteam moet het doel van het lean programma onderschrijven.
- Ten tweede: prioriteer aan de hand van urgentie. Het managementteam bepaalt welk team wanneer met lean aan de slag gaat, waarbij de aansluiting bij de vastgestelde knelpunten ervoor zorgt dat er gericht gewerkt wordt aan resultaten. Het idee is dat de eenheid in sturing de sneeuwbal sneller in beweging brengt en dat de sneeuwbal koersvast is.
