Marjolijn de Graaf en Edwin de Graaf, ontwerpers en begeleiders van besluitvormingsprocessen, merken in hun werkpraktijk dat organisaties onvoldoende aandacht geven aan het vormgeven van besluitvorming. De realisatie van groepsbesluiten vergt hierdoor veel tijd en energie. Een bijzondere situatie, omdat besluitvorming eigenlijk het kernproces is van een organisatie. Marjolijn en Edwin vinden dat de besluitvorming beter kan, net als de productiviteit van besluiten. Met hun boek Decisions by Design willen ze daar verandering in brengen.
Voor wie is jullie boek interessant? Decisions by Design is interessant én belangrijk voor iedere veranderaar die betere groepsbesluiten wil realiseren. Dat kan een directeur of topmanager zijn die leiding geeft aan een grote veranderopgave. Of een projectmanager of programmamanager die een innovatietraject aanstuurt. Een interim-adviseur, coach of procesbegeleider die – net als wij – veranderprocessen ontwerpt en begeleidt heeft ook baat bij dit model. Net als een teamcoach, teamleider of Scrum Master die vorm wil geven aan besluitvorming. In onze visie heeft de definitie van veranderaar een grote reikwijdte: een veranderaar is iemand die probeert een blijvende verandering aan te brengen in de manier waarop mensen in een organisatie samenwerken. Daarbij moeten gedragen besluiten tot betere resultaten leiden.
Wanneer verloopt een besluitvormingsproces effectief? We hebben ruim honderd besluitvormingsprocessen uit onze eigen praktijk geanalyseerd. We onderzochten welke besluiten succesvol waren. We keken hier naar hun duurzaamheid, de mate van commitment en het uitblijven van terugval. Ook keken we naar de tevredenheid van de stakeholders. Ongeveer twee derde van de onderzochte besluitvormingsprocessen voldeed aan deze factoren. Bij een effectief besluitvormingsproces wordt er zowel serieus geluisterd als gelachen. Verder is er afwisselend aandacht voor het individu en voor de groep. Ook is er zowel aandacht voor de relatie en het proces als voor de taak en het resultaat. Effectieve besluitvorming is geen keuzeproces met mijlpalen, maar een ontdekkingstocht. Je moet het besluitvormingsproces daarom zo inrichten dat er wederzijds ontdekkingen gedaan worden en die met elkaar delen. Zo kom je tot opties die de groepsleden individueel niet hadden kunnen bedenken. Decisions by Design is een vorm van processturing? Jawel! Een belangrijk principe binnen dit model is dat je in de interactie minimaal je eigen kennis en ervaringen deelt én ontvankelijk blijft voor de kennis en ervaringen van de anderen. Door goed te luisteren, ontwikkel je op basis van hun inzichten zelf een nieuwe visie die je ook weer deelt. In dit ontdekkingsproces krijgen de groepsleden zicht op wat werkelijk nodig is voor een goede besluitvorming. Decisions by Design is toepasbaar voor elk vraagstuk. Voor een succesvol resultaat doorloopt de veranderaar met de groep steeds dezelfde vier ontwerpstappen om tot een goed resultaat te komen. Welke ontwerpstappen doorloop je naar gedragen besluiten? De vier ontwerpstappen zijn: feiten delen, reflecteren, nieuwe inzichten, en besluiten. Ze komen voort uit een individueel intern proces van perceptie, respons, oordeel en besluit. Voor besluitvorming in groepen volgt Decisions by Design hetzelfde proces. De focus van de eerste stap is het creëren van een gedeelde werkelijkheid over het vraagstuk. Zo houdt iedereen zich bezig met dezelfde feiten. In de tweede stap geven de groepsleden hun eigen ‘gevoelsmatige’ reactie op de verzamelde feiten door erover te reflecteren. Besluiten worden zo verrijkt met emoties en intuïtie. Bij de derde stap gaan de groepsleden dieper graven in het onderwerp en ontstaan er nieuwe inzichten. In de vierde stap maakt de groep bewuste keuzes voor de toekomst door korte- of lange termijn besluiten te nemen. Hoe stuurt de veranderaar dit groepsproces? De veranderaar stuurt het groepsproces vooral door de groepsleden vragen te stellen. Bij de eerste stap stelt hij situatievragen. Hij kan vragen wat de groepsleden hebben gezien en welke zaken daarin opvallen. De vragen zorgen ervoor dat alle betrokkenen informatie inbrengen en feiten van anderen kunnen aanvullen. De veranderaar dient er op te letten dat de mensen zo interactief mogelijk met deze situatievragen aan de slag gaan. Deze stap is geslaagd als de groepsleden van elkaar hebben geleerd en begrip hebben gekregen van de huidige omstandigheden. Bij de tweede stap mogen de groepsleden uiteenlopende reacties op dezelfde set feiten geven en die kunnen naast elkaar bestaan. De veranderaar stelt hier reflectievragen. Groepsleden wordt bijvoorbeeld gevraagd wat hen verraste en wat ze lastig vonden. Bij de derde stap gaan de groepsleden vanuit een gedeeld belang samen op onderzoek en kunnen er verschillende inzichten ontstaan. De veranderaar stuurt deze stap aan met implicatievragen. Hij kan vragen waar het echt om gaat en wat dit voor de groep betekent. In de vierde stap stelt hij hen vragen die een keuze of oplossing beogen. Door de groepsleden te vragen wat hun gezamenlijke antwoord is op de verandervraag en welke besluiten dit bij hen oproept, worden ze naar een keuze geleid. Naast het stellen van vragen zorg je als veranderaar voor interactie door de inzet van gepaste werkvormen en interventietechnieken.
