Veel vergaderingen verlopen op weinig effectieve wijze. Het beeld is bekend: de agenda wordt meestal vooraf opgesteld en rondgestuurd. De voorzitter leidt de bijeenkomst en laat iedereen om de beurt aan het woord. Discussies duren te lang of gaan over onderwerpen die niet iedereen boeien. Vaak blijkt ook dat niet iedereen zich even goed voorbereidt. Steeds dezelfde mensen doen actief mee aan discussies, terwijl de rest de bijeenkomst lijkt ‘uit te zitten’.
Vergaderingen als deze worden misschien wel als gezellig ervaren, maar leveren onvoldoende op. Het blijkt over het algemeen dat lage betrokkenheid leidt tot een lage effectiviteit. Zo liep Thérèse ook regelmatig tegen deze belemmeringen van het vergaderen aan. Al sinds ze bij haar nieuwe afdeling werkte, ergerde ze zich aan de manier waarop de tweewekelijkse afdelingsvergadering verliep. Ze had het gevoel dat iedereen zijn tijd wel beter kon besteden. We gaven Thérèse tips en deden haar enkele werkvormen aan de hand die zij is gaan toepassen.Tips bij vergaderen
- Beperk het aantal agendapunten en maak de groep hier eigenaar van. De agenda is vaak te vol en sommige onderwerpen zijn niet belangrijk genoeg om tijdens het vergaderen te bespreken. Je kunt de prioriteiten van de te bespreken onderwerpen ook aan het begin van de vergadering vaststellen. Dit doe je door de (voorbereide) agenda op een flip-over te schrijven en de deelnemers met drie stickers aan te laten geven welke onderwerpen men het meest belangrijk vindt (puntvraag). Je kunt ook komen tot een agenda met de roepvraag: ‘Waar moeten we het over hebben?’ Vervolgens maak je de selectie met een puntvraag ‘Waar moeten we het in ieder geval over hebben?’. Zo is de agenda van iedereen en zul je minder weerstand ondervinden tegen het bespreken van bepaalde agendapunten.
- Maak de resultaten zichtbaar. Het is een veel voorkomende valkuil te denken dat iedereen met hetzelfde beeld de vergaderkamer verlaat. Want de praktijk leert dat notulen en actielijsten achteraf vaak onvoldoende door de deelnemers worden herkend, laat staan erkend. Je kunt dit verbeteren door de discussies met kernwoorden op een flip-over bij te houden en op basis daarvan de (tussen)resultaten samen te vatten.Deze woorden geven soms aanleiding om te vragen: ‘Klopt dit wat er nu staat?’ Dit bevordert de collectieve betekenisgeving aan de resultaten en het stimuleert de interactie en betrokkenheid. Het opstellen van een actielijst waar iedereen achter staat wordt zo een stuk eenvoudiger. Zo zijn de notulen van de vergadering ook geen verrassing meer.
- Stel de effectiviteit van de bijeenkomst zelf aan de orde. Als je het gevoel hebt dat de vergadering aan effectiviteit verliest, ben je meestal niet de enige. Je kunt dit doorbreken door dit ter sprake te brengen. Bijvoorbeeld door te beginnen met een thermometer met de stelling ‘Onze wekelijkse vergaderingen zijn zeer effectief’. Stem dit van tevoren met de voorzitter af, wanneer je niet zelf deze rol hebt. Een roepvraag over de oorzaken van de ineffectiviteit van de vergadering maakt de deelnemers (weer) bewust van de redenen waarom het niet zo lekker loopt. Wat eveneens werkt, is iedere deelnemer bijvoorbeeld een oranje kaartje te geven dat men in de lucht kan houden als men bij zichzelf bemerkt dat de energie terugloopt.
- Parkeer tijdrovende en irrelevante zaken. Vergaderingen verliezen vaak aan effectiviteit door discussies die te veel tijd in beslag nemen of eigenlijk niet echt relevant zijn. Door gebruik te maken van een parkeerplaats verlies je geen kostbare tijd aan onderwerpen die misschien wel belangrijk zijn, maar niet op dat moment moeten worden besproken. Zo blijft de discussie gericht op de belangrijke zaken.
- Inventariseer de meningen door een snelle brainstorm. Soms duren rondjes waarin om de mening van een ieder over een onderwerp wordt gevraagd gewoon te lang. Een goed geformuleerde roepvraag betrekt iedereen bij de discussie en zorgt voor meer dynamiek in de groep. Als je na de roepvraag de ideeën wilt kunnen clusteren, hang je van tevoren twintig geeltjes onder elkaar en schrijf je alle onderwerpen daar op.
- Geef je collega’s de ruimte om rustig na te denken over een probleem. Soms raakt de mening van verbaal minder sterke mensen ondergesneeuwd door die van anderen. Met een kaartvraag zorg je voor rust en geef je iedereen een gelijke kans om ideeën aan te leveren. Een pakje zelfklevende memoblaadjes en stiften in je tas komen goed van pas!
Het boek: Hartelijk Gefaciliteerd
Hartelijk gefacliteerd! biedt naast een vijfstappenplan (Verkennen, Voorbereiden, Faciliteren, Vastleggen resultaten, Vervolg organiseren) een hoofdstuk met uitgewerkte praktijkcases en een uitgebreide checklist. De dvd biedt honderd minuten inspirerende gesprekken met de auteurs en opdrachtgevers, demonstraties van werkvormen en wetenswaardigheden
