4 tips voor een productieve vergadering

Ruim 8 op de 10 HR-managers (83%) geeft aan dat een deel van de vergaderingen niet productief is. Dat blijkt uit onderzoek van Robert Half.

Stephan Renken, directeur Robert Half: ‘Vergaderingen kunnen heel waardevol zijn in communicatie en besluitvorming, maar alleen als ze op een goede manier gebruikt worden.’

De productieve vergadering

1. Beperk de lengte van vergaderingen tot 30-45 minuten, na die tijd zal de concentratie van aanwezigen dalen, wat direct impact heeft op de effectiviteit van de vergadering.
2. Zorg dat er voorafgaand aan de vergadering een agenda wordt gedeeld met de aanwezigen en dat het doel van de vergadering wordt vastgelegd. Wanneer de agenda op tijd wordt gedeeld, hebben aanwezigen vooraf de mogelijkheid zich voor te bereiden, wat bijdraagt aan de productiviteit. Als er geen agendapunten of doelen zijn, is het niet nodig de vergadering door te laten gaan.
3. Beperk de tijd per agendapunt, zodat alle agendapunten kunnen worden behandeld.
4. Na de vergadering is het handig als de voorzitter een samenvatting van de vergadering deelt, inclusief afgesproken actiepunten, wie verantwoordelijk is en deadline. Zo is de kans groter dat afgesproken acties ook werkelijk worden uitgevoerd.

Bron: Robert Half, 10 december 2013, Over het Nieuwe Werken
Leestips:

• Managen = Gewoon Doen
• De nieuwe voorzitter
• Ontmanagen voor managers